Nell'intricata rete delle operazioni commerciali, il ruolo dei servizi di segreteria aziendale rimane spesso nell'ombra nonostante la sua importanza cruciale. Eppure, è un elemento fondamentale per garantire la conformità di un'azienda ai requisiti legali e normativi, in particolare per l'identificazione e la gestione delle “Persone con Controllo” (PSC), ovvero dei beneficiari ultimi. Approfondiamo la complessità di queste funzioni vitali e la loro importanza nel panorama aziendale.
Il ruolo dei servizi di segreteria aziendale
I servizi di segreteria aziendale comprendono un ampio spettro di funzioni amministrative e di conformità essenziali per mantenere l'integrità e la legalità delle operazioni di una società. Tradizionalmente, questo ruolo comporta la garanzia del rispetto del diritto societario, la gestione dei registri statutari e la facilitazione della comunicazione tra la società e i suoi azionisti e gli enti normativi.
L'interazione tra servizi di segreteria aziendale e PSC
Le responsabilità dei servizi di segreteria aziendale spesso si intersecano con i requisiti relativi all'identificazione e alla gestione dei beneficiari ultimi (PSC). Le segreterie aziendali sono tipicamente incaricate di mantenere il registro dei PSC e di garantirne l'accuratezza e la conformità ai mandati normativi.
Ciò comporta non solo l'identificazione di individui o entità che si qualificano come PSC, ma anche l'aggiornamento di qualsiasi modifica del loro status o degli accordi di controllo. Inoltre, le segreterie aziendali svolgono un ruolo fondamentale nel facilitare la comunicazione tra la società e i PSC, in particolare per quanto riguarda gli obblighi di comunicazione e l'esercizio di diritti e obblighi.
Un'efficace collaborazione tra le segreterie aziendali e gli altri soggetti coinvolti con la societa’, come i consulenti legali e i responsabili della compliance, è essenziale per garantire processi completi di identificazione e gestione dei PSC. Ciò comporta l'implementazione di solide misure di due diligence, la conduzione di verifiche periodiche dei registri dei beneficiari ultimi e l'aggiornamento tempestivo delle informazioni pertinenti in base agli aggiornamenti normativi.
Integrando l'identificazione e la gestione dei beneficiari ultimi nella loro più ampia gamma di servizi, i fornitori di servizi di segreteria aziendale possono aiutare le aziende a superare le complessità della conformità normativa, migliorando al contempo la trasparenza e la responsabilità delle loro operazioni.
Informazioni sulle persone con controllo della societa’ (PSC):
Il concetto di “Persone con Controllo” (PSC) è emerso come parte degli sforzi globali per migliorare la trasparenza aziendale e combattere la criminalità finanziaria, il riciclaggio di denaro e l'evasione fiscale. Un PSC è un individuo o un'entità che esercita un'influenza o un controllo significativo su una società, direttamente o indirettamente.
L'identificazione dei beneficiari ultimi (PSC) è fondamentale per comprendere la struttura proprietaria e di controllo di una società e per combattere attività illecite come il riciclaggio di denaro e l'evasione fiscale.
Servizi di segreteria aziendale: Requisiti di conformità per le società
Nel Regno Unito, le società sono obbligate per legge a identificare e mantenere un registro dei beneficiari ultimi, ovvero di coloro che esercitano un controllo significativo su di esse. Questo requisito mira a migliorare la trasparenza aziendale e a combattere efficacemente i reati finanziari. Per conformarsi a questa normativa, le società devono adottare le seguenti misure:
1. Identificazione delle entita’ che hanno controllo:
Il primo passo consiste nell'identificare gli individui o le entità che detengono il controllo sulla società. Ciò include coloro che possiedono più del 25% delle azioni o dei diritti di voto, la capacità di nominare o rimuovere la maggioranza del consiglio di amministrazione, o un'influenza o un controllo significativi sulla gestione della società.
2. Verifica e documentazione:
Una volta identificate, le società devono verificare l'accuratezza delle informazioni relative ai loro beneficiari ultimi e conservare una documentazione completa a supporto delle loro scoperte. Tale documentazione deve includere dettagli quali la natura e l'entità del controllo o dell'influenza detenuti dalle persone o entità identificate.
3. Registrazione delle informazioni nel registro:
Le società sono tenute a tenere un registro dei beneficiari ultimi, comunemente noto come registro dei PSC. Questo registro deve contenere informazioni specifiche su ciascun beneficiaro ultimo, tra cui il nome, la data di nascita, la nazionalità, l'indirizzo di residenza e i dettagli del controllo o dell'influenza significativa sulla società.
4. Aggiornamento del registro:
È essenziale che le società mantengano aggiornato il registro dei PSC, rivedendo e aggiornando regolarmente le informazioni in esso contenute. Qualsiasi cambiamento che riguardi il controllo o l'influenza deve essere registrato tempestivamente, assicurando che il registro rifletta accuratamente lo stato attuale delle cose.
5. Divulgazione al pubblico:
Alcune informazioni del registro PSC devono essere rese pubbliche e depositate presso la Companies House, il registro delle imprese nel Regno Unito. Queste informazioni includono in genere i nomi e i dettagli dei principali responsabili del trattamento, anche se informazioni sensibili come gli indirizzi di residenza possono essere escluse dalla divulgazione al pubblico per proteggere la privacy e la sicurezza delle persone.
Identificazione dei beneficiari ultimi
L'identificazione dei beneficiari ultimi richiede un esame approfondito dell'assetto proprietario e degli accordi di governance della società. Gli indicatori chiave che determinano il controllo includono:
- Possesso di azioni o diritti di voto: Le persone o le entità che detengono più del 25% delle azioni o dei diritti di voto della società sono probabilmente in possesso di un controllo significativo.
- Nomina degli amministratori: Coloro che hanno il potere di nominare o rimuovere la maggioranza del consiglio di amministrazione possono esercitare un'influenza significativa sulle decisioni della società.
- Controllo diretto o indiretto: Il controllo può essere esercitato direttamente attraverso la proprietà o indirettamente attraverso accordi, trust o altri accordi.
- Influenza sul processo decisionale: Le persone che hanno la capacità di influenzare o controllare la gestione, le finanze o la direzione strategica dell'azienda sono considerate beneficiari ultimi.
Con la continua evoluzione del panorama normativo e l'aumento delle richieste di trasparenza, non si può sopravvalutare l'importanza di solidi servizi di segreteria aziendale e di gestione del beneficiari ultimi. Le aziende devono dare priorità a queste aree non solo per soddisfare i requisiti legali e normativi, ma anche per salvaguardare la propria reputazione e costruire la fiducia di tutti i soggetti coinvolti in un ambiente commerciale sempre più controllato.
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