Come gestire le norme IR35 dell’HMRC: consigli per le aziende del Regno Unito

Se la vostra azienda si avvale di collaboratori esterni tramite società di servizi personali, le norme IR35 stabiliscono se tale collaboratore debba essere tassato come un dipendente per quell’incarico. Per molte aziende del Regno Unito, il rischio maggiore non è solo quello di giungere a una conclusione errata, ma anche di non essere in grado di dimostrare all’HMRC come sia stata presa la decisione, chi l’abbia verificata e se il contratto rispecchiasse l’effettivo rapporto di lavoro. Un processo chiaro, una documentazione accurata e revisioni periodiche possono rendere più gestibile un'indagine dell'HMRC. Le norme IR35 dovrebbero essere verificate prima dell'inizio del lavoro, non dopo che l'HMRC ha sollevato delle domande. L'HMRC spiega che le norme relative al lavoro fuori busta paga si applica nei casi in cui un lavoratore presti servizi tramite un intermediario e, se fosse stato assunto direttamente, sarebbe stato considerato un dipendente.

Perché l’HMRC pone domande sulle norme IR35

• L'HMRC si basa sui fatti, non sulle etichette.
• Il cliente può assumersi il rischio relativo al PAYE e ai contributi previdenziali (NIC).
• Un buon fascicolo è spesso la migliore difesa.

Le verifiche dell’HMRC vengono solitamente avviate perché l’HMRC intende verificare se il regime lavorativo “off-payroll” sia stato applicato correttamente. L’HMRC vuole accertare se un collaboratore esterno operi effettivamente come imprenditore autonomo o se, ai fini fiscali, il rapporto di lavoro assomigli piuttosto a un rapporto di lavoro subordinato.

Per le autorità pubbliche e i clienti del settore privato di medie o grandi dimensioni, spetta di norma al cliente decidere se le norme IR35 si applichino a ciascun incarico in questione. La decisione deve essere comunicata tramite una Dichiarazione di determinazione dello status (SDS) e l’azienda deve agire con la dovuta diligenza nel giungere a tale conclusione.

L'HMRC può richiedere contratti, registrazioni SDS, rendiconti CEST, dettagli sui pagamenti, e-mail, documenti relativi all'assunzione e prove relative alle modalità di lavoro quotidiane.

Principali problemi legati alle norme IR35 per le imprese del Regno Unito

• Un contratto può dire una cosa, mentre la realtà dei fatti ne dimostra un’altra.
• Le decisioni generiche comportano rischi inutili.
• Le modifiche apportate nel corso di un progetto possono influire sul risultato.

Il punto fondamentale è che la qualificazione del rapporto di lavoro si basa sui fatti. Un collaboratore autonomo può sembrare, sulla carta, al di fuori dell’ambito di applicazione delle norme IR35, ma nella pratica rientrare in tale ambito se l’azienda controlla come, quando e dove viene svolto il lavoro.

Aree chiave da esaminare

1. Controllo: l’azienda può fornire indicazioni dettagliate sul lavoro dell’appaltatore?
2. Sostituzione: l’appaltatore può inviare un sostituto in possesso delle qualifiche adeguate?
3. Reciprocità degli obblighi: ci si aspetta un impegno costante e un’accettazione reciproca?
4. Rischio finanziario: l'appaltatore si espone al rischio di realizzare un profitto o di subire una perdita derivante dai lavori?
5. Integrazione: l’appaltatore sembra far parte del team interno?

Punto da verificare	Perché è importante	Prove semplici da conservare
Contratto scritto	Riporta i termini legali concordati	Accordo firmato e capitolato d'oneri
Pratiche lavorative	Mostra cosa succede realmente	E-mail relative al progetto, verbali delle riunioni, registri delle consegne
Ragionamento SDS	Spiega come si è giunti a tale decisione	Risultato CEST, note del revisore, verbale di approvazione
Modifiche relative agli appaltatori	Indica se è necessaria una nuova revisione	Modifica del contratto, nuova descrizione delle mansioni

Un'azienda dovrebbe evitare valutazioni generiche. Ritenere che tutti i collaboratori esterni rientrino al di fuori delle norme IR35 solo perché emettono fatture tramite società è rischioso. Lo stesso vale per ritenere che tutti rientrino nelle norme IR35 senza esaminare le caratteristiche specifiche di ciascun ruolo.

Come garantire la conformità alle norme IR35

• Integrare l’IR35 nel processo di inserimento dei collaboratori esterni.
• Redigere la scheda di sicurezza (SDS) specifica per l'incarico.
• Rivedere la decisione qualora il lavoro subisca modifiche.

La conformità risulta più semplice quando le norme IR35 vengono considerate parte integrante delle procedure di assunzione e di appalto, anziché come una questione fiscale che emerge solo dopo la firma del contratto. L’azienda deve sapere chi è responsabile del processo, quali informazioni sono necessarie e quando deve avvenire una verifica.

Inizia dalle dimensioni e dalla portata

Prima di verificare lo status, verificare se l’azienda sia tenuta ad applicare le norme stabilite dal cliente. Spesso spetta alle autorità pubbliche e ai clienti del settore privato di medie o grandi dimensioni decidere lo status lavorativo per i rapporti di lavoro fuori busta paga in questione. I clienti del settore privato di piccole dimensioni di solito non sono tenuti a determinare lo status, sebbene possano dover confermare le proprie dimensioni qualora venisse loro richiesto.

La verifica delle dimensioni richiede attenzione. A partire dal 6 aprile 2025, due soglie relative alle dimensioni delle società sono state innalzate per gli esercizi finanziari che iniziano a partire da tale data: fatturato superiore a 15 milioni di sterline e totale di bilancio superiore a 7,5 milioni di sterline. Il limite di 50 dipendenti rimane invariato. L’effetto pratico può dipendere dall’esercizio finanziario, dalla posizione del gruppo, dalle date di deposito dei bilanci e dalla regola dei due anni.

Tenere un registro degli appaltatori

Un registro degli appaltatori offre all'azienda un semplice strumento di controllo. Dovrebbe riportare:

1. Il nome dell'appaltatore e dell'intermediario.
2. L'agenzia o il fornitore, se presente.
3. Il responsabile interno incaricato del lavoro.
4. La data di inizio, la data di fine prevista e la descrizione del progetto.
5. Il risultato dell'SDS e il trattamento contabile delle retribuzioni.

Questo registro aiuta l'azienda a individuare i contratti di lunga durata, i registri SDS mancanti e i collaboratori esterni il cui incarico è cambiato rispetto alla decisione iniziale.

Rendere utile la scheda di sicurezza (SDS)

Una scheda di sicurezza (SDS) dovrebbe illustrare la conclusione e le motivazioni che ne stanno alla base ed essere sufficientemente chiara per tutte le parti coinvolte.

Una scheda di sicurezza (SDS) efficace dovrebbe illustrare le ragioni principali alla base della decisione, tra cui il controllo, la sostituzione, la reciprocità degli obblighi, il rischio finanziario e l’integrazione nell’attività aziendale. Se si utilizza il CEST, salvare l’output completo e le risposte inserite. Se si ricorre alla consulenza di un professionista, conservare la nota di consulenza e i dati forniti al consulente.

Ricontrollare quando i fatti cambiano

Le norme IR35 dovrebbero essere riesaminate qualora il collaboratore esterno passi a un nuovo progetto, il contratto venga prorogato, la linea gerarchica cambi o l’azienda modifichi le modalità di supervisione del lavoro.

Per le aziende con sede nel Regno Unito o negli Emirati Arabi Uniti che avvalgono di accordi con collaboratori autonomi nel Regno Unito, WellTax può aiutare a valutare se le norme IR35 siano state esaminate in modo concreto e documentato, oltre a... Servizi fiscali e contabili nel Regno Unito.

Come verificare le norme IR35 prima dell'inizio del lavoro

• Verifica che il lavoro sia quello che sembra prima di firmare il contratto.
• Chiedi al responsabile chi collaborerà con l'appaltatore.
• Conserva le prove prima che venga pagata la prima fattura.

Il momento migliore per verificare lo status del collaboratore è prima dell’inizio del rapporto di lavoro. A quel punto, l’azienda può ancora modificare il contratto, chiarire le aspettative e assicurarsi che la gestione delle retribuzioni sia corretta fin dall’inizio.

Fase 1: raccogliere i fatti

Chi effettua la verifica non dovrebbe basarsi esclusivamente sulla qualifica professionale dell’appaltatore o su un modello di contratto standard. Dovrebbe invece raccogliere il contratto proposto, la descrizione delle mansioni, la descrizione del ruolo, il piano di progetto, la sede di lavoro prevista, i termini di pagamento e i dettagli relativi alla persona incaricata di supervisionare il lavoro.

Dovrebbero anche chiedersi:

1. Per quale risultato viene retribuito l'appaltatore?
2. L'appaltatore può decidere come portare a termine i lavori?
3. L'appaltatore può inviare un sostituto e l'azienda lo accetterebbe?
4. L'appaltatore viene retribuito in base al risultato del progetto, alle ore lavorate o alla disponibilità?
5. L'appaltatore parteciperà alle stesse riunioni interne dei dipendenti?

Fase 2: confrontare il contratto con la realtà

Il contratto dovrebbe rispecchiare ciò che accadrà effettivamente. Se il contratto prevede che l’appaltatore possa fornire un sostituto, ma il responsabile di progetto non lo accetterebbe mai, tale clausola potrebbe avere scarso peso pratico. Se il capitolato d’appalto prevede che l’appaltatore realizzi un progetto ben definito, ma l’azienda lo utilizza come un membro aggiuntivo del team, anche questo comporta dei rischi.

Una buona verifica preliminare dovrebbe coinvolgere il responsabile che conosce bene il lavoro. È proprio qui che spesso le aziende commettono errori, poiché i reparti finanziario o degli acquisti potrebbero portare a termine la verifica senza controllare le effettive modalità operative.

Fase 3: utilizzare il CEST con cautela

Lo strumento dell’HMRC “Check Employment Status for Tax” (CEST) fornisce il parere dell’HMRC in merito alla qualifica lavorativa sulla base delle informazioni inserite. Può essere utilizzato per verificare se si applicano le norme relative al lavoro fuori busta paga, se un lavoratore è dipendente o autonomo ai fini fiscali e se una modifica al contratto o alle modalità di lavoro influisce sul risultato.

Il CEST può essere utile, ma le risposte devono essere accurate e supportate da prove. Salvare il risultato, le risposte e i documenti utilizzati. Se il risultato non è chiaro o se i fatti sono insoliti, l’azienda dovrebbe prendere in considerazione la consulenza di uno specialista prima di emettere la SDS.

Fase 4: stabilire le modalità di gestione delle retribuzioni

Se il rapporto di lavoro rientra nell’ambito di applicazione delle norme IR35, il datore di lavoro presunto è tenuto a trattenere l’imposta sul reddito e i contributi previdenziali a carico del dipendente, nonché a versare i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro, ove richiesto. Le aziende che stanno valutando la propria esposizione in materia di buste paga potrebbero inoltre trovare utile questa guida pratica su Obblighi relativi al sistema PAYE per i datori di lavoro del Regno Unito utile.

Se il rapporto di lavoro non rientra nelle disposizioni dell’IR35, l’azienda dovrebbe comunque conservare la motivazione, poiché l’HMRC potrebbe chiedere perché l’azienda sia giunta a tale conclusione.

Piano operativo di risposta alle richieste di informazioni dell'HMRC

• Affidate la gestione della risposta a una sola persona.
• Verifica i fatti prima di inviare i documenti.
• Utilizzate i risultati dell'indagine per migliorare i controlli futuri.

Quando l’HMRC avvia un’indagine, occorre innanzitutto verificare l’oggetto della stessa: un singolo collaboratore, un anno fiscale, un’unità aziendale o l’intera popolazione dei collaboratori. Successivamente, occorre nominare un responsabile della risposta, raccogliere i contratti e i registri SDS pertinenti e verificare che i documenti corrispondano alle reali prassi lavorative.

La risposta deve essere chiara, basata sui fatti e ben strutturata. Qualora venisse riscontrato un errore, l’azienda dovrebbe valutare la propria posizione fiscale e correggere la procedura in vista di futuri interventi. Il modo migliore per rispondere a una richiesta di informazioni da parte dell’HMRC è prepararsi prima ancora che arrivi qualsiasi comunicazione, garantendo la correttezza dei registri SDS e una chiara attribuzione delle responsabilità tra i reparti Risorse Umane, Finanza, Approvvigionamenti e Fiscale.

Scritto da Fabrizia Beux, Senior Associate, ACA ICAEW, WellTax.