Как соблюдать правила HMRC по IR35: советы для британских компаний

Если ваша компания привлекает подрядчиков через компании, оказывающие услуги физических лиц, правила IR35 определяют, следует ли облагать данного подрядчика налогом как наемного работника в рамках данного проекта. Для многих британских компаний самый большой риск заключается не только в том, чтобы прийти к неверному решению. Он заключается в невозможности продемонстрировать HMRC, как было принято данное решение, кто его проверил и соответствовал ли договор реальным трудовым отношениям. Четкий процесс, надлежащее ведение документации и регулярные проверки позволяют легче справиться с запросом HMRC. Правила IR35 следует проверять до начала работы, а не после того, как HMRC задаст вопросы. HMRC разъясняет правила работы вне штата применяется в тех случаях, когда работник оказывает услуги через посредника и при прямом найме был бы штатным сотрудником.

Почему HMRC задает вопросы о правилах IR35

• HMRC руководствуется фактами, а не ярлыками.
• Риск, связанный с удержанием налога у источника (PAYE) и взносами в систему национального страхования (NIC), может нести клиент.
• Хорошо подготовленное дело — зачастую лучшая защита.

Проверки со стороны HMRC, как правило, начинаются с того, что ведомство стремится проверить, правильно ли применяется статус «работы вне штата». HMRC хочет выяснить, действительно ли подрядчик ведет деятельность в качестве независимого предпринимателя или же с точки зрения налогообложения его условия труда в большей степени напоминают трудовые отношения.

В случае государственных органов и клиентов из частного сектора — средних или крупных компаний — заказчику, как правило, необходимо самостоятельно определить, применяются ли правила IR35 к каждому конкретному проекту. Решение должно быть оформлено в виде заявления об определении статуса (SDS), при этом компания обязана проявить разумную осмотрительность при вынесении такого заключения.

HMRC может запросить договоры, записи SDS, отчеты CEST, реквизиты платежей, электронные письма, документы по оформлению сотрудников, а также доказательства повседневного режима работы.

Основные проблемы, связанные с правилами IR35, с которыми сталкиваются британские компании

• В договоре может быть прописано одно, а на практике оказывается совсем другое.
• Обобщающие решения создают ненужный риск.
• Изменения, происходящие в ходе реализации проекта, могут повлиять на результат.

Главная проблема заключается в том, что статус занятости определяется фактическими обстоятельствами. На бумаге подрядчик может не подпадать под действие правил IR35, но на практике он может подпадать под них, если компания контролирует, как, когда и где выполняется работа.

Основные направления, подлежащие рассмотрению

1. Контроль: Может ли компания детально регулировать работу подрядчика?
2. Замена: Может ли подрядчик на практике направить вместо себя другого специалиста, обладающего соответствующей квалификацией?
3. Взаимность обязательств: существует ли ожидание продолжения работы и взаимного признания?
4. Финансовый риск: несет ли подрядчик риск получения прибыли или убытка в результате выполнения работ?
5. Интеграция: выглядит ли подрядчик как часть внутренней команды?

Вопрос, требующий проверки	Почему это важно	Простые доказательства, которые стоит сохранить
Письменный договор	Содержит согласованные юридические условия	Подписанное соглашение и техническое задание
Методы работы	Показывает, что происходит на самом деле	Электронные письма по проекту, протоколы совещаний, журналы доставки
Аргументация SDS	Показывает, как было принято решение	Результаты CEST, замечания рецензента, протокол утверждения
Изменения в составе подрядчиков	Показывает, требуется ли новая проверка	Изменение условий договора, новое описание должностных обязанностей

Компании следует избегать обобщающих оценок. Считать, что все подрядчики не подпадают под действие правил IR35 только потому, что все они выставляют счета через компании, — рискованно. Точно так же рискованно считать, что все подрядчики подпадают под действие правил IR35, не проанализировав особенности каждой должности.

Как обеспечить соблюдение требований правила IR35

• Включить положения IR35 в процедуру оформления подрядчиков.
• Составьте паспорт безопасности (SDS) с учетом конкретных условий проекта.
• Пересмотрите решение в случае изменения объема работ.

Обеспечить соблюдение требований проще, если рассматривать правила IR35 как часть процессов найма и закупок, а не как налоговый вопрос, возникающий уже после подписания контракта. Компания должна четко понимать, кто отвечает за этот процесс, какая информация необходима и когда должна проводиться проверка.

Начните с определения масштаба и объема

Прежде чем определять статус, необходимо уточнить, обязана ли компания применять правила, определяемые заказчиком. Как правило, ответственность за определение статуса занятости в рамках соответствующих договоров, не предусматривающих выплату заработной платы через штат, лежит на государственных органах и средних или крупных заказчиках из частного сектора. Небольшие заказчики из частного сектора обычно не обязаны определять этот статус, хотя при необходимости им может потребоваться подтвердить размер своей организации.

При проведении проверки размера компании следует проявлять осторожность. С 6 апреля 2025 года для финансовых годов, начинающихся в эту дату или позднее, были повышены два пороговых значения, определяющих размер компании: оборот свыше 15 млн фунтов стерлингов и совокупная балансовая сумма свыше 7,5 млн фунтов стерлингов. Предельное количество сотрудников в 50 человек остаётся без изменений. Практические последствия могут зависеть от финансового года, положения компании в составе группы, сроков подачи отчетности и правила двухлетнего периода.

Ведите реестр подрядчиков

Реестр подрядчиков позволяет компании легко отслеживать эту информацию. В нем должны фиксироваться следующие данные:

1. Название подрядчика и посредника.
2. Агентство или поставщик, если таковой имеется.
3. Внутренний руководитель, ответственный за данную работу.
4. Дата начала, предполагаемая дата завершения и описание проекта.
5. Результаты SDS и порядок начисления заработной платы.

Этот реестр помогает компании выявлять долгосрочные контракты, отсутствующие записи о паспортах безопасности (SDS) и подрядчиков, условия работы которых изменились с момента принятия первоначального решения.

Сделайте паспорт безопасности полезным

В SDS должны быть изложены вывод и его обоснование, а текст должен быть достаточно понятным для всех заинтересованных сторон.

В полезном документе SDS должны быть отражены основные причины принятия решения, в том числе меры контроля, возможность замены, взаимность обязательств, финансовый риск и интеграция в бизнес-процессы. При использовании CEST сохраните полный вывод программы и введенные ответы. Если вы обращались за профессиональной консультацией, сохраните консультационную записку и факты, предоставленные консультанту.

Проверьте ещё раз, если факты изменятся

Правила IR35 следует пересматривать в случае перехода подрядчика на новый проект, продления контракта, изменения структуры подчиненности или изменения порядка контроля за выполнением работ со стороны компании.

Для компаний, зарегистрированных в Великобритании или ОАЭ и работающих с британскими подрядчиками, WellTax может помочь оценить, были ли правила IR35 проанализированы с практической точки зрения и задокументированы надлежащим образом, а также в более широком контексте Услуги в области налогообложения и бухгалтерского учета в Великобритании.

Как проверить правила IR35 до начала работы

• Перед подписанием договора уточните, в чем на самом деле заключается работа.
• Узнайте у менеджера, кто будет работать с подрядчиком.
• Сохраните доказательства до оплаты первого счета.

Лучше всего проверять статус подрядчика до начала сотрудничества. На этом этапе компания ещё может внести изменения в договор, уточнить ожидания и с самого начала убедиться в правильности порядка начисления заработной платы.

Шаг 1: соберите факты

Лицо, проводящее проверку, не должно полагаться исключительно на должностное название подрядчика или стандартный типовой договор. Оно должно собрать следующие документы: проект договора, техническое задание, описание должностных обязанностей, план проекта, информацию о предполагаемом месте работы, условия оплаты, а также сведения о том, кто будет контролировать выполнение работ.

Им также следует спросить:

1. За достижение какого результата подрядчику выплачивается вознаграждение?
2. Может ли подрядчик самостоятельно решать, как выполнить работу?
3. Может ли подрядчик направить другого исполнителя, и согласится ли на это предприятие?
4. Оплата подрядчику производится за результат проекта, отработанное время или готовность к работе?
5. Будет ли подрядчик участвовать в тех же внутренних совещаниях, что и сотрудники?

Шаг 2: сравните условия договора с реальной ситуацией

Условия контракта должны соответствовать тому, что будет происходить на практике. Если в контракте указано, что подрядчик может предоставить заместителя, но руководитель проекта никогда бы его не принял, то такое положение может оказаться практически бессмысленным. Если в техническом задании указано, что подрядчик реализует конкретный проект, но компания использует его как дополнительного члена команды, это также создает риск.

В процессе тщательной проверки перед запуском проекта должен участвовать руководитель, хорошо разбирающийся в данной работе. Именно в этом часто и заключаются ошибки компаний, поскольку сотрудники финансового отдела или отдела закупок могут провести проверку, не ознакомившись с реальными условиями работы.

Шаг 3: будьте осторожны при использовании CEST

Инструмент HMRC «Проверка статуса занятости для целей налогообложения» (CEST) предоставляет оценку статуса занятости с точки зрения HMRC на основе введенной информации. Его можно использовать для проверки того, применяются ли правила работы вне системы заработной платы, является ли работник наемным или самозанятым для целей налогообложения, а также влияет ли изменение договора или условий труда на результат.

CEST может оказаться полезным, но ответы должны быть точными и подкрепленными доказательствами. Сохраните результат, ответы и использованные документы. Если результат неясен или факты носят необычный характер, компании следует обратиться за консультацией к специалисту перед выпуском паспорта безопасности (SDS).

Шаг 4: определить порядок начисления заработной платы

Если трудовые отношения подпадают под действие правил IR35, «условный работодатель» обязан удерживать подоходный налог и взносы на социальное страхование работника, а также уплачивать взносы на социальное страхование работодателя, если это требуется. Компаниям, анализирующим риски, связанные с расчетом заработной платы, также может пригодиться это практическое руководство по Обязанности работодателей в Великобритании в рамках системы PAYE полезно.

Даже если данное сотрудничество не подпадает под действие правил IR35, компания все равно должна сохранить обоснование своего решения, поскольку HMRC может запросить объяснение, на основании чего компания пришла к такому выводу.

Практический план действий в случае запросов со стороны HMRC

• Назначьте одного человека, ответственного за координацию действий.
• Перед отправкой документов проверьте все данные.
• Используйте результаты расследования для совершенствования механизмов контроля в будущем.

Когда HMRC начинает проверку, сначала уточните, что именно является предметом проверки: один подрядчик, налоговый год, подразделение или все подрядчики в целом. Затем назначьте одного ответственного за подготовку ответа, соберите соответствующие договоры и записи SDS, а также проверьте, соответствуют ли документы реальной практике ведения деятельности.

Ответ должен быть чётким, основанным на фактах и структурированным. В случае выявления ошибки компания должна проанализировать свою налоговую позицию и внести корректировки в рабочие процессы для будущих операций. Наилучший ответ на запрос HMRC следует подготовить ещё до получения письма, обеспечив аккуратность записей в системе SDS и чёткое распределение ответственности между отделами кадров, финансов, закупок и налогообложения.

Автор: Фабриция Бёкс, старший специалист, ACA ICAEW, WellTax.