Gérer les règles IR35 du HMRC : conseils pour les entreprises britanniques

Si votre entreprise fait appel à des prestataires par l'intermédiaire de sociétés de services personnels, les règles de l'IR35 déterminent si ce prestataire doit être imposé comme un salarié pour cette mission. Pour de nombreuses entreprises britanniques, le plus grand risque ne réside pas seulement dans le fait de parvenir à une conclusion erronée, mais aussi dans l'incapacité de démontrer à l'HMRC comment la décision a été prise, qui l'a vérifiée et si le contrat correspondait à la relation de travail réelle. Un processus clair, une bonne tenue des dossiers et des révisions régulières peuvent faciliter la gestion d’une enquête du HMRC. Il convient de vérifier les règles IR35 avant le début des travaux, et non après que le HMRC a posé des questions. Le HMRC explique les règles relatives au travail hors payroll s'appliquent lorsqu'un travailleur fournit des services par l'intermédiaire d'un intermédiaire et aurait été considéré comme un salarié s'il avait été engagé directement.

Pourquoi le HMRC pose des questions sur les règles de l'IR35 ?

• Le HMRC se base sur les faits, pas sur les étiquettes.
• Le client peut assumer le risque lié au prélèvement à la source (PAYE) et aux cotisations sociales (NIC).
• Un dossier bien constitué constitue souvent la meilleure défense.

Les contrôles du HMRC sont généralement lancés parce que l'administration souhaite vérifier si le statut de travail hors salariat a été correctement appliqué. Le HMRC cherche à déterminer si un prestataire exerce réellement une activité indépendante ou si, d'un point de vue fiscal, son contrat de travail s'apparente davantage à un contrat de travail salarié.

Pour les pouvoirs publics et les clients du secteur privé de taille moyenne ou grande, c'est généralement au client qu'il revient de déterminer si les règles de l'IR35 s'appliquent à chaque mission concernée. Cette décision doit être communiquée au moyen d'une « Status Determination Statement » (SDS), et l'entreprise doit faire preuve d'une diligence raisonnable pour parvenir à cette conclusion.

Le HMRC peut demander à consulter les contrats, les registres SDS, les relevés CEST, les détails des paiements, les e-mails, les documents d'intégration et les justificatifs attestant des horaires de travail quotidiens.

Principaux problèmes liés à la réglementation IR35 pour les entreprises britanniques

• Un contrat peut stipuler une chose, alors que la pratique en montre une autre.
• Les décisions généralisées entraînent des risques inutiles.
• Les changements intervenant au cours d'un projet peuvent avoir une incidence sur la réponse.

Le problème principal réside dans le fait que le statut professionnel repose sur des faits concrets. Un prestataire peut, sur le papier, ne pas être soumis aux règles de l'IR35, mais dans la pratique, il peut s'y trouver soumis si l'entreprise contrôle la manière dont le travail est effectué, ainsi que le moment et le lieu où il est réalisé.

Principaux domaines à examiner

1. Contrôle : L'entreprise peut-elle diriger le travail du prestataire dans les moindres détails ?
2. Remplacement : Le prestataire peut-il envoyer un remplaçant disposant des qualifications requises dans la pratique ?
3. Réciprocité des obligations : peut-on s'attendre à ce que le travail se poursuive et à ce qu'il soit accepté ?
4. Risque financier : le prestataire s'expose-t-il à réaliser un bénéfice ou à subir une perte dans le cadre de cette mission ?
5. Intégration : Le prestataire donne-t-il l'impression de faire partie de l'équipe interne ?

Point à vérifier	Pourquoi est-ce important ?	Des preuves simples à conserver
Contrat écrit	Présente les conditions légales convenues	Contrat signé et cahier des charges
Pratiques de travail	Montre ce qui se passe réellement	E-mails relatifs au projet, comptes rendus de réunion, registres de livraison
Raisonnement SDS	Explique comment cette décision a été prise	Résultat du CEST, remarques du réviseur, relevé d'approbation
Changements de prestataire	Indique si un nouvel examen est nécessaire	Modification du contrat, nouvelle description de poste

Une entreprise doit éviter les généralisations. Il est risqué de considérer que tous les prestataires sont exclus du champ d'application de la réglementation IR35 au seul motif qu'ils facturent tous par l'intermédiaire de sociétés. Il en va de même lorsqu'on décide que tout le monde est soumis à cette réglementation sans examiner les spécificités de chaque poste.

Comment se conformer aux règles de l'IR35

• Intégrer la réglementation IR35 dans le processus d'intégration des prestataires.
• Adaptez la fiche de données de sécurité (FDS) à la mission concernée.
• Réévaluez cette décision lorsque le projet évolue.

Il est plus facile de se conformer à la réglementation lorsque les règles de l'IR35 sont intégrées aux processus de recrutement et d'approvisionnement, et non considérées comme une question fiscale qui n'apparaît qu'après la signature du contrat. L'entreprise doit savoir qui est responsable de ce processus, quelles informations sont nécessaires et à quel moment un contrôle doit être effectué.

Commencez par définir la taille et la portée

Avant d'examiner le statut, vérifiez si l'entreprise est tenue d'appliquer les règles déterminées par le client. Ce sont généralement les pouvoirs publics et les clients du secteur privé de taille moyenne ou grande qui sont chargés de déterminer le statut professionnel dans le cadre des missions hors paie concernées. Les petits clients du secteur privé ne sont généralement pas tenus de déterminer ce statut, bien qu'ils puissent être amenés à confirmer la taille de leur entreprise si on leur demande.

Le critère de taille doit être pris en compte avec précaution. À compter du 6 avril 2025, deux seuils de taille des entreprises ont été relevés pour les exercices commençant à cette date ou après : un chiffre d’affaires supérieur à 15 millions de livres sterling et un total du bilan supérieur à 7,5 millions de livres sterling. Le seuil de 50 salariés reste inchangé. L'impact concret peut varier en fonction de l'exercice comptable, de la situation du groupe, des dates de dépôt des comptes et de la règle des deux ans.

Tenir un registre des prestataires

Un registre des sous-traitants offre à l'entreprise un moyen simple d'assurer le suivi. Il doit contenir les informations suivantes :

1. Le nom du prestataire et celui de l'intermédiaire.
2. L'agence ou le fournisseur, le cas échéant.
3. Le responsable interne chargé de ce projet.
4. La date de début, la date de fin prévue et la description du projet.
5. Résultat de la fiche de données de sécurité (FDS) et traitement comptable des salaires.

Ce registre permet à l'entreprise d'identifier les missions de longue durée, les fiches de données de sécurité manquantes et les prestataires dont les missions ont évolué depuis la décision initiale.

Rendre la FDS utile

Une fiche de données de sécurité (FDS) doit exposer la conclusion et les raisons qui la justifient, et être suffisamment claire pour toutes les parties concernées.

Une FDS utile doit aborder les principales raisons qui ont motivé la décision, notamment le contrôle, la substitution, la réciprocité des obligations, le risque financier et l'intégration dans l'activité. Si vous utilisez le CEST, enregistrez le résultat complet ainsi que les réponses saisies. Si vous faites appel à un professionnel, conservez la note de conseil ainsi que les informations fournies au conseiller.

Vérifier à nouveau lorsque les faits changent

Les règles relatives à l'IR35 doivent être réexaminées si le prestataire passe à un nouveau projet, si le contrat est prolongé, si la hiérarchie change ou si l'entreprise modifie la manière dont le travail est supervisé.

Pour les entreprises implantées au Royaume-Uni ou aux Émirats arabes unis ayant recours à des prestataires indépendants britanniques, WellTax peut vous aider à déterminer si les règles IR35 ont fait l'objet d'un examen concret et documenté, ainsi que, de manière plus générale, Services fiscaux et comptables au Royaume-Uni.

Comment vérifier les règles de l'IR35 avant le début du travail

• Vérifiez en quoi consiste réellement le poste avant de signer le contrat.
• Demandez au responsable qui sera chargé de collaborer avec l'entrepreneur.
• Conservez les pièces justificatives avant le paiement de la première facture.

Le meilleur moment pour vérifier le statut d'un prestataire est avant le début de la mission. À ce stade, l'entreprise peut encore modifier le contrat, clarifier les attentes et s'assurer que les modalités de rémunération sont correctes dès le départ.

Étape 1 : rassembler les faits

La personne chargée de l'examen ne doit pas se fier uniquement à l'intitulé du poste du prestataire ou à un modèle de contrat standard. Elle doit se procurer le contrat proposé, le cahier des charges, la description du poste, le plan du projet, le lieu de travail prévu, les conditions de paiement, ainsi que des informations précises sur la personne chargée de superviser les travaux.

Ils devraient également se demander :

1. Quel résultat le prestataire est-il chargé d'obtenir en contrepartie de sa rémunération ?
2. L'entrepreneur peut-il décider de la manière dont les travaux seront réalisés ?
3. Le prestataire peut-il envoyer un remplaçant, et l'entreprise accepterait-elle cette solution ?
4. Le prestataire est-il rémunéré en fonction des résultats du projet, du temps de travail effectué ou de sa disponibilité ?
5. Le prestataire participera-t-il aux mêmes réunions internes que les salariés ?

Étape 2 : comparer le contrat avec la réalité

Le contrat doit refléter la réalité des faits. Si le contrat stipule que le prestataire peut faire appel à un remplaçant, mais que le chef de projet ne l'accepterait jamais, cette clause risque de n'avoir que peu de poids dans la pratique. De même, si le cahier des charges précise que le prestataire doit livrer un projet bien défini, mais que l'entreprise l'utilise comme s'il s'agissait d'un membre supplémentaire de l'équipe, cela crée également un risque.

Un bon examen préalable au lancement doit impliquer un responsable qui maîtrise le sujet. C'est souvent là que les entreprises commettent des erreurs, car les services financiers ou les services des achats peuvent mener cet examen sans vérifier les modalités concrètes de travail.

Étape 3 : utilisez le CEST avec précaution

L'outil « Check Employment Status for Tax » (CEST) de l'HMRC fournit l'avis de l'HMRC concernant le statut professionnel sur la base des informations saisies. Il permet de vérifier si les règles relatives au travail hors payroll s'appliquent, si un travailleur est salarié ou indépendant d'un point de vue fiscal, et si une modification du contrat ou des modalités de travail a une incidence sur le résultat.

Le CEST peut s'avérer utile, mais les réponses doivent être précises et étayées par des éléments probants. Enregistrez le résultat, les réponses et les documents utilisés. Si le résultat n'est pas clair ou si les faits sont inhabituels, l'entreprise devrait envisager de solliciter l'avis d'un spécialiste avant de publier la FDS.

Étape 4 : déterminer le traitement comptable des salaires

Si la mission relève des dispositions de l'IR35, l'employeur présumé doit prélever l'impôt sur le revenu et les cotisations sociales à la charge du salarié, et verser les cotisations sociales à la charge de l'employeur lorsque cela est requis. Les entreprises qui évaluent leur exposition en matière de paie peuvent également trouver utile ce guide pratique sur Obligations des employeurs britanniques en matière de retenue à la source (PAYE) utile.

Même si la mission n'est pas soumise aux règles de l'IR35, l'entreprise doit tout de même conserver les éléments justifiant sa décision, car le HMRC pourrait lui demander pourquoi elle est parvenue à cette conclusion.

Plan d'intervention pratique en cas de contrôle de l'HMRC

• Désignez une personne chargée de coordonner l'intervention.
• Vérifiez les informations avant d'envoyer des documents.
• Tirez parti de cette enquête pour améliorer les contrôles à l'avenir.

Lorsque le HMRC ouvre une enquête, commencez par déterminer l'objet de celle-ci : s'agit-il d'un prestataire unique, d'un exercice fiscal, d'une unité opérationnelle ou de l'ensemble des prestataires ? Désignez ensuite un responsable chargé de la réponse, rassemblez les contrats et les dossiers SDS pertinents, puis vérifiez que ces documents correspondent bien aux pratiques professionnelles réelles.

La réponse doit être claire, factuelle et structurée. Si une erreur est constatée, l’entreprise doit évaluer sa situation fiscale et corriger ses procédures en vue des prochaines missions. La meilleure réponse à une demande de renseignements de l’HMRC est celle qui est préparée avant même la réception d’une lettre, grâce à des registres SDS à jour et à une répartition claire des responsabilités entre les services des ressources humaines, des finances, des achats et de la fiscalité.

Rédigé par Fabrizia Beux, associée senior, ACA ICAEW, WellTax.