Calculer le salaire d'un mois partiel : Un guide complet pour les employeurs britanniques

Le calcul du salaire d'un mois partiel est essentiel dans le système de paie britannique, en particulier pour les nouvelles embauches, les départs, les congés sans solde ou les promotions à mi-parcours de la période de paie. Pour garantir l'équité et la clarté, il est important d'utiliser une méthode cohérente. Ce guide propose une approche simple, étape par étape, pour calculer avec précision le salaire d'un mois partiel.

L'importance de la cohérence dans la paie

Les gestionnaires de paie sont souvent confrontés à un problème de cohérence lorsqu'ils calculent le salaire d'un mois partiel. Différentes méthodes peuvent être utilisées, comme la méthode des jours calendaires, la méthode des jours ouvrables ou l'utilisation de moyennes. Toutefois, il est essentiel de choisir une approche et de l'appliquer uniformément dans toute l'entreprise pour éviter la confusion, les erreurs et le mécontentement. Dans ce guide, nous nous concentrerons sur la méthode des jours ouvrables, une approche simple et largement acceptée pour calculer les salaires au prorata.

Étape 1 : Déterminer le salaire mensuel du salarié

La première étape du calcul au prorata du salaire d'un employé consiste à déterminer son salaire mensuel brut. Ce chiffre figure généralement dans le contrat ou la lettre d'offre du salarié, où le salaire annuel est habituellement divisé par 12 pour obtenir le montant mensuel.

Par exemple, si le salaire annuel de votre employé est de 36 000 £, le calcul de son salaire mensuel est le suivant :

36 000 £ ÷ 12 = 3 000 £ par mois

Ce salaire mensuel brut constitue la base de tous les calculs ultérieurs. N'oubliez pas que le salaire mensuel peut varier légèrement s'il existe d'autres éléments tels que des primes ou des commissions qui ne sont pas distribuées de manière égale tout au long de l'année.

Étape 2 : Déterminer le nombre de jours ouvrables dans le mois

Une fois le salaire mensuel déterminé, l'étape suivante consiste à calculer le nombre de jours ouvrables du mois spécifique pour lequel vous calculez le salaire mi-mois. Il s'agit d'une étape cruciale, car le nombre de jours ouvrables peut varier considérablement d'un mois à l'autre, et il faut tenir compte des week-ends, des jours fériés ou des jours chômés propres à l'entreprise.

Au Royaume-Uni, la semaine de travail normale s'étend du lundi au vendredi, le samedi et le dimanche étant considérés comme des jours non ouvrables. Par conséquent, si vous calculez pour un mois comme juin, qui compte 30 jours et commence un samedi, le nombre total de jours ouvrables sera de 20.

Par exemple :

• Le mois de juin compte 30 jours au total.
• Le mois commence un samedi.
• Il y a 4 week-ends, il faut donc soustraire 8 jours non travaillés.
• Il reste donc 20 jours ouvrables.

Il est essentiel de s'adapter aux différents secteurs d'activité ou aux contrats de travail qui peuvent prévoir d'autres schémas de travail. Par exemple, les travailleurs postés ou les employés à temps partiel peuvent avoir des jours de travail différents.

Étape 3 : Déterminer le nombre de jours travaillés par le salarié

Maintenant que vous connaissez le nombre total de jours ouvrables du mois, l'étape suivante consiste à calculer le nombre de jours effectivement travaillés par votre salarié au cours de la période du demi-mois.

Supposons que le salarié ait commencé à travailler le 10 juin. Vous compteriez le nombre de jours de travail entre le 10 juin et la fin du mois. Dans ce cas, le salarié a travaillé du 10 au 28 juin (en supposant que les 29 et 30 sont des week-ends).

Exemple :

• Du 10 au 28 juin, il y a 15 jours ouvrables.

Étape 4 : Calculer le taux journalier de l'employé

L'étape suivante consiste à calculer le taux de rémunération journalier du salarié pour le mois en question. Pour ce faire, divisez le salaire mensuel brut de l'employé par le nombre total de jours ouvrables du mois en question. Dans notre exemple, le salaire mensuel de l'employé est de 3 000 £ et le mois de juin compte 20 jours ouvrables.

Le calcul du taux journalier est le suivant :

3 000 £ ÷ 20 = 150 £ par jour

Ce taux journalier sert de base au calcul du salaire d'un mois partiel, puisque vous le multipliez par le nombre réel de jours travaillés par le salarié au cours de cette période.

Étape 5 : Calculer le salaire par mois partiel

Enfin, pour déterminer le salaire d'un mois partiel, vous multipliez le taux journalier du salarié par le nombre de jours où il a effectivement travaillé au cours du mois.

Prenons notre exemple :

• Le salarié a travaillé 15 jours en juin.
• Le tarif journalier est de 150 £ par jour.
• Le salaire d'un mois partiel est donc de

£150 × 15 = £2,250

Ce montant correspond au salaire brut du salarié pour le mois de juin.

Autres éléments à prendre en compte pour calculer le salaire d'un mois partiel au Royaume-Uni

Si les étapes décrites ci-dessus constituent une méthode claire pour calculer le salaire d'un mois partiel, les gestionnaires de paie doivent tenir compte de plusieurs facteurs supplémentaires :

1. Indemnités de congés payés et de congés sans solde

Si le salarié a pris des congés payés pendant le bimestre, ces jours doivent être inclus dans le nombre de jours travaillés. En revanche, si le salarié a pris un congé non rémunéré, ces jours doivent être exclus du calcul.

Par exemple, si un salarié a pris 3 jours de congé sans solde en juin, vous devez soustraire ces 3 jours du nombre total de jours travaillés avant d'appliquer le taux journalier.

2. Prestations au prorata

Certains avantages, tels que les primes, les commissions ou les indemnités, sont souvent payés au prorata. Par exemple, si un employé a droit à une indemnité mensuelle de déplacement, celle-ci doit être ajustée en fonction du nombre de jours travaillés au cours de la période semi-mensuelle.

Supposons qu'un salarié ait droit à une indemnité de déplacement mensuelle de 100 GBP, mais qu'il n'ait travaillé que 15 jours sur 20 en juin. L'indemnité au prorata serait de

£100 ÷ 20 × 15 = £75

Le même principe s'applique à tout autre avantage au prorata offert par votre entreprise.

 3. Retenues statutaires

Une fois que vous avez calculé le salaire brut du salarié pour une partie de mois, vous devez encore appliquer les retenues légales telles que l'impôt sur le revenu, l'assurance nationale et les cotisations de retraite. Ces retenues doivent être appliquées de la même manière que pour un mois complet, mais sur la base du montant du salaire d'un mois partiel.

 4. Années bissextiles et longueurs de mois variables

Il est important de tenir compte de la longueur variable des mois lorsque vous calculez le salaire d'un mois incomplet. Certains mois comptent 28, 30 ou 31 jours, et février compte 29 jours pendant les années bissextiles. En février, il y a généralement 20 ou 21 jours ouvrables, en fonction de la répartition des week-ends, de sorte que les calculs des salaires pour les mois partiels doivent être ajustés en conséquence.

 5. Salariés quittant l'entreprise

Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise en cours de mois, son salaire doit être calculé jusqu'à son dernier jour de travail. En outre, il se peut que vous deviez tenir compte des droits à congés accumulés mais non utilisés, qui doivent être pris en considération dans le calcul du dernier salaire.

Par exemple, si un salarié dispose de cinq jours de vacances non utilisés au moment de son départ, il peut avoir droit à un paiement en lieu et place de ces jours. Veillez à l'inclure dans le calcul du salaire final.

 Que se passe-t-il en cas de promotion d'un salarié en milieu de période de paie ?

L'un des scénarios les plus fréquents et les plus déroutants est celui de la promotion d'un salarié au milieu d'une période de paie. Dans ce cas, la promotion s'accompagne généralement d'une augmentation de salaire et le salarié a droit à ce nouveau salaire plus élevé pour le reste de la période de paie.

La méthode la plus simple consiste à calculer l'ancien salaire du salarié pour les jours travaillés avant la promotion et le nouveau salaire pour les jours restants. Les deux montants sont ensuite additionnés pour calculer le salaire total de la période.

Supposons par exemple qu'un salarié gagnant 3 000 £ par mois soit promu le 15 juin, avec un nouveau salaire de 3 500 £ par mois. En juin, il y a 20 jours ouvrables, de sorte que le salarié a travaillé 10 jours à l'ancien taux et 10 jours au nouveau taux. Le calcul serait le suivant :

• Ancien taux de salaire : 3 000 £ ÷ 20 = 150 £ par jour 
• Nouveau taux de salaire : 3 500 £ ÷ 20 = 175 £ par jour

Rémunération totale pour le mois de juin :

• 150 £ × 10 jours = 1 500 £ (ancien taux)
• 175 £ × 10 jours = 1 750 £ (nouveau taux)

Le salaire total pour le mois de juin serait de

£1,500 + £1,750 = £3,250

En conclusion, il est essentiel de calculer avec précision les salaires des parties de mois pour maintenir l'équité et la cohérence au sein d'une organisation. En utilisant une méthode claire et cohérente telle que l'approche par jours ouvrables, les gestionnaires de paie peuvent garantir des ajustements salariaux précis tout en s'assurant que tous les employés savent comment calculer correctement le salaire d'un mois incomplet. Pour plus d'informations sur la manière dont nous pouvons vous aider à rationaliser votre processus de paie, consultez notre page de services : Paiements et salaires - WellTax (well-tax.com).