El cálculo del salario parcial es esencial en las nóminas del Reino Unido, sobre todo en el caso de las nuevas contrataciones, los empleados que se marchan, los que disfrutan de un permiso no retribuido o los ascensos a mitad de período retributivo. Para garantizar la equidad y la claridad, es importante utilizar un método coherente. Esta guía proporciona un enfoque sencillo, paso a paso, para calcular el salario mensual parcial con precisión.
Por qué es importante la coherencia en las nóminas
Un reto habitual para los gestores de nóminas es garantizar la coherencia a la hora de calcular el salario mensual parcial. Se pueden utilizar diferentes métodos, como el método del día natural, el método del día laborable o el uso de promedios. Sin embargo, es crucial seleccionar un método y aplicarlo de manera uniforme en toda la organización para evitar confusiones, errores e insatisfacción. En esta guía, nos centraremos en el método de los días laborables, un método sencillo y ampliamente aceptado para prorratear los salarios.
Paso 1: Determinar el salario mensual del empleado
El primer paso para prorratear el salario de un empleado es determinar su salario mensual bruto. Esta cifra suele figurar en el contrato o en la carta de oferta del empleado, donde su salario anual suele dividirse por 12 para obtener el importe mensual.
Por ejemplo, si el salario anual de tu empleado es de 36.000 libras, el cálculo de su salario mensual es:
36.000 £ ÷ 12 = 3.000 £ al mes
Este salario mensual bruto constituye la base de todos los cálculos posteriores. Tenga en cuenta que el salario mensual puede variar ligeramente si hay otros elementos como primas o comisiones que no se distribuyen uniformemente a lo largo del año.
Paso 2: Determinar el número de días laborables del mes
Una vez determinado el salario mensual, el siguiente paso es averiguar el número de días laborables del mes concreto para el que se calcula el salario mensual parcial. Se trata de un paso crucial, ya que el número de días laborables puede variar significativamente en función del mes, y deben tenerse en cuenta los fines de semana, los días festivos o cualquier día no laborable específico de la empresa.
En el Reino Unido, la semana laboral estándar es de lunes a viernes, y los sábados y domingos se consideran días no laborables. Por lo tanto, si está calculando para un mes como junio, que tiene 30 días y empieza en sábado, el número total de días laborables sería 20.
Por ejemplo:
- Junio tiene 30 días en total.
- El mes empieza en sábado.
- Hay 4 fines de semana, por lo que hay que restar 8 días no laborables.
- Esto nos deja con 20 días laborables.
Es esencial tener en cuenta los diferentes sectores o contratos de trabajo que puedan tener modelos de trabajo alternativos. Por ejemplo, los trabajadores por turnos o a tiempo parcial pueden tener jornadas laborales diferentes, por lo que deberá tener en cuenta estas variaciones.
Paso 3: Determinar el número de días que trabajó el empleado
Ahora que conoce el número total de días laborables del mes, el siguiente paso es calcular el número de días que su empleado trabajó realmente durante el periodo de parte de mes.
Supongamos que el empleado empezó a trabajar el 10 de junio. Usted contaría el número de días laborables desde el 10 de junio hasta el final del mes. En este caso, el empleado trabajó del 10 al 28 de junio (suponiendo que el 29 y el 30 son fin de semana).
Por ejemplo:
- Del 10 al 28 de junio hay 15 días laborables.
Paso 4: Calcular la tarifa diaria del empleado
El siguiente paso es calcular el salario diario del empleado para el mes en cuestión. Para ello, hay que dividir el salario bruto mensual del empleado entre el número total de días laborables de ese mes concreto. Siguiendo con nuestro ejemplo, el salario mensual del empleado es de 3.000 £ y hay 20 días laborables en junio.
El cálculo de la tarifa diaria es
3.000 £ ÷ 20 = 150 £ al día
Esta tarifa diaria sirve de base para calcular el salario mensual parcial, ya que multiplicará esta tarifa por el número real de días trabajados por el empleado en ese periodo.
Paso 5: Calcular el salario mensual parcial
Por último, para determinar el salario mensual parcial, se multiplica el salario diario del empleado por el número de días que ha trabajado realmente durante el mes.
Utilizando nuestro ejemplo:
- El empleado trabajó 15 días en junio.
- La tarifa diaria es de 150 £ al día.
- Por lo tanto, el salario mensual parcial es:
£150 × 15 = £2,250
Este importe es el salario bruto del asalariado en el mes de junio.
Consideraciones adicionales al calcular el salario mensual parcial en el Reino Unido
Aunque los pasos descritos anteriormente proporcionan un método claro para calcular el salario del mes parcial, hay varios factores adicionales que los gestores de nóminas deben tener en cuenta:
1. Pago de vacaciones y permisos no retribuidos
Si el empleado ha disfrutado de vacaciones retribuidas durante el periodo de un mes parcial, esos días deben incluirse en el número de días trabajados. Sin embargo, si el empleado tomó vacaciones no retribuidas, esos días deben excluirse del cálculo.
Por ejemplo, si un empleado se tomó 3 días de vacaciones no retribuidas en junio, habría que restar esos 3 días del número total de días trabajados antes de aplicar la tarifa diaria.
2. Beneficios prorrateados
Determinadas prestaciones, como primas, comisiones o subsidios, suelen pagarse a prorrata. Por ejemplo, si un empleado tiene derecho a una indemnización mensual por desplazamiento, ésta debe ajustarse en función del número de días trabajados en el período parcial del mes.
Supongamos que un empleado tiene derecho a una dieta de viaje mensual de 100 libras, pero sólo trabajó 15 de los 20 días del mes de junio. La dieta prorrateada sería:
£100 ÷ 20 × 15 = £75
Este mismo principio se aplica a cualquier otra prestación prorrateada que ofrezca su empresa.
3. Retenciones obligatorias
Una vez que haya calculado el salario bruto mensual del empleado, tendrá que aplicar las deducciones obligatorias, como el impuesto sobre la renta, la Seguridad Social y las cotizaciones al plan de pensiones. Estas deducciones deben aplicarse de la misma manera que lo harían para un mes completo, pero basándose en el importe del salario parcial.
4. Años bisiestos y meses de distinta duración
A la hora de calcular el salario mensual parcial, es importante tener en cuenta la distinta duración de los meses. Algunos meses tienen 28, 30 ó 31 días, y febrero tiene 29 días durante los años bisiestos. En febrero, suele haber 20 o 21 días laborables, dependiendo de cómo caigan los fines de semana, por lo que los cálculos de los salarios de mes parcial deben ajustarse en consecuencia.
5. Salida de empleados
Cuando un empleado se marcha a mitad de mes, su salario debe calcularse hasta su último día laborable. Además, es posible que haya que tener en cuenta las vacaciones acumuladas pero no disfrutadas, que deben tenerse en cuenta en la retribución final.
Por ejemplo, si un empleado tiene 5 días de vacaciones no disfrutados en el momento de su baja, puede tener derecho a una indemnización en lugar de esos días. Asegúrese de incluirlo en el cálculo del salario final.
Qué ocurre si asciende a un empleado a mitad de período retributivo.
Una situación habitual que suele causar confusión es qué hacer cuando se asciende a un empleado a mitad de un período retributivo. En este caso, el ascenso suele ir acompañado de un aumento salarial, y el empleado tendrá derecho al nuevo salario, más elevado, durante el resto del período retributivo.
La forma más sencilla de hacerlo es calcular el antiguo salario del empleado por los días trabajados antes del ascenso y el nuevo salario por los días restantes. Ambas cantidades se suman para calcular el salario total del periodo.
Por ejemplo, supongamos que un empleado que gana 3.000 libras al mes es ascendido el 15 de junio, con un nuevo salario de 3.500 libras al mes. En junio hay 20 días laborables, por lo que el empleado trabajó 10 días con el salario anterior y 10 días con el nuevo salario. El cálculo sería:
- Antiguo salario: 3.000 £ ÷ 20 = 150 £ al día
- Nueva tarifa salarial: 3.500 £ ÷ 20 = 175 £ al día
Sueldo total de junio:
- 150 £ × 10 días = 1.500 £ (tarifa antigua)
- 175 £ × 10 días = 1.750 £ (nueva tarifa)
El salario total de junio sería:
£1,500 + £1,750 = £3,250
En conclusión, calcular con precisión los salarios parciales es esencial para mantener la equidad y la coherencia dentro de una organización. Utilizando un método claro y coherente, como el enfoque por días laborables, los gestores de nóminas pueden garantizar ajustes salariales precisos y, al mismo tiempo, asegurarse de que todos los empleados saben cómo calcular correctamente el salario parcial. Para obtener más información sobre cómo podemos ayudarle a agilizar su proceso de nóminas, visite nuestra página de servicios: Pagos y nóminas - WellTax (well-tax.com).
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