La gestione del calcolo delle retribuzioni pro-rata è fondamentale nelle buste paga nel Regno Unito, soprattutto per i nuovi assunti, i dipendenti in uscita, coloro che sono in congedo non retribuito o per le promozioni a metà del periodo di paga. Per garantire equità e trasparenza, è essenziale utilizzare un metodo coerente. Questa guida offre un approccio semplice e graduale per calcolare con precisione la retribuzione pro-rata.
Perché la coerenza è importante nelle buste paga
Una delle sfide principali per chi si occupa di buste paga è garantire la coerenza nel calcolo della retribuzione pro-rata mensile. Esistono vari metodi che possono essere utilizzati, come il metodo dei giorni di calendario, quello dei giorni lavorativi o il metodo basato su medie. Tuttavia, è cruciale selezionare un approccio e applicarlo in modo uniforme all'interno dell'organizzazione per evitare confusione e malintesi. In questa guida ci concentreremo sul metodo dei giorni lavorativi, un approccio semplice e ampiamente accettato per il calcolo degli stipendi.
Fase 1: determinare la retribuzione mensile del dipendente
Il primo passo per il calcolo pro-rata dello stipendio di un dipendente è determinare la sua retribuzione mensile lorda. Questa cifra si trova solitamente nel contratto di lavoro o nella lettera di offerta, dove lo stipendio annuale viene diviso per 12 per ottenere l'importo mensile.
Ad esempio, se lo stipendio annuale del dipendente è di £36.000, il calcolo dello stipendio mensile sarà il seguente:
36.000 sterline ÷ 12 = 3.000 sterline al mese
Questo stipendio mensile lordo costituisce la base per tutti i calcoli successivi. È importante ricordare che lo stipendio mensile potrebbe variare leggermente in presenza di elementi variabili come bonus o commissioni, che non sono distribuiti uniformemente durante l'anno.
Fase 2: individuare il numero di giorni lavorativi nel mese
Una volta determinata la retribuzione mensile, il passo successivo è stabilire il numero di giorni lavorativi nel mese specifico per cui si sta calcolando la retribuzione pro-rata. Questa fase è cruciale poiché il numero di giorni lavorativi può variare sensibilmente in base al mese e deve considerare fine settimana, giorni festivi e qualsiasi giorno non lavorativo specifico dell'azienda.
Nel Regno Unito, la settimana lavorativa standard va dal lunedì al venerdì, mentre il sabato e la domenica sono giorni non lavorativi. Pertanto, se il calcolo riguarda un mese come giugno, che ha 30 giorni e inizia di sabato, il numero totale di giorni lavorativi sarà 20.
Ad esempio:
- Giugno ha 30 giorni in totale.
- Il mese inizia di sabato.
- I fine settimana sono 4, quindi si sottraggono 8 giorni non lavorativi.
- Rimangono quindi 20 giorni lavorativi.
È importante adattarsi ai diversi settori o tipi di contratto che potrebbero prevedere schemi di lavoro alternativi. Ad esempio, i lavoratori a turni o i dipendenti part-time potrebbero avere una diversa distribuzione dei giorni lavorativi, e tali variazioni vanno tenute in considerazione per garantire un calcolo accurato.
Fase 3: determinare il numero di giorni di lavoro del dipendente
Supponiamo, ad esempio, che il dipendente abbia iniziato a lavorare il 10 giugno. A questo punto, si deve contare il numero di giorni lavorativi che vanno dal 10 giugno fino alla fine del mese. Nel caso specifico, il dipendente avrebbe lavorato dal 10 al 28 giugno (supponendo che il 29 e il 30 siano un fine settimana).
Supponiamo che il dipendente abbia iniziato a lavorare il 10 giugno. Si conterà il numero di giorni lavorativi dal 10 giugno alla fine del mese. In questo caso, il dipendente ha lavorato dal 10 al 28 giugno (supponendo che il 29 e il 30 siano un fine settimana).
Esempio:
- Dal 10 al 28 giugno ci sono 15 giorni lavorativi. Questo numero di giorni lavorati è fondamentale per il calcolo della retribuzione pro-rata, in quanto consente di determinare con precisione la parte di stipendio che spetta al dipendente per il periodo in questione.
Fase 4: Calcolo della tariffa giornaliera del dipendente
Il passo successivo consiste nel calcolare la tariffa giornaliera del dipendente per il mese specifico. Per farlo, si divide la retribuzione mensile lorda del dipendente per il numero totale di giorni lavorativi di quel mese. Continuando con l'esempio precedente, la retribuzione mensile del dipendente è di £3.000, e a giugno ci sono 20 giorni lavorativi.
Il calcolo della tariffa giornaliera sarà:
£3.000 ÷ 20 = £150 al giorno
Questa tariffa giornaliera rappresenta la base per calcolare la retribuzione pro-rata mensile. Per determinare l'importo dovuto, si moltiplica questa tariffa per il numero effettivo di giorni lavorati dal dipendente durante quel periodo.
Fase 5: Calcolo della retribuzione pro-rata mensile
Infine, per determinare la retribuzione pro-rata mensile, si moltiplica la tariffa giornaliera del dipendente per il numero di giorni effettivamente lavorati durante il mese.
Continuando con il nostro esempio:
- Il dipendente ha lavorato 15 giorni a giugno.
- La tariffa giornaliera è di 150 sterline al giorno.
- Pertanto, il salario parziale mensile è:
£150 × 15 = £2,250
Questo importo rappresenta la retribuzione lorda del dipendente per il mese di giugno.
Considerazioni aggiuntive per il calcolo dello stipendio pro-rata mensile nel Regno Unito
Sebbene i passaggi sopra descritti forniscano un metodo chiaro per calcolare lo stipendio pro-rata mensile, ci sono diversi fattori aggiuntivi che i responsabili delle buste paga devono considerare:
1. Ferie e permessi non retribuiti
Se il dipendente ha usufruito di ferie retribuite durante il periodo del mese pro-rata, tali giorni devono essere inclusi nel numero di giorni lavorati. Se invece il dipendente ha usufruito di ferie non retribuite, tali giorni devono essere esclusi dal calcolo.
Ad esempio, se un dipendente ha usufruito di 3 giorni di ferie non retribuite nel mese di giugno, dovrete sottrarre questi 3 giorni dal numero totale di giorni lavorati prima di applicare la tariffa giornaliera.
2. Prestazioni pro rata
Alcuni benefit, come bonus, provvigioni o indennità, sono spesso pagati su base pro-rata. Ad esempio, se un dipendente ha diritto a un'indennità di trasferta mensile, questa deve essere adeguata in base al numero di giorni lavorati nel periodo pro-rata del mese.
Supponiamo che un dipendente abbia diritto a un'indennità di trasferta mensile di 100 sterline, ma che abbia lavorato solo 15 giorni su 20 nel mese di giugno. L'indennità pro-rata sarebbe:
£100 ÷ 20 × 15 = £75
Lo stesso principio si applica a qualsiasi altro benefit pro-rata offerto dall'azienda.
3. Deduzioni legali
Una volta calcolata la retribuzione lorda del dipendente per un mese pro-rata, è necessario applicare le detrazioni previste dalla legge, come l'imposta sul reddito, i contributi previdenziali e i contributi pensionistici. Queste detrazioni devono essere applicate come per un mese intero, ma in base all'importo della retribuzione pro-rata.
4. Anni bisestili e lunghezza variabile dei mesi
È importante tenere conto della diversa lunghezza dei mesi quando si calcola la retribuzione pro-rata. Alcuni mesi hanno 28, 30 o 31 giorni, e febbraio ha 29 giorni negli anni bisestili. A febbraio i giorni lavorativi sono in genere 20 o 21, a seconda di come cadono i fine settimana, quindi i calcoli per le retribuzioni pro-rata devono essere adattati di conseguenza.
5. Dipendenti in partenza
Quando un dipendente lascia il lavoro a metà mese, la sua retribuzione deve essere calcolata fino all'ultimo giorno lavorativo. Inoltre, potrebbe essere necessario tenere conto di eventuali ferie maturate ma non utilizzate, che devono essere conteggiate nella retribuzione finale.
Ad esempio, se un dipendente ha 5 giorni di ferie non utilizzati al momento dell'uscita, potrebbe avere diritto a un pagamento sostitutivo di tali giorni. Assicuratevi di includerlo nel calcolo dell'ultima retribuzione.
Cosa succede se si promuove un dipendente a metà del periodo di paga.
Uno scenario comune che spesso genera confusione è cosa fare quando un dipendente viene promosso a metà di un periodo di paga. In questo caso, la promozione di solito comporta un aumento di stipendio e il dipendente avrà diritto al nuovo stipendio più alto per il resto del periodo di paga.
Il modo più semplice per gestire questa situazione è calcolare il vecchio stipendio del dipendente per i giorni lavorati prima della promozione e il nuovo stipendio per i giorni rimanenti. Entrambi gli importi vengono poi sommati per calcolare la retribuzione totale del periodo.
Ad esempio, supponiamo che un dipendente che guadagna 3,000 sterline al mese venga promosso il 15 giugno, con un nuovo stipendio di 3,500 sterline al mese. Nel mese di giugno ci sono 20 giorni lavorativi, quindi il dipendente ha lavorato 10 giorni alla vecchia tariffa e 10 giorni alla nuova tariffa. Il calcolo sarebbe:
- Vecchio stipendio: 3.000 sterline ÷ 20 = 150 sterline al giorno
- Nuova tariffa salariale: £3.500 ÷ 20 = £175 al giorno
Retribuzione totale per il mese di giugno:
- £150 × 10 giorni = £1.500 (vecchia tariffa)
- £175 × 10 giorni = £1.750 (nuova tariffa)
La retribuzione totale per il mese di giugno sarebbe:
£1,500 + £1,750 = £3,250
In conclusione, un calcolo accurato delle retribuzioni pro-rata è essenziale per mantenere l'equità e la coerenza all'interno di un'organizzazione. Utilizzando un metodo chiaro e coerente come l'approccio basato sui giorni lavorativi, i responsabili delle buste paghe possono garantire adeguamenti retributivi precisi, assicurandosi che tutti i dipendenti sappiano come calcolare correttamente le retribuzioni pro-rata. Per ulteriori informazioni su come possiamo aiutarvi a semplificare il vostro processo di payroll, visitate la nostra pagina dei servizi: Pagamenti e buste paga - WellTax (well-tax.com).
Necessitate una consulenza o volete esplorare nuove opportunità?
Contattateci utilizzando il modulo sottostante.
