Le recenti modifiche alle nuove regole per gli indirizzi della sede legale significano che le aziende devono ora garantire che la loro sede legale sia un "indirizzo appropriato" o rischiano di incorrere in multe fino a £1.000. Queste modifiche, introdotte nell'ambito dell'Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, fanno parte di sforzi più ampi per migliorare l'accuratezza e la qualità dei dati detenuti da Companies House e per combattere i crimini dovuti alla cybersecurity ed alla protezione dei dati personali.
Cosa Costituisce un “Indirizzo Appropriato”?
Secondo le nuove regole per gli indirizzi della sede legale, ogni azienda registrata presso Companies House deve fornire un indirizzo di sede legale che soddisfi i seguenti criteri:
- Presenza fisica: L'indirizzo deve essere una sede fisica nel Regno Unito e deve essere nello stesso paese in cui è registrata l'azienda. Ad esempio, un'azienda registrata in Scozia deve avere la sua sede legale in Scozia.
- Comunicazione: L'indirizzo deve essere un luogo dove, nel normale corso degli eventi, qualsiasi documento indirizzato all'azienda e consegnato a mano o per posta arrivi all'attenzione di qualcuno che agisce per conto dell'azienda. Inoltre, la consegna dei documenti a questo indirizzo deve poter essere tracciabile ed avere un indirizzo autentico.
Se l'indirizzo della sede legale di un'azienda non soddisfa questi requisiti, è considerato inappropriato e l'azienda potrebbe affrontare conseguenze significative secondo le nuove regole per gli indirizzi della sede legale.
Conseguenze della non conformità alle regole per gli indirizzi della Sede Legale
Companies House ha l'autorità di agire contro le aziende che non rispettano le nuove regole per gli indirizzi della sede legale. Se viene stabilito che l'indirizzo della sede legale di un'azienda non è appropriato, Companies House può:
- Cambiare l'indirizzo della sede legale con un indirizzo predefinito detenuto da Companies House.
- Imporre multe fino a £1.000.
- Iniziare il processo per cancellare l'azienda dal registro se non viene fornito un indirizzo adeguato entro 28 giorni.
Inoltre, se un'azienda abusa delle nuove regole per gli indirizzi della sede legale, potrebbero essere aggiunte annotazioni al registro delle imprese per la segnalazione dell’indirizzo prescelto e per informare gli utenti di potenziali problematiche con la gestione di tale indirizzo (che potrebbe rischiare di non essere più riutilizzabile in futuro).
Uso di indirizzi di Sede Legale forniti da parti terze
Se un'azienda utilizza l'indirizzo di un agente o l'indirizzo di un altro fornitore di servizi (come un commercialista o un avvocato) come sede legale, è essenziale che questo indirizzo soddisfi tutti i criteri previsti dalle nuove regole per gli indirizzi della sede legale. Non sarà più accettabile utilizzare una casella postale (PO Box) o servizi equivalenti come indirizzo della sede legale.
Protezione della privacy
È importante notare che l'indirizzo della sede legale sarà pubblicamente disponibile sul registro online di Companies House. Se la privacy è motivo di preoccupazione, ad esempio quando l'indirizzo della sede legale prescelto corrisponde ad una residenza privata, le aziende dovrebbero considerare l'utilizzo di un indirizzo alternativo. Le opzioni includono l'utilizzo dell'indirizzo di un commercialista o avvocato (con il permesso) o la nomina di un agente che possa fornire un indirizzo adeguato, garantendo il rispetto delle nuove regole per gli indirizzi della sede legale.
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Indirizzo della Sede Legale – requisiti per l'indirizzo email
Oltre a un indirizzo fisico, le aziende devono anche fornire un indirizzo email registrato. Sebbene questo indirizzo email non sarà pubblicato sul registro pubblico, Companies House lo utilizzerà per contattare l'azienda su questioni rilevanti le tematiche civilistiche aziendale. Pertanto, è cruciale che l'azienda monitori regolarmente questo account email per garantire la conformità continua con le nuove regole per gli indirizzi della sede legale.
Rafforzamento delle verifiche e sanzioni
Il registro di Companies House ora ha maggiori poteri per interrogare e contestare informazioni che appaiono errate o incoerenti con quanto detenuto. Questo include la possibilità di rimuovere rapidamente informazioni inaccurate, incomplete, false o fraudolente. Verranno inoltre implementati controlli più rigorosi sui nomi delle aziende per prevenire nomi che potrebbero essere offensivi per i cittadini.
Le aziende che non rispondono a richieste formali di ulteriori informazioni da parte di Companies House potrebbero affrontare gravi conseguenze, inclusi sanzioni finanziarie fino a £1.000, annotazioni sul track-record dell'azienda e persino procedimenti giudiziari.
Conclusione
Queste nuove regole per gli indirizzi della sede legale sono progettate per garantire che tutte le aziende registrate nel Regno Unito abbiano un indirizzo di sede legale affidabile e tracciabile, cruciale per motivi legali e operativi. Le aziende devono rivedere le loro attuali disposizioni per la sede legale e apportare eventuali modifiche necessarie per garantire la conformità alle normative del 2024. La mancata conformità potrebbe comportare sanzioni significative, incluso il rischio di essere cancellati dal registro di Companies House.
Per coloro che necessitano di ulteriore assistenza, è consigliabile consultare un professionista per garantire il rispetto di tutti i requisiti legali. Per maggiori informazioni, non esitare a contatteci .