Les récentes modifications apportées aux nouvelles règles relatives aux adresses des sièges sociaux signifient que les entreprises doivent désormais s'assurer que leur siège social est une "adresse appropriée", sous peine de se voir infliger des amendes pouvant aller jusqu'à 1 000 livres sterling. Ces changements, introduits en vertu de l'Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, s'inscrivent dans le cadre d'efforts plus larges visant à améliorer l'exactitude et la qualité des données détenues par la Companies House et à lutter contre la criminalité économique.
Qu'est-ce qu'une "adresse appropriée" ?
En vertu des nouvelles règles relatives aux adresses de siège social, toute société enregistrée auprès de Companies House doit fournir une adresse de siège social répondant aux critères suivants :
- Présence physique: L'adresse doit être un lieu physique au Royaume-Uni et doit se trouver dans le même pays que celui où l'entreprise est enregistrée. Par exemple, une société enregistrée en Écosse doit avoir son siège social en Écosse.
- Communication: L'adresse doit être une adresse où, dans le cours normal des choses, tout document adressé à la société et remis en main propre ou par la poste serait porté à l'attention d'une personne agissant au nom de la société. En outre, la remise de documents à cette adresse doit pouvoir faire l'objet d'un accusé de réception.
Si l'adresse du siège social d'une entreprise ne répond pas à ces exigences, elle est considérée comme inappropriée et l'entreprise peut être confrontée à des conséquences importantes en vertu des nouvelles règles relatives aux adresses du siège social.
Conséquences du non-respect des nouvelles règles en matière d'adresse du siège social
Companies House est habilitée à prendre des mesures à l'encontre des entreprises qui ne respectent pas les nouvelles règles en matière d'adresse du siège social. S'il est déterminé que le siège social d'une société n'est pas approprié, la Companies House peut.. :
- Remplacer l'adresse du siège social par une adresse par défaut détenue par la Companies House.
- Imposer des amendes pouvant aller jusqu'à 1 000 livres sterling.
- Entamer la procédure de radiation de l'entreprise du registre si une adresse appropriée n'est pas fournie dans les 28 jours.
En outre, si une entreprise abuse des nouvelles règles en matière d'adresse du siège social, des annotations peuvent être ajoutées au registre afin d'informer les utilisateurs des problèmes potentiels liés aux informations fournies.
Utilisation d'adresses de siège social de tiers
Si une entreprise utilise l'adresse d'un agent ou l'adresse d'un autre fournisseur tiers (tel qu'un comptable ou un avocat) comme siège social, il est essentiel que cette adresse réponde à tous les critères des nouvelles règles relatives aux adresses de siège social. Il ne sera plus acceptable d'utiliser une boîte postale ou des services équivalents comme adresse de siège social.
Protection de la vie privée
Il est important de noter que l'adresse du siège social sera accessible au public dans le registre en ligne de la Companies House. Si la protection de la vie privée est un problème, par exemple lorsque l'adresse du siège social est une résidence privée, les entreprises doivent envisager d'utiliser une autre adresse. Elles peuvent notamment utiliser l'adresse d'un comptable ou d'un avocat (avec son autorisation) ou désigner un agent qui pourra fournir une adresse appropriée, garantissant ainsi la conformité avec les nouvelles règles relatives aux adresses du siège social.
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Nouvelles règles pour les adresses du siège social - Exigences en matière d'adresses électroniques
Outre une adresse physique, les entreprises doivent également fournir une adresse électronique enregistrée. Bien que cette adresse électronique ne soit pas publiée dans le registre public, la Companies House l'utilisera pour contacter l'entreprise sur des questions importantes. Il est donc essentiel que l'entreprise contrôle régulièrement ce compte de courrier électronique afin de s'assurer qu'elle respecte les nouvelles règles en matière d'adresses de siège social.
Une application plus stricte et des sanctions plus sévères
Le greffier de la Companies House dispose désormais de pouvoirs accrus pour interroger et contester les informations qui semblent incorrectes ou incohérentes avec ce qui est détenu. Il peut notamment supprimer rapidement les informations inexactes, incomplètes, fausses ou frauduleuses. Des contrôles plus stricts des noms de sociétés seront également mis en œuvre pour éviter les noms susceptibles d'induire le public en erreur.
Les entreprises qui ne répondent pas aux demandes formelles d'informations complémentaires de la Companies House s'exposent à de graves conséquences, notamment des sanctions financières pouvant aller jusqu'à 1 000 livres sterling, des annotations sur le registre de l'entreprise, voire des poursuites judiciaires.
Conclusion
Ces nouvelles règles relatives aux adresses de siège social visent à garantir que toutes les entreprises enregistrées au Royaume-Uni disposent d'une adresse de siège social fiable et traçable, ce qui est essentiel pour des raisons juridiques et opérationnelles. Les entreprises doivent revoir les dispositions relatives à leur siège social et apporter les modifications nécessaires pour se conformer aux règlements de 2024. Si elles ne le font pas, elles s'exposent à des sanctions importantes, y compris le risque d'être radiées du registre de la Companies House.
Pour ceux qui ont besoin de conseils supplémentaires, il est conseillé de consulter un professionnel afin de s'assurer que toutes les exigences légales sont respectées. Vous pouvez nous contacter pour plus d'informations.
