Los recientes cambios en las nuevas normas sobre el domicilio social implican que las empresas deben ahora asegurarse de que su domicilio social es una «dirección adecuada» o se arriesgan a multas de hasta 1.000 libras esterlinas. Estos cambios, introducidos como parte de la Ley de Delincuencia Económica y Transparencia Corporativa de 2023, forman parte de mayores esfuerzos para mejorar la precisión y la calidad de los datos en poder del Registro Mercantil y para combatir los delitos de ciberseguridad y protección de datos.
¿Qué constituye una «dirección adecuada»?
En virtud de las nuevas normas relativas a los domicilios sociales, todas las empresas registradas en el Registro Mercantil deben facilitar un domicilio social que cumpla los siguientes criterios:
- Presencia física: La dirección debe ser una ubicación física en el Reino Unido y debe estar en el mismo país en el que está registrada la empresa. Por ejemplo, una empresa registrada en Escocia debe tener su domicilio social en Escocia.
- Comunicación: La dirección debe ser un lugar donde, en el curso normal de los acontecimientos, cualquier documento dirigido a la empresa y entregado en mano o por correo llegue a la atención de alguien que actúe en nombre de la empresa. Además, la entrega de documentos en esta dirección debe poder rastrearse y tener una dirección auténtica.
Si el domicilio social de una empresa no cumple estos requisitos, se considera inadecuado y la empresa podría enfrentarse a importantes consecuencias en virtud de las nuevas normas sobre el domicilio social.
Consecuencias del incumplimiento de las normas relativas al domicilio social
El Registro Mercantil está facultado para tomar medidas contra las empresas que no cumplan las nuevas normas sobre el domicilio social. Si se determina que el domicilio social de una empresa no es adecuado, el Registro Mercantil puede:
- Cambiar la dirección del domicilio social a una dirección por defecto en poder del Registro Mercantil.
- Imponer multas de hasta 1.000 £.
- Iniciar el proceso para eliminar la empresa del registro si no se proporciona una dirección adecuada en un plazo de 28 días.
Además, si una empresa abusa de las nuevas normas sobre los domicilios sociales, podrían añadirse anotaciones al registro del Registro de Sociedades para informar de la dirección elegida e informar a los usuarios de posibles problemas con la gestión de esa dirección (que puede correr el riesgo de no ser reutilizable en el futuro).
Utilización de domicilios sociales facilitados por terceros
Si una empresa utiliza como domicilio social la dirección de un agente o la dirección de otro proveedor de servicios (como un contable o un abogado), es esencial que esta dirección cumpla todos los criterios de las nuevas normas sobre domicilios sociales. Ya no será aceptable utilizar un apartado de correos o servicios equivalentes como domicilio social.
Protección de la privacidad
Es importante tener en cuenta que el domicilio social estará a disposición del público en el registro online del Registro Mercantil. Si la privacidad es una preocupación, por ejemplo cuando el domicilio social elegido corresponde a una residencia privada, las empresas deben considerar el uso de una dirección alternativa. Las opciones incluyen el uso de la dirección de un contable o abogado (con permiso) o el nombramiento de un agente que pueda proporcionar una dirección adecuada, garantizando el cumplimiento de las nuevas normas para los domicilios sociales.
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Nuevas normas para las direcciones de los domicilios sociales - Requisitos de la dirección de correo electrónico
Además de una dirección física, las empresas también deben proporcionar una dirección de correo electrónico registrada. Aunque esta dirección de correo electrónico no se publicará en el registro público, el Registro de Sociedades la utilizará para ponerse en contacto con la empresa en relación con asuntos jurídicos corporativos. Por lo tanto, es crucial que la empresa supervise periódicamente esta cuenta de correo electrónico para garantizar el cumplimiento continuo de las nuevas normas relativas a los domicilios sociales.
Verificación y sanciones reforzadas
El registro del Registro Mercantil dispone ahora de mayor autoridad para consultar y cuestionar la información que parezca incorrecta o incoherente con la que posee. Esto incluye la capacidad de eliminar rápidamente información inexacta, incompleta, falsa o fraudulenta. También se aplicarán controles más estrictos sobre los nombres de las empresas para evitar nombres que puedan confundir a los ciudadanos.
Las empresas que no respondan a las solicitudes formales de información adicional del Registro Mercantil podrían enfrentarse a graves consecuencias, incluidas sanciones económicas de hasta 1.000 libras, anotaciones en el historial de la empresa e incluso acciones judiciales.
Conclusión
Estas nuevas normas relativas al domicilio social tienen por objeto garantizar que todas las empresas registradas en el Reino Unido dispongan de un domicilio social fiable y rastreable, lo cual es fundamental por motivos jurídicos y operativos. Las empresas deben revisar sus disposiciones actuales sobre el domicilio social y realizar los cambios necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa de 2024. El incumplimiento podría acarrear importantes sanciones, incluido el riesgo de ser eliminado del Registro Mercantil.
Para aquellos que necesiten más ayuda, es aconsejable consultar a un profesional para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales. Para más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros .
