È di fondamentale importanza disporre di una corretta tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale. Questi documenti assicurano che le aziende possano comprovare le loro attività finanziarie e adempiere ai loro obblighi nei confronti dell’FTA (Autorità fiscale federale). Noi di WellTax riconosciamo l'importanza di una tenuta dei registri accurata e organizzata e siamo qui per guidarvi attraverso il processo per garantire che la vostra azienda rimanga conforme. Questo articolo esplora i documenti essenziali per la tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale, evidenziando le categorie chiave e sottolineando l'importanza di aderire ai requisiti legali.
Documenti finanziari chiave in generale
1. Bilanci e registri contabili
La base di qualsiasi strategia di conformità fiscale è costituita da rendiconti finanziari accurati e dettagliati. Questi includono bilanci, conti economici e rendiconti dei flussi di cassa. Ai sensi della legge degli Emirati Arabi Uniti sull'imposta sulle società, le imprese sono tenute a conservare questi documenti finanziari per almeno sette anni dalla fine del periodo fiscale di riferimento. WellTax assiste le aziende nella generazione e nel mantenimento di questi documenti cruciali, assicurando che siano in linea con gli standard normativi.
2. Fatture e ricevute
Le fatture e le ricevute sono documenti fondamentali WellTax consiglia di utilizzare queste piattaforme per mantenere i documenti al sicuro e facilmente recuperabili in caso di necessità. Forniscono la prova delle transazioni, sia in entrata che in uscita, e devono essere conservate per convalidare le cifre riportate nelle dichiarazioni dei redditi. Sebbene l'Autorità fiscale non richieda un formato specifico per la conservazione di questi documenti, le registrazioni devono supportare gli importi dichiarati nelle dichiarazioni fiscali. WellTax consiglia alle aziende di organizzare questi documenti in base alla data e al tipo di transazione, sia che vengano archiviati digitalmente che fisicamente, per garantire che siano facilmente accessibili e conformi alle normative.
3. Estratti conto e riconciliazioni
Gli estratti conto bancari e le relative riconciliazioni sono fondamentali per garantire che le transazioni registrate corrispondano ai registri della banca. Eventuali discrepanze potrebbero causare problemi durante i controlli. WellTax sottolinea l'importanza di regolari riconciliazioni bancarie come parte di una strategia di conformità fiscale completa. Questa pratica non solo mantiene i vostri registri accurati, ma aiuta anche a prevenire potenziali sanzioni in caso di controlli fiscali.
4. Contratti e accordi
I contratti e gli accordi, siano essi di vendita, di acquisto o di impiego, costituiscono la spina dorsale di molte transazioni finanziarie. Questi documenti devono essere conservati per sostenere la validità delle transazioni e per comprovare le condizioni in cui sono state condotte. WellTax aiuta le aziende a organizzare e conservare questi documenti, assicurando che siano prontamente disponibili in caso di necessità da parte dell'FTA.
5. Registri delle retribuzioni
Il mantenimento di registri delle retribuzioni accurati è fondamentale per la tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale. I documenti essenziali includono i contratti dei dipendenti, le buste paga e le approvazioni della direzione per i bonus. I contratti di lavoro sono vitali in quanto forniscono la prova del pagamento degli stipendi, dei benefit e di altri compensi e devono essere conservati a supporto delle spese salariali dichiarate nelle dichiarazioni dei redditi.
Negli Emirati Arabi Uniti, in particolare per le entità del continente, i registri delle retribuzioni sono supportati dal WPS (Wages Protection System), che garantisce la conformità con la legge sul lavoro degli Emirati Arabi Uniti. Il Salary Information File (SIF) attraverso il WPS è richiesto sia per le società Mainland che per le entità delle Free Zone registrate in DMCC e JAFZA.
WellTax fornisce servizi completi di gestione delle buste paga per garantire che tutti i registri siano accurati e conformi alle normative degli Emirati Arabi Uniti, supportando la conformità alle leggi fiscali e del lavoro.
Documenti specifici per il settore
1. Società commerciali
Per le società commerciali, la documentazione doganale, come dichiarazioni di importazione/esportazione, polizze di carico, liste di imballaggio e certificati di origine, è fondamentale. WellTax consiglia di utilizzare queste piattaforme per mantenere i documenti al sicuro e facilmente recuperabili in caso di necessità. e devono essere organizzati meticolosamente per ogni transazione commerciale.
2. Società Holding
Per le società Holding, i documenti relativi agli investimenti nelle società controllate sono fondamentali. Ciò include i dati finanziari delle società controllate, gli accordi di investimento e i certificati azionari.
Quando si tratta di proprietà immobiliari, gli atti di proprietà, i contratti di locazione e le relazioni di valutazione sono essenziali per la conformità fiscale. Questi documenti devono essere conservati correttamente per supportare le cifre riportate nelle dichiarazioni dei redditi.
Documentazione sui prezzi di trasferimento (Transfer Pricing)
Per le società che effettuano transazioni con parti correlate, la tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale è essenziale per dimostrare la conformità al principio di libera concorrenza, che garantisce che queste transazioni siano condotte al giusto valore di mercato.
Documenti chiave sui prezzi di trasferimento:
- Modulo di comunicazione dei prezzi di trasferimento : Riassume le politiche di transfer pricing dell'azienda e deve essere compilato annualmente dai soggetti passivi. Ad oggi, l'FTA non ha ancora pubblicato alcun campione di questo modulo sul proprio sito web.
- Master File : fornisce una panoramica delle operazioni globali del gruppo multinazionale e delle pratiche di transfer pricing.
- Local File: contiene informazioni dettagliate sulle transazioni delle entità locali.
- Country-by-Country Reporting (CbCR): Descrive in dettaglio i ricavi, i profitti e le imposte dei gruppi multinazionali per ogni singola giurisdizione.
Tempi di conservazione dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale
- Accordi intrasocietari;
- Commissioni e servizi di gestione;
- Accordi di remunerazione delle OPC: Registrazioni dei compensi per azionisti, amministratori e dirigenti.
I gruppi multinazionali con ricavi consolidati pari o superiori a 3,15 miliardi di AED, o i soggetti passivi con ricavi superiori a 200 milioni di AED, devono mantenere sia il Master File che il Local File, oltre al Country-by-Country Reporting (CbCR). I gruppi con sede negli Emirati Arabi Uniti senza operazioni all'estero devono tenere un Local File se soddisfano le soglie di reddito. Al di sotto di queste soglie, le imprese devono solo mantenere una documentazione ragionevole a supporto delle transazioni di libera concorrenza, disponibile su richiesta dell'FTA.
Tempi di conservazione dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale
L'articolo 56 della legge sugli EAU in materia di imposta sulle società prevede che tutti i registri e i documenti siano conservati per un minimo di (7) sette anni dalla fine del periodo fiscale di riferimento. Questo lasso di tempo si applica sia ai soggetti passivi che a quelli esenti ed è fondamentale per supportare le informazioni fornite nelle dichiarazioni fiscali o in altri documenti depositati presso l‘FTA. La conservazione di questi registri garantisce all'Autorità la possibilità di accertare prontamente il reddito imponibile, il che costituisce un aspetto critico della compliance.
Sanzioni amministrative in caso di mancata conformità
La mancata conservazione dei registri e dei documenti richiesti, come specificato dalla legge sulle procedure fiscali degli EAU e dalla legge sull'imposta sulle società, può comportare sanzioni significative. Le sanzioni sono strutturate come segue:
- Prima infrazione: 10.000 AED;
- Recidiva: 20.000 AED.
Queste sanzioni evidenziano l'importanza di una diligente tenuta dei registri e il potenziale impatto finanziario della mancata conformità.
Sfruttare la tecnologia per la tenuta dei registri
1. Soluzioni di archiviazione digitale
Nel mondo digitale di oggi, l'utilizzo della tecnologia per la tenuta dei registri è fondamentale. Le soluzioni di archiviazione basate sul cloud offrono alle aziende un modo sicuro e accessibile per archiviare e gestire la tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale. WellTax consiglia di utilizzare queste piattaforme per mantenere i documenti al sicuro e facilmente recuperabili in caso di necessità.Utilizzando l'archiviazione digitale, le aziende possono assicurarsi che i loro documenti siano protetti da danni fisici e che sia possibile accedervi da remoto, offrendo flessibilità e convenienza.
2. Automazione e software
I software di contabilità e gli strumenti di automazione possono snellire in modo significativo il processo di tenuta dei registri. Questi strumenti possono generare automaticamente rapporti finanziari, tenere traccia delle fatture e gestire le riconciliazioni bancarie, riducendo il rischio di errori umani. WellTax fornisce consulenza per la scelta delle soluzioni software più adatte alle vostre esigenze aziendali. Integrando questi strumenti nelle vostre pratiche di registrazione, potrete migliorare l'accuratezza e l'efficienza, rendendo meno onerosi gli adempimenti fiscali.
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Conclusioni
Mantenere registri accurati e completi non è solo un requisito legale ai sensi della legge sull'imposta sulle società degli Emirati Arabi Uniti, ma anche una pratica cruciale per garantire che la vostra azienda operi senza problemi e rimanga conforme alle normative fiscali. Dai bilanci ai documenti specifici di settore e alla documentazione sui prezzi di trasferimento, la tenuta di registri ben organizzati vi aiuterà a comprovare le informazioni contenute nelle vostre dichiarazioni fiscali e a evitare potenziali sanzioni.
Noi di WellTax siamo consapevoli della complessità degli adempimenti fiscali e ci impegniamo ad aiutare le aziende degli Emirati Arabi Uniti a superare queste sfide con sicurezza. Il nostro team è a vostra disposizione per aiutarvi a mantenere una corretta documentazione, assicurandovi che la vostra azienda sia preparata per qualsiasi audit o richiesta da parte dell'FTA. Collaborando con WellTax, potete essere certi che i vostri processi di registrazione siano solidi, conformi e adattati alle esigenze specifiche della vostra azienda.
Per ulteriori informazioni sulla tenuta dei registri delle società negli EAU per la conformità fiscale, visitate il nostro sito web.
