Lorsqu'il s'agit de se conformer à l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis, il est essentiel de disposer des bons documents de conservation des données pour l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis. Ces documents permettent aux entreprises de justifier leurs activités financières et de remplir leurs obligations vis-à-vis de l'autorité fiscale fédérale (FTA). Chez WellTax, nous reconnaissons l'importance d'une comptabilité précise et organisée. Nous sommes là pour vous guider tout au long du processus et veiller à ce que votre entreprise reste conforme. Cet article explore les documents essentiels à la tenue des registres pour l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis, en mettant en évidence les catégories clés et en soulignant l'importance d'adhérer aux exigences légales.
Principaux documents financiers en général
1. États financiers et registres comptables
Le fondement de toute stratégie de conformité fiscale repose sur des états financiers précis et détaillés. Il s'agit notamment des bilans, des comptes de résultats et des états des flux de trésorerie. En vertu de la loi sur l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis, les entreprises sont tenues de conserver ces documents financiers pendant au moins sept ans après la fin de la période fiscale concernée. WellTax aide les entreprises à produire et à conserver ces documents essentiels, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux normes réglementaires.
2. Factures et reçus
Les factures et les reçus sont essentiels WellTax recommande d'utiliser ces plates-formes pour conserver les dossiers en toute sécurité la conformité. Ils fournissent la preuve des transactions, tant à l'entrée qu'à la sortie, et doivent être conservés pour valider les chiffres indiqués dans vos déclarations fiscales. Bien que l'administration fiscale n'exige pas de format spécifique pour la conservation de ces documents, les registres doivent justifier les montants déclarés dans les déclarations fiscales. WellTax conseille aux entreprises d'organiser ces documents par date et par type de transaction, qu'ils soient stockés numériquement ou physiquement, afin de s'assurer qu'ils sont facilement accessibles et conformes à la réglementation.
3. Relevés bancaires et rapprochements
Les relevés bancaires et leurs rapprochements sont essentiels pour s'assurer que les transactions enregistrées correspondent aux registres de la banque. Toute divergence peut entraîner des problèmes lors des audits. WellTax insiste sur l'importance des rapprochements bancaires réguliers dans le cadre d'une stratégie globale de conformité fiscale. Cette pratique permet non seulement d'assurer l'exactitude de vos registres, mais aussi de prévenir les pénalités potentielles en cas de contrôle fiscal.
4. Contrats et accords
Les contrats et les accords, qu'il s'agisse de ventes, d'achats ou d'emplois, constituent l'épine dorsale de nombreuses transactions financières. Ces documents doivent être conservés afin de prouver la validité de vos transactions et les conditions dans lesquelles elles ont été effectuées. WellTax aide les entreprises à organiser et à conserver ces documents, afin qu'ils soient facilement accessibles si l'AFC en a besoin.
5. Fiches de paie
Il est essentiel de tenir des registres de paie précis pour se conformer aux documents de tenue des registres de l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis. Les documents essentiels comprennent les contrats des employés, les bulletins de salaire et les approbations de la direction pour les primes. Les contrats de travail sont essentiels car ils fournissent la preuve du paiement des salaires, des avantages et autres compensations, et doivent être conservés pour justifier les dépenses salariales déclarées dans les déclarations d'impôts.
Aux Émirats arabes unis, en particulier pour les entités continentales, les registres de paie sont pris en charge par le système de protection des salaires (WPS - Wages Protection System), qui garantit la conformité avec le droit du travail des Émirats arabes unis. Le fichier d'information sur les salaires (Salary Information File - SIF) via le WPS est requis pour les entreprises continentales et les entités de la zone franche enregistrées dans le DMCC et le JAFZA.
WellTax propose des services complets de gestion des salaires afin de garantir que tous les dossiers sont exacts et conformes à la réglementation des Émirats arabes unis, ce qui permet de respecter le droit fiscal et le droit du travail.
Documents spécifiques à l'industrie
1. Sociétés commerciales
Pour les sociétés commerciales, les documents douaniers, tels que les déclarations d'importation et d'exportation, les connaissements, les listes de colisage et les certificats d'origine, sont essentiels. Ces documents WellTax recommande d'utiliser ces plates-formes pour conserver les dossiers en toute sécurité et doivent être méticuleusement organisés pour chaque transaction commerciale.
2. Sociétés holding
Pour les holdings, les registres des investissements dans les filiales sont essentiels. Il s'agit notamment des états financiers des filiales, des accords d'investissement et des certificats d'actions.
Lorsqu'il s'agit de biens immobiliers, les actes de propriété, les contrats de bail et les rapports d'évaluation sont essentiels pour la conformité fiscale. Ces documents doivent être correctement tenus à jour afin d'étayer les chiffres indiqués dans vos déclarations fiscales.
Documentation sur les prix de transfert (Transfer Pricing)
Pour toute entreprise effectuant des transactions avec des parties liées, il est essentiel de conserver des documents d'enregistrement précis pour l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis afin de démontrer le respect du principe de pleine concurrence, qui garantit que ces transactions sont effectuées à la juste valeur du marché.
Documents clés en matière de prix de transfert :
- Formulaire de déclaration de prix de transfert : Résume les politiques de prix de transfert de l'entreprise, à remplir chaque année par les personnes assujetties. A ce jour, l'AFC n'a pas encore publié de modèle de ce formulaire sur son site web.
- Master File : Fournit une vue d'ensemble des opérations mondiales et des pratiques en matière de prix de transfert du groupe d'entreprises multinationales.
- Local File: Contient des informations détaillées sur les transactions des entités locales.
- Country-by-Country Reporting (CbCR): Détaille les revenus, les bénéfices et les impôts du groupe d'entreprises multinationales par juridiction.
Autres transactions avec des parties liées (RPT) Documentation et enregistrements :
- Accords interentreprises ;
- Frais de gestion et services ;
- Accords de rémunération RPT : Registres des rémunérations des actionnaires, des administrateurs et des dirigeants.
Les groupes d'entreprises multinationales dont le revenu consolidé est égal ou supérieur à 3,15 milliards AED, ou les personnes imposables dont le revenu est supérieur à 200 millions AED, doivent tenir un fichier principal et un fichier local, ainsi qu'un rapport pays par pays (CbCR). Les groupes basés aux Émirats arabes unis qui n'ont pas d'opérations à l'étranger doivent tenir un dossier local s'ils atteignent les seuils de revenus. En dessous de ces seuils, les entreprises doivent seulement tenir des registres raisonnables pour justifier les transactions effectuées dans des conditions de concurrence normale, disponibles sur demande de la FTA.
Délai de conservation des documents pour l'impôt sur les sociétés aux Émirats arabes unis
L'article 56 de la loi sur l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis stipule que tous les registres et documents doivent être conservés pendant au moins sept ans après la fin de la période fiscale concernée. Ce délai s'applique à la fois aux personnes imposables et exonérées et est essentiel pour étayer les informations fournies dans les déclarations fiscales ou autres documents déposés auprès de la FTA. La tenue de ces registres permet à l'Autorité de vérifier facilement le revenu imposable, ce qui en fait un aspect essentiel de la conformité.
Sanctions administratives en cas de non-conformité
Le fait de ne pas conserver les registres et documents requis par la loi sur les procédures fiscales et la loi sur l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis peut entraîner des pénalités importantes. Les pénalités sont structurées comme suit :
- Première infraction : 10 000 AED ;
- Récidive : 20 000 AED.
Ces sanctions soulignent l'importance d'une tenue diligente des registres et l'impact financier potentiel de la non-conformité.
Tirer parti de la technologie pour la tenue des dossiers
1. Solutions de stockage numérique
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, l'utilisation de la technologie pour l'archivage est cruciale. Les solutions de stockage dans le nuage offrent aux entreprises un moyen sûr et accessible de stocker et de gérer leurs données. WellTax recommande d'utiliser ces plates-formes pour conserver les dossiers en toute sécurité, et les retrouver facilement en cas de besoin. En utilisant le stockage numérique, les entreprises peuvent s'assurer que leurs documents sont protégés contre les dommages physiques et peuvent être consultés à distance, ce qui offre flexibilité et commodité.
2. Automatisation et logiciels
Les logiciels de comptabilité et les outils d'automatisation peuvent considérablement rationaliser le processus de tenue des comptes. Ces outils peuvent générer automatiquement des rapports financiers, assurer le suivi des factures et gérer les rapprochements bancaires, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine. WellTax fournit des conseils sur le choix des solutions logicielles adaptées aux besoins de votre entreprise. En intégrant ces outils dans vos pratiques de tenue des comptes, vous pouvez améliorer la précision et l'efficacité, ce qui rendra la conformité fiscale moins contraignante.
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Conclusion
La tenue de registres précis et complets n'est pas seulement une obligation légale en vertu de la loi sur l'impôt sur les sociétés des Émirats arabes unis, c'est aussi une pratique cruciale pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise et sa conformité aux réglementations fiscales. Qu'il s'agisse d'états financiers, de documents spécifiques à votre secteur d'activité ou de documentation sur les prix de transfert, la tenue de registres bien organisés vous aidera à justifier les informations figurant dans vos déclarations fiscales et à éviter les pénalités potentielles.
Chez WellTax, nous comprenons les complexités de la conformité fiscale et nous nous engageons à aider les entreprises des Émirats arabes unis à relever ces défis en toute confiance. Notre équipe est là pour vous aider à tenir des registres corrects, en veillant à ce que votre entreprise soit prête pour tout audit ou demande de renseignements de la part de l'autorité fiscale fédérale. En vous associant à WellTax, vous pouvez être sûr que vos processus de tenue de registres sont solides, conformes et adaptés aux besoins uniques de votre entreprise.
Pour plus d'informations sur les documents à conserver dans le cadre de l'impôt sur les sociétés aux Émirats arabes unis, veuillez consulter notre site Web.
