Esenzione parziale dall'IVA: una guida pratica per le imprese del Regno Unito

L'esenzione parziale dall'IVA si applica quando un'impresa registrata ai fini IVA effettua sia vendite soggette a imposta che esenti. Ciò significa che l'impresa potrebbe non essere in grado di recuperare tutta l'IVA pagata sui costi. Una parte dell'IVA può essere recuperata integralmente, un'altra parte non può essere recuperata affatto, mentre un'altra ancora deve essere ripartita equamente tra attività soggette a imposta ed esenti.

Per molte aziende del Regno Unito, l’esenzione parziale dall’IVA diventa un problema solo dopo che hanno cercato di recuperare l’IVA e si sono rese conto che le regole non sono così semplici come previsto. Ciò può verificarsi in settori quali quello immobiliare, finanziario, dell’istruzione, sanitario, delle organizzazioni di beneficenza e delle imprese commerciali miste. Le norme possono sembrare tecniche, ma il concetto di base è chiaro: il recupero dell’IVA dipende dall’utilizzo del costo.

Che cos’è l’esenzione parziale dall’IVA?

L'esenzione parziale dall'IVA si applica quando un'impresa effettua sia operazioni imponibili che operazioni esenti.

Le operazioni imponibili comprendono le vendite soggette all’aliquota standard, a quella ridotta e a quella zero. Le operazioni esenti sono diverse: al cliente non viene addebitata l’IVA e l’IVA sui costi correlati non è solitamente recuperabile.

Ad esempio, un’azienda può vendere beni soggetti all’aliquota standard e percepire al contempo redditi da locazione esenti relativi a un immobile. L’IVA sui beni acquistati per la rivendita può essere detraibile. L’IVA sui costi legati esclusivamente alla locazione esente di immobili può essere non detraibile. L’IVA sui costi condivisi, come l’elettricità o i software di contabilità, potrebbe dover essere ripartita.

Il punto fondamentale è che l’esenzione parziale dall’IVA non dipende solo dal fatto che una fattura includa o meno l’IVA, ma da ciò a cui si riferisce il costo.

Perché l'esenzione parziale dall'IVA è importante

L'esenzione parziale dall'IVA è importante perché può influire sul flusso di cassa. Se un'azienda richiede un rimborso IVA eccessivo, potrebbe dover restituire denaro all'HMRC. Se invece richiede un rimborso troppo esiguo, potrebbe perdere l'IVA che avrebbe potuto recuperare.

La norma è stata introdotta per garantire l'equilibrio del sistema IVA. Un'impresa che effettua vendite esenti non applica l'IVA su tali vendite. Per questo motivo, l'HMRC limita di norma il recupero dell'IVA sui costi connessi alle attività esenti.

Questo può fare davvero la differenza per le imprese con un reddito misto. Una piccola impresa immobiliare, un bar di beneficenza o un ente di formazione potrebbero tutti dover verificare se si applica l’esenzione parziale dall’IVA.

Come le aziende classificano i propri costi

Un primo passo utile consiste nel suddividere i costi in tre categorie.

Tipo di costo	Trattamento IVA	Esempio
Costi esclusivamente imponibili	Di solito recuperabile per intero	Azioni acquistate a fini di rivendita soggetta a imposta
Costi esclusivamente esenti	Di solito non recuperabile	Spese legali relative ai redditi da locazione esenti
Costi condivisi	Parzialmente recuperabile	Affitto, elettricità, software, spese amministrative

I costi “solo imponibili” vengono utilizzati esclusivamente per le vendite imponibili. I costi “solo esenti” vengono utilizzati esclusivamente per le vendite esenti. I costi condivisi sostengono sia le attività imponibili che quelle esenti.

I costi condivisi rappresentano spesso l'aspetto più complesso dell'esenzione parziale dall'IVA. L'impresa deve determinare quale parte dell'IVA sia relativa all'attività imponibile e quale all'attività esente.

Il metodo standard per l'esenzione parziale dall'IVA

Molte aziende iniziano utilizzando il metodo standard dell’HMRC. Di solito, tale metodo prevede il confronto tra le vendite imponibili e il fatturato totale.

Ad esempio:

• Vendite imponibili: £ 70.000
• Vendite esenti: £ 30.000
• Fatturato totale: 100.000 sterline
• Percentuale imponibile: 70%

Se l'azienda ha 10.000 sterline di IVA sui costi condivisi, potrebbe riuscire a recuperare 70%, ovvero 7.000 sterline. Le restanti 3.000 sterline potrebbero essere soggette a limitazioni poiché si riferiscono ad attività esenti.

Si tratta di un esempio semplice, ma illustra come funziona nella pratica l’esenzione parziale dall’IVA. Il calcolo può diventare più complesso in presenza di diverse tipologie di reddito, variazioni stagionali o operazioni una tantum di importo elevato.

Per un esempio risolto più dettagliato, WellTax ha pubblicato qui una guida pratica: Esempio di calcolo dell'esenzione parziale dall'IVA: una guida pratica in 4 passaggi. Questo articolo può essere utile per le aziende che desiderano capire come funziona il calcolo passo dopo passo prima di analizzare i propri dati.

La regola de minimis

La regola de minimis può aiutare alcune imprese a recuperare l’intero importo dell’IVA, anche nel caso in cui effettuino vendite esenti.

In parole semplici, se l’importo dell’IVA relativa alle attività esenti è sufficientemente modesto, l’impresa può essere considerata interamente soggetta a IVA ai fini del recupero dell’imposta. Un criterio comunemente utilizzato consiste nel verificare se l’IVA a monte esente non superi in media 625 sterline al mese e non superi il 50% dell’IVA a monte totale.

Questa norma può rivelarsi utile per le piccole imprese. Ad esempio, una scuola di yoga potrebbe vendere prodotti soggetti a IVA e offrire anche lezioni esenti. Se l’IVA relativa alle prestazioni esenti è inferiore alla soglia prevista, la scuola potrebbe comunque recuperare l’intera IVA.

Tuttavia, è necessario verificare accuratamente l'applicazione della regola de minimis. Un'impresa dovrebbe conservare la documentazione che attesti le modalità di calcolo delle cifre.

Un semplice esempio aziendale

Immaginate un hotel boutique che offre soggiorni, trattamenti benessere e la possibilità di affittare la struttura per matrimoni.

I soggiorni in hotel e i trattamenti termali sono soggetti a imposta. In questo esempio, l’affitto della location per il matrimonio è esente. L’hotel ha delle spese condivise quali elettricità, pulizie, software e personale della reception.

Al termine del periodo di riferimento IVA, l'hotel esamina i propri ricavi:

• Reddito imponibile: 80.000 sterline
• Reddito esente: 20.000 sterline
• Reddito complessivo: 100.000 sterline

La percentuale imponibile è pari a 80%. Se l’hotel ha 5.000 sterline di IVA sui costi condivisi, può recuperare 4.000 sterline utilizzando il metodo standard. Le restanti 1.000 sterline potrebbero essere soggette a limitazioni.

Questo spiega perché l’esenzione parziale dall’IVA sia importante. La stessa fattura può riguardare più di un settore dell’attività, pertanto il recupero dell’IVA deve essere ripartito in modo equo.

Quando il metodo standard non è equo

Il metodo standard è utile, ma non sempre rappresenta la soluzione più adeguata. Si basa principalmente sui valori relativi al reddito. A volte, tali valori non riflettono l'effettivo impiego dei costi.

Ad esempio, un’azienda potrebbe percepire commissioni esenti di importo elevato derivanti da attività finanziarie, ma dedicare solo una minima parte del tempo del proprio personale a tale attività. In tal caso, il metodo standard potrebbe comportare una ritenuta IVA eccessiva.

Potrebbe essere possibile ricorrere a un metodo speciale qualora un’altra base di calcolo fornisse un risultato più equo. Tale metodo potrebbe tenere conto del tempo impiegato dal personale, dello spazio occupato, del numero di transazioni o dei costi effettivi sostenuti. Di norma, prima di ricorrere a un metodo speciale è necessaria l’approvazione dell’HMRC.

Le aziende dovrebbero valutare attentamente questo aspetto prima di modificare il proprio approccio. Il metodo dovrebbe essere ragionevole, supportato da prove concrete e adeguato al modo in cui l'azienda opera.

Linee guida dell’HMRC sull’esenzione parziale dall’IVA

Le imprese dovrebbero inoltre consultare le linee guida ufficiali dell’HMRC: Esenzione parziale dall’IVA – Circolare 706. Il presente documento illustra le modalità previste dall’HMRC per la gestione, da parte delle imprese, delle cessioni imponibili ed esenti, del recupero dell’imposta a monte, dei metodi di esenzione parziale, delle verifiche de minimis e delle rettifiche annuali.

Queste indicazioni sono particolarmente importanti nei casi in cui l’azienda abbia flussi di reddito complessi o non sia certa se un costo sia esclusivamente imponibile, esclusivamente esente o misto. Sono utili anche nella preparazione della documentazione a supporto della dichiarazione IVA.

Adeguamenti annuali

L'esenzione parziale dall'IVA non è solo un adempimento trimestrale. Alla fine dell'anno IVA, le imprese devono solitamente effettuare una rettifica annuale.

In questo modo si confronta l'IVA recuperata nel corso dell'anno con i dati annuali definitivi. Se l'azienda ha recuperato un importo di IVA eccessivo, potrebbe doverlo restituire all'HMRC. Se invece ne ha recuperato troppo poco, potrebbe avere la possibilità di richiederne un importo maggiore.

È importante effettuare un adeguamento annuale poiché le dinamiche commerciali possono variare. Un’azienda può registrare un reddito imponibile più elevato in un trimestre e un reddito esente più elevato in un altro. L’adeguamento annuale contribuisce a correggere la situazione.

Errori comuni da evitare

Molti errori relativi all’esenzione parziale dall’IVA derivano da una classificazione errata delle vendite e dei costi.

Tra i problemi più comuni figurano:

• Considerare le vendite a aliquota zero come vendite esenti
• Richiesta di rimborso dell’IVA sui costi condivisi senza presentazione di un calcolo
• Dimenticarsi di verificare la regola de minimis
• Mancato adeguamento annuale
• Tenuta di registri incompleti per la ripartizione dei costi

Le vendite a aliquota zero sono comunque operazioni imponibili, pertanto di norma danno diritto al recupero dell’IVA. Le vendite esenti sono diverse e possono limitare il recupero. Questa distinzione è molto importante.

Una corretta contabilità contribuisce a ridurre gli errori. È utile contrassegnare ogni costo come “esclusivamente imponibile”, “esclusivamente esente” o “misto” al momento della registrazione delle fatture.

Riflessioni finali

L'esenzione parziale dall'IVA può sembrare complicata a prima vista, ma la domanda fondamentale è semplice: a quale attività si riferisce ciascun costo?

Le imprese dovrebbero individuare le vendite soggette a imposta e quelle esenti, classificare correttamente i costi, applicare un calcolo equo, verificare la regola de minimis e completare l’adeguamento annuale. Con una contabilità chiara, la gestione dell’IVA con esenzione parziale diventa molto più semplice.

Per le imprese del Regno Unito con redditi misti, sia imponibili che esenti, WellTax può fornire supporto per le verifiche IVA, i calcoli delle esenzioni parziali e la tenuta pratica dei registri contabili. Ciò può aiutare le imprese a comprendere la propria situazione IVA ed evitare errori inutili.

– A cura di Matteo Zaccagni, Assistant Manager, Associate Chartered Accountant (ICAEW), WellTax.