IVA per sede fissa: cosa devono verificare le aziende britanniche all’estero

L’IVA relativa alla sede fissa rappresenta un rischio concreto per le imprese britanniche che si espandono all’estero, poiché una filiale locale, un team, un agente, una funzione di supporto logistico o un accordo con una controllata possono influire sul luogo in cui i servizi sono considerati prestati e sulle norme IVA applicabili. Il criterio principale non è se l’azienda abbia semplicemente effettuato vendite all’estero, bensì se la presenza all’estero abbia sufficiente permanenza, personale e risorse tecniche per effettuare o ricevere forniture in quel paese. In tal caso, prima dell’entrata in vigore dei contratti è necessario verificare la fatturazione, l’inversione contabile, la registrazione locale e il recupero dell’IVA a credito.

Cosa significa in pratica “IVA per sede fissa”

Ai fini dell’IVA, una sede fissa è diversa dalla sede centrale o dalla sede legale. L’HMRC la definisce come una sede, diversa dalla sede operativa, dotata delle risorse umane e tecniche necessarie per prestare o ricevere i servizi in questione su base permanente. Nella terminologia dell’IVA dell’UE, il solo numero di partita IVA non è sufficiente a costituire una sede fissa.

Tra i controlli fondamentali per le imprese del Regno Unito figurano:

• Se all’estero ci siano persone in grado di negoziare, gestire, fornire o ricevere servizi per l’azienda.
• Che si tratti di locali, sistemi, attrezzature, gestione delle scorte o infrastrutture operative a supporto delle forniture.
• Se l'accordo abbia una durata sufficiente da poter essere considerato una sede all'estero piuttosto che un progetto temporaneo.

La questione pratica è di natura sostanziale. Una società britannica può vendere a clienti esteri senza creare una sede fissa. Allo stesso modo, una filiale estera, un’agenzia o una struttura operativa locale sottoposta a stretto controllo può comportare conseguenze ai fini dell’IVA se costituisce il luogo più strettamente connesso alla prestazione.

Perché la presenza ai fini dell’IVA non equivale alla presenza ai fini dell’imposta sulle società

Le aziende britanniche spesso valutano l'espansione all'estero considerando innanzitutto l'imposta sulle società, i costi del personale, la costituzione di una persona giuridica o il rischio di stabile organizzazione. Questi aspetti sono importanti, ma la stabile organizzazione ai fini dell'IVA è una questione a sé stante.

Per quanto riguarda l’IVA, l’attenzione si concentra solitamente sul luogo in cui viene effettuata la prestazione in questione, sulla sede del cliente o del fornitore e sulla sede che è più strettamente coinvolta nella transazione. Le linee guida dell’HMRC spiegano che un servizio prestato nel Regno Unito è soggetto all’IVA britannica, mentre un servizio considerato prestato al di fuori del Regno Unito non rientra nell’ambito di applicazione dell’IVA britannica e può richiedere l’applicazione delle norme fiscali del paese in questione.

Tre distinzioni sono particolarmente importanti:

• La presenza di una stabile organizzazione ai fini dell’imposta sulle società non determina automaticamente la soluzione in materia di IVA.
• Una controllata a tutti gli effetti è una società distinta, ma il suo ruolo, la sua autorità e le sue risorse possono comunque influire sull’analisi IVA dell’intero gruppo.
• Il numero di partita IVA, l’indirizzo locale o la presenza commerciale dovrebbero essere verificati alla luce dell’effettivo modello operativo, senza considerarli isolatamente.

Ecco perché, nella pianificazione dell’espansione, occorre esaminare la questione dell’IVA contestualmente alla struttura giuridica, ai prezzi di trasferimento, alla gestione delle retribuzioni e ai sistemi contabili.

Controlli IVA relativi alle sedi fisse prima della stipula di contratti all’estero

Il momento più sicuro per verificare la posizione di una sede fissa ai fini dell’IVA è prima che l’azienda stipuli contratti con clienti, fornitori, agenzie o tra società locali. Una volta emesse le fatture e configurati i sistemi, correggere il trattamento IVA può risultare più difficile.

Durante la revisione dei contratti occorre chiedersi:

• Quale soggetto effettua o riceve legalmente la fornitura?.
• Quale team sta effettivamente fornendo, approvando, gestendo o utilizzando il servizio?.
• Quale esercizio commerciale è indicato nel contratto, nell'ordine di acquisto, nel numero di partita IVA, nella fattura e nel flusso dei pagamenti?.

Ad esempio, un’azienda britannica potrebbe stipulare un contratto a livello di gruppo per la fornitura di software, consulenza o servizi di marketing, mentre una parte del servizio viene utilizzata da una filiale estera. Se la filiale dispone di personale proprio, di sistemi locali e di una chiara esigenza del servizio, essa potrebbe essere più strettamente coinvolta nella fornitura rispetto alla sede centrale nel Regno Unito. Ciò può modificare la situazione fiscale ai fini dell’IVA.

Nel caso in cui i servizi vengano acquistati da fornitori esteri, le imprese del Regno Unito dovrebbero inoltre valutare se si applichi il meccanismo di inversione contabile britannico. Le linee guida dell’HMRC precisano che l’inversione contabile può applicarsi qualora il luogo di prestazione sia il Regno Unito, il fornitore abbia sede al di fuori del Regno Unito, il cliente abbia sede nel Regno Unito e la prestazione non sia esente.

In che modo l’IVA relativa alla sede fissa influisce sui prezzi e sulla fatturazione

Una sede fissa ai fini IVA può avere ripercussioni sia sulle vendite che sugli acquisti. La questione non riguarda solo la presenza o meno dell’IVA sulla fattura. Può anche determinare chi è tenuto a contabilizzare l’IVA, se sia necessaria la registrazione, se l’IVA a monte sia recuperabile e se il cliente riceva la documentazione corretta.

I controlli relativi ai prezzi e alla fatturazione dovrebbero includere:

• Se debba essere applicata l’IVA del Regno Unito, l’IVA locale oppure se la fornitura debba essere considerata al di fuori dell’ambito di applicazione dell’IVA del Regno Unito.
• Se il cliente gestisce l'IVA nell'ambito di un meccanismo locale di inversione contabile o di autoliquidazione.
• Se i contratti indicano chiaramente quale entità o sede fornisca o riceva il servizio.

Questo aspetto è rilevante ai fini della gestione dei margini. Se il prezzo di un contratto è stato fissato partendo dal presupposto che non sorga alcun onere IVA, ma l’accordo con l’estero comporti un onere IVA locale che non può essere recuperato integralmente, l’esito commerciale può subire variazioni. È rilevante anche per l’esperienza del cliente, poiché un trattamento IVA errato può causare ritardi nei pagamenti, dare origine a controversie o richiedere note di credito e la riemissione delle fatture.

Per quanto riguarda gli accordi con parti correlate, la posizione in materia di IVA dovrebbe essere allineata ai prezzi di trasferimento e agli addebiti infragruppo. WellTax riscontra spesso questa sovrapposizione nei casi in cui i gruppi con sede nel Regno Unito e negli Emirati Arabi Uniti centralizzino la gestione, la tecnologia, la finanza o il supporto al marketing, mentre l’attività operativa viene svolta in un’altra giurisdizione.

Scenari di espansione che richiedono un’analisi più approfondita dell’IVA

Alcuni modelli di espansione all’estero sono più suscettibili di sollevare questioni relative all’IVA relative alle sedi fisse rispetto ad altri. La tabella che segue illustra gli scenari più comuni per le imprese del Regno Unito.

Scenario di espansione	Indicatore IVA da verificare	Rischio pratico
Filiale locale con dipendenti	Il personale fornisce o riceve servizi a livello locale	La filiale potrebbe essere la sede più strettamente legata all'approvvigionamento
Magazzino all’estero o supporto logistico	I sistemi e le persone a livello locale sostengono le attività di vendita	Tale accordo potrebbe avere ripercussioni sulla registrazione ai fini IVA a livello locale, sulla fatturazione o sui requisiti in materia di documentazione
Agente locale o rappresentante autorizzato	L'agente agisce per conto dell'azienda britannica	A seconda delle circostanze, gli accordi di agenzia possono indicare la necessità di una presenza fiscale locale ai fini dell'IVA
Filiale estera che fornisce servizi di supporto	La filiale è strettamente coinvolta nelle attività con i clienti locali	Non si dovrebbe ritenere che la controllata sia irrilevante solo perché è giuridicamente distinta
Team di progetto temporaneo all’estero	Il personale e le attrezzature sono disponibili per un periodo limitato	Una presenza di breve durata potrebbe ridurre la probabilità di costituire una sede fissa, ma sono i fatti che contano

Tre indicatori pratici meritano di essere esaminati sin da subito:

• Se il personale locale abbia l'autorità di impegnare l'azienda o di gestire le consegne.
• Se l’azienda disponga di risorse estere con un grado di permanenza sufficiente.
• Se le stesse risorse estere siano utilizzate prima o durante l’esecuzione delle operazioni imponibili.

Le imprese che intendono espandersi nell’UE, negli Emirati Arabi Uniti o in altre giurisdizioni in cui vige l’IVA o la GST dovrebbero inoltre verificare le normative nazionali locali. Le linee guida del Regno Unito possono chiarire la posizione del Regno Unito, ma non sostituiscono la consulenza locale in materia di IVA al di fuori del Regno Unito.

Documentazione da conservare prima e dopo il lancio

Gli esiti in materia di IVA dipendono spesso dalle prove a disposizione. Se l’azienda considera una fornitura al di fuori dell’ambito di applicazione dell’IVA del Regno Unito, le linee guida dell’HMRC prevedono che la documentazione dimostri perché il luogo di fornitura si trovi al di fuori del Regno Unito. Lo stesso approccio è utile anche per le posizioni relative all’IVA all’estero.

Tra i documenti utili figurano:

• Contratti, capitolati d’opera, ordini di acquisto e accordi infragruppo che identificano l’entità e la sede di riferimento.
• Organigrammi, descrizioni delle mansioni e matrici di approvazione che indicano chi eroga o riceve il servizio.
• Partite IVA, documentazione relativa all'ubicazione dei clienti, documentazione relativa alla registrazione dei fornitori e note relative alla codifica delle fatture.

I dati devono essere coerenti tra i registri commerciali, finanziari e fiscali. Un contratto può indicare la sede centrale nel Regno Unito, ma le bolle di consegna locali, la corrispondenza con i clienti e la codifica dei centri di costo potrebbero suggerire che una filiale estera sia più strettamente collegata. La mancanza di coerenza nei registri può rendere più difficile sostenere una posizione IVA ragionevole.

Le aziende britanniche dovrebbero inoltre riesaminare l’analisi ogni volta che il modello operativo subisce modifiche. L’assunzione di personale all’estero, la nomina di un nuovo agente, l’apertura di sedi locali, la modifica delle modalità di evasione degli ordini o il trasferimento della titolarità del contratto possono tutti influire sul risultato.

Quando è opportuno chiedere consiglio prima di espandersi all’estero

Una sede fissa ai fini dell’IVA risulta particolarmente utile quando rientra in un piano di espansione più ampio. La scelta relativa all’IVA dovrebbe essere valutata parallelamente alle decisioni riguardanti la costituzione dell’entità, il personale, i prezzi di trasferimento, l’imposta sulle società, i sistemi contabili e i contratti con i clienti.

I consigli sono particolarmente importanti nei casi in cui:

• L'azienda dispone, o prevede di disporre, di personale, sedi, agenti o attrezzature al di fuori del Regno Unito.
• I clienti, i fornitori o le società del gruppo richiedono un numero di partita IVA o un soggetto di fatturazione diversi.
• L'azienda sta espandendosi in diverse giurisdizioni e desidera adottare un modello di fatturazione uniforme.

WellTax assiste le imprese del Regno Unito e degli Emirati Arabi Uniti in materia di IVA e imposte indirette, comprese le questioni relative all’espansione transfrontaliera. Per le questioni relative al Regno Unito e agli Emirati Arabi Uniti, possiamo aiutare a valutare la situazione IVA insieme agli aspetti relativi all’imposta sulle società, alla contabilità e alla fiscalità internazionale. Per le giurisdizioni al di fuori del Regno Unito e degli Emirati Arabi Uniti, è opportuno rivolgersi a consulenti locali adeguatamente qualificati per ottenere una consulenza in materia di IVA nazionale.

Le aziende britanniche che si apprestano ad espandersi dovrebbero valutare IVA e imposte indirette pagina e l'articolo correlato su Conformità in materia di IVA e operazioni transfrontaliere nell'UE.

Scritto da Luca Marin, socio di WellTax.