Rischio di stabile organizzazione nel lavoro a distanza all’estero

Il lavoro a distanza all’estero può comportare il rischio di una “sede stabile” per un’azienda anche quando questa non dispone di un ufficio, una filiale o una controllata ufficiale nel Paese del dipendente. La questione fondamentale è se l’attività all’estero crei una presenza imponibile sufficiente ai sensi della legislazione locale e di eventuali convenzioni contro la doppia imposizione applicabili. Per le imprese del Regno Unito, ciò significa che un accordo di lavoro all’estero dovrebbe essere valutato non solo dal punto di vista delle retribuzioni o del rapporto di lavoro, ma anche in relazione alle implicazioni relative all’imposta sulle società, alle convenzioni fiscali e all’attribuzione degli utili.

Perché il rischio di stabile organizzazione è importante per i lavoratori da remoto

Una stabile organizzazione, o PE, è, in linea di massima, una presenza imponibile di un’impresa in un’altra giurisdizione. In base ai principi dei trattati, le due tipologie più spesso rilevanti per il lavoro a distanza sono la stabile organizzazione costituita da una sede fissa e quella costituita da un agente dipendente.

Un ufficio a domicilio può essere rilevante. Un’azienda non deve necessariamente affittare locali all’estero. L’abitazione di un dipendente o un altro luogo di lavoro abituale può essere preso in considerazione ai fini dell’analisi se l’attività viene svolta in quel luogo e sussiste il necessario grado di permanenza e di legame con l’impresa.

Il ruolo del dipendente è importante. Un dipendente junior che svolge mansioni interne di routine può presentare un profilo di rischio diverso rispetto a un dirigente di alto livello, a un addetto alle vendite o a un responsabile dello sviluppo commerciale che gestisce i clienti, negozia le condizioni commerciali o contribuisce all’acquisizione di contratti.

I fatti devono essere valutati nel loro insieme. La durata, la regolarità, le aspettative del datore di lavoro, la natura del lavoro e il motivo commerciale per cui il dipendente si trova in quel Paese possono tutti influire sull’esito.

Manuale internazionale dell’HMRC sulla stabile organizzazione distingue analogamente tra una sede fissa di attività e un agente dipendente. Per i periodi d’imposta che iniziano il 1° gennaio 2026 o successivamente, la legislazione nazionale del Regno Unito è stata inoltre aggiornata in modo che il criterio dell’agente dipendente possa includere una persona che conclude abitualmente contratti, o che svolge abitualmente il ruolo principale che porta alla conclusione di contratti che vengono abitualmente conclusi senza modifiche sostanziali da parte della società.

Cosa è cambiato nell'approccio dell'OCSE al lavoro da casa transfrontaliero?

Nel novembre 2025 l’OCSE ha approvato un aggiornamento della Convenzione fiscale modello che ha introdotto commenti dettagliati sul lavoro transfrontaliero svolto da casa o da altri luoghi pertinenti. Questo chiarimento è particolarmente utile per i datori di lavoro che consentono ai propri dipendenti di lavorare per una parte dell’anno da un altro Paese.

Lavorare all'estero non comporta automaticamente la costituzione di una stabile organizzazione. L'OCSE spiega che il semplice fatto che una persona lavori per un'impresa dalla propria abitazione all'estero non significa, di per sé, che tale abitazione costituisca una sede operativa dell'impresa.

Un orario di lavoro inferiore alla metà è un indicatore importante. Secondo una regola generale stabilita dall’OCSE, lavorare da un’abitazione situata in un altro paese per un orario inferiore a 50% dell’orario di lavoro totale non comporterebbe, di per sé, che tale abitazione venga considerata una sede d’attività.

Al di sopra di tale soglia, le ragioni commerciali continuano a rivestire un ruolo importante. Anche nei casi in cui un dipendente lavori dalla sede estera per 50% o più del proprio orario di lavoro complessivo, l’analisi non si esaurisce qui. L’OCSE sottolinea che l’esistenza di una ragione commerciale per lo svolgimento dell’attività aziendale da quel paese costituisce un fattore importante.

Queste linee guida possono ridurre l’incertezza relativa alle normali strutture ibride determinate principalmente da preferenze personali. Non costituiscono tuttavia una clausola di salvaguardia universale. Le società dovrebbero comunque verificare il trattato specifico, la normativa nazionale e gli elementi concreti della struttura in questione.

Rischio di stabile organizzazione: criteri della sede fissa e dell’agente dipendente

Il rischio di stabile organizzazione nei casi di lavoro a distanza solitamente si pone a partire da due domande: esiste un luogo fisso attraverso il quale viene svolta l’attività, e l’autorità commerciale o l’attività del dipendente dà luogo a una stabile organizzazione di tipo “agenzia”?

Area a rischio	Domande da porre	Esempi di fatti che comportano un rischio maggiore
Sede fissa	La sede è sufficientemente stabile e viene utilizzata per lo svolgimento dell’attività aziendale?	Uso regolare e di lunga durata, presenza richiesta dal datore di lavoro, attività commerciale legata a quel Paese
Agente dipendente	La persona in questione stipula abitualmente contratti o svolge il ruolo principale che porta alla loro stipula?	Ruolo dirigenziale nel settore vendite, negoziazioni ripetute, contratti approvati regolarmente senza modifiche sostanziali
Natura dell'attività	Le attività sono fondamentali per l'impresa piuttosto che preparatorie o ausiliarie?	Attività generatrici di ricavi, gestione, rapporti con i clienti chiave
Attribuzione degli utili	Se esiste una partecipazione, quale utile è ad essa attribuibile?	Funzioni, attività o rischi significativi connessi all’attività all’estero

Una sede fissa è solo una delle condizioni del test. Le linee guida dell’HMRC precisano che una sede fissa richiede generalmente un luogo geografico, un certo grado di permanenza e lo svolgimento di un’attività commerciale in tale sede.

L’attività contrattuale può comportare un rischio specifico. Un’azienda può trovarsi ad affrontare una questione relativa alla presenza fiscale (PE) di un agente dipendente anche in assenza di una sede fissa. Ciò è particolarmente rilevante per i dipendenti che svolgono un ruolo centrale nella negoziazione o nell’acquisizione di affari.

Le attività preparatorie o ausiliarie possono essere escluse. A seconda delle norme applicabili, le attività di supporto di portata limitata potrebbero non rientrare nella definizione di stabile organizzazione, ma la natura dell’attività deve essere valutata in relazione all’attività commerciale nel suo complesso.

Per le aziende che stanno valutando la situazione nel Regno Unito, l'articolo di WellTax su Modifiche fiscali nel Regno Unito relative ai prezzi di trasferimento, alla stabile organizzazione e all’imposta sugli utili deviati fornisce un utile contesto di riferimento.

Cosa succede se esiste una sede fissa all’estero?

Se viene individuata una stabile organizzazione, la questione passa dall’identificazione di una presenza imponibile alla determinazione degli obblighi di conformità e delle conseguenze fiscali che ne derivano. Il rischio legato alla stabile organizzazione comporta quindi sia una soglia giuridica che un costo operativo.

Potrebbero sorgere obblighi fiscali relativi all’imposta sulle società all’estero. A seconda della giurisdizione, la società potrebbe essere tenuta a registrarsi, a presentare le dichiarazioni dei redditi locali relative alle società e a versare l’imposta sugli utili attribuibili alla stabile organizzazione.

L’attribuzione degli utili assume un ruolo centrale. L’importo imponibile nel paese estero non corrisponde necessariamente allo stipendio del dipendente o al fatturato complessivo dell’azienda. L’analisi tiene generalmente conto delle funzioni svolte, dei beni utilizzati e dei rischi assunti in relazione alla stabile organizzazione.

È necessario gestire il problema della doppia imposizione. Anche la giurisdizione di origine potrebbe tassare gli utili della società; pertanto, è opportuno esaminare la convenzione applicabile e le norme nazionali in materia di sgravi fiscali per determinare se siano disponibili crediti d’imposta o altre forme di sgravio.

L’analisi del PE dovrebbe inoltre essere distinta dalle ritenute sui salari, dalla previdenza sociale, dall’immigrazione e dal diritto del lavoro. Questi ambiti possono sovrapporsi nella pratica, ma sono disciplinati da norme diverse e possono portare a esiti diversi.

Come le aziende possono gestire il rischio legato alla stabile organizzazione

Il momento più opportuno per valutare il rischio di stabile organizzazione è prima che il dipendente inizi a lavorare all’estero. Un processo di approvazione strutturato fornisce ai team fiscali, finanziari e delle risorse umane informazioni sufficienti per individuare tempestivamente le situazioni a rischio più elevato.

È necessario fornire informazioni preventive e ottenere l'approvazione. I dipendenti devono comunicare il Paese di destinazione, le date previste, l'organizzazione del lavoro e il motivo del soggiorno all'estero prima dell'inizio dell'incarico.

Valutare il ruolo, non solo il numero di giorni. Le aziende dovrebbero stabilire se il dipendente gestisce il personale, sviluppa i mercati, negozia con i clienti, stipula contratti o svolge un ruolo fondamentale nel garantirne la conclusione.

Documentare gli aspetti commerciali. Il datore di lavoro dovrebbe registrare se la presenza all’estero sia richiesta dall’attività aziendale o sia principalmente una scelta del dipendente, se l’azienda metta a disposizione o copra i costi dello spazio di lavoro e se in quella sede siano presenti clienti o fornitori.

Una verifica pratica ai fini della pre-approvazione dovrebbe comprendere:

1. il Paese e la durata prevista del lavoro all’estero;
2. le mansioni del dipendente, l'anzianità di servizio e l'ente appaltante;
3. la percentuale dell'orario di lavoro che si prevede di svolgere nella sede all'estero;
4. i test PE relativi al luogo fisso e all’agente dipendente;
5. requisiti relativi alla registrazione ai fini fiscali delle società e all’attribuzione degli utili;
6. aspetti relativi alle retribuzioni, alla previdenza sociale, all’immigrazione e al diritto del lavoro; e
7. la relativa convenzione in materia di doppia imposizione e le norme nazionali vigenti.

Per le aziende in fase di espansione o che operano a livello internazionale, WellTax’s Guida alla consulenza fiscale internazionale nell'ambito dell'espansione transfrontaliera spiega inoltre perché le questioni relative alla struttura societaria, alla residenza fiscale, ai prezzi di trasferimento e alla stabile organizzazione debbano essere considerate nel loro insieme.

Quando è opportuno ricorrere alla consulenza di un professionista?

Le modalità di lavoro a distanza transfrontaliere sono spesso gestibili, ma la situazione può cambiare rapidamente quando il ruolo assume un livello gerarchico più elevato, la modalità di lavoro all’estero diventa regolare o il dipendente inizia a svolgere funzioni di rilevanza commerciale.

I ruoli dirigenziali e quelli a contatto con i clienti meritano un’analisi più approfondita. I direttori, i responsabili delle vendite, i responsabili dello sviluppo commerciale e gli altri dipendenti che influiscono sui contratti possono comportare un’esposizione al rischio sostanzialmente diversa rispetto al personale che svolge funzioni di supporto interno.

È opportuno rivalutare le dinamiche a lungo termine. Un accordo nato come richiesta personale temporanea può trasformarsi in una prassi aziendale consolidata. Le revisioni periodiche aiutano a verificare se l’analisi iniziale rifletta ancora la realtà dei fatti.

È necessario verificare il trattato e la normativa locale. Il Modello OCSE è influente, ma l’esito effettivo dipende dal trattato bilaterale applicabile e dalle norme nazionali dei paesi coinvolti.

WellTax offre alle aziende servizi fiscali e contabili nel Regno Unito e negli Emirati Arabi Uniti, oltre a consulenza fiscale internazionale, che comprende la strutturazione transfrontaliera, gli aspetti relativi ai trattati fiscali e i prezzi di trasferimento. Per le giurisdizioni al di fuori del Regno Unito e degli Emirati Arabi Uniti, è opportuno richiedere una consulenza fiscale locale a consulenti locali adeguatamente qualificati. Laddove i dipendenti lavorino a livello transfrontaliero, un’analisi coordinata può aiutare a identificare le questioni relative all’imposta sulle società prima che un accordo di lavoro informale si trasformi in un obbligo di conformità imprevisto.

Scritto da Luca Marin, socio di WellTax.