Se avete mai provato a chiedere il rimborso dell'IVA e vi è stato detto che potete recuperarne solo una parte, probabilmente avete incrociato la strada dell'esenzione parziale dell'IVA. Per molti imprenditori, questo è il momento in cui l'IVA sembra improvvisamente meno un'imposta semplice e più un puzzle con pezzi mancanti.
La verità è che l'esenzione parziale dall'IVA non esiste per rendere la vita più difficile, ma per una questione di equità. Se alcune delle vostre vendite sono esenti da IVA, l'HMRC ritiene che non sia giusto che recuperiate tutta l'IVA pagata sulle spese che hanno contribuito a realizzare quelle vendite esenti. Ma anche se le regole sembrano rigide, c'è spazio per la strategia e con il giusto approccio potreste trattenere più IVA del previsto.
Questa guida lo spiega, con esempi reali e persino un mini-caso di studio per mostrare esattamente come funziona il processo in azione.
Capire le basi
La maggior parte delle imprese con partita IVA recupera l'IVA pagata sugli acquisti. Il problema si presenta quando un'azienda effettua sia vendite imponibili che esenti. "Esente" significa che non si applica l'IVA ai propri clienti: si pensi ai redditi da locazione di alcune proprietà, a specifici tipi di istruzione e formazione, ai servizi finanziari o ad alcune attività di beneficenza.
Se avete sia redditi imponibili che esenti, vi trovate nel territorio dell'"esenzione parziale". Le regole dicono che potete recuperare solo l'IVA che si riferisce direttamente alle vostre vendite imponibili. Il resto è off limits, a meno che non si possa utilizzare un calcolo per suddividere equamente i costi tra i due tipi di attività.
Perché la regola esiste
Immaginate due aziende: una vende arredi per la casa di alto livello con IVA su ogni vendita, l'altra vende gli stessi arredi ma tutte le sue vendite sono esenti. Se entrambe potessero recuperare tutta l'IVA pagata sulle scorte e sulle spese generali, il venditore esente otterrebbe un vantaggio fiscale senza incassare l'IVA per il governo. Questo è lo squilibrio che l'esenzione parziale dall'IVA vuole evitare.
Un esempio quotidiano
Consideriamo un centro artistico comunitario. Da un lato, affitta la sua sala eventi per matrimoni e riunioni aziendali: si tratta di servizi imponibili, per i quali si applica l'IVA. Dall'altro, organizza laboratori didattici gratuiti finanziati da una sovvenzione di beneficenza: questi sono esenti da IVA.
La bolletta mensile dell'elettricità mantiene le luci accese sia per i matrimoni che per i laboratori. Poiché la bolletta va a beneficio sia delle attività imponibili che di quelle esenti, l'IVA non può essere recuperata per intero. Il centro artistico deve calcolare la percentuale relativa all'uso imponibile e recuperare solo quell'importo. Questo, in breve, è il funzionamento dell'IVA in esenzione parziale nella vita reale.
Ordinamento dei costi
Quando le aziende applicano le regole, di solito pensano a tre categorie:
Costi solo fiscali
IVA completamente recuperabile (ad esempio, stock acquistati per la rivendita con l'aggiunta dell'IVA).
Costi solo esenti
Non è consentito il recupero dell'IVA (ad esempio, la commercializzazione di un immobile in affitto esente).
Costi condivisi
In parte recuperabile, in parte no, in base a un calcolo equo (ad esempio, affitto, elettricità, software amministrativo).
La maggior parte delle imprese inizia con il "metodo standard", che consiste nel calcolare la percentuale di vendite imponibili rispetto alle vendite totali e nell'applicare tale percentuale ai costi condivisi. Non è perfetto, ma è l'approccio predefinito dell'HMRC.
La regola de minimis: Un'opportunità nascosta
Una delle parti più trascurate dell'esenzione parziale dall'IVA è la regola de minimis. Questa regola dice che se l'importo dell'IVA che non potete reclamare è abbastanza piccolo, potete ignorare la restrizione e recuperarlo comunque.
Siete qualificati se:
- L'IVA che non è possibile recuperare è inferiore a 625 sterline al mese in media, e
- È anche meno del 50% dell'IVA su tutti i vostri acquisti.
Per le piccole imprese, questo può rappresentare una svolta. Ad esempio, uno studio di yoga con un piccolo caffè potrebbe trovare l'IVA non recuperabile sotto la soglia, il che significa che può reclamare 100% dell'IVA nonostante le vendite siano esenti.
WellTax assiste le imprese nella gestione delle norme sull'IVA e nell'individuazione di opportunità per migliorare l'efficienza fiscale complessiva.
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Mini caso di studio: Come un hotel di charme gestisce l'esenzione parziale dall'IVA
Immaginate di gestire un accogliente hotel boutique chiamato La Casa del Salice in Bagno. Vi piace accogliere gli ospiti, organizzare giornate di benessere e persino trasformare il vostro giardino sul tetto in una location da sogno per i matrimoni. Ma c'è un problema: non tutte le vostre attività sono tassate allo stesso modo. Alcune sono soggette all'IVA ordinaria, altre sono esenti. È qui che entra in gioco l'esenzione parziale dall'IVA.
Vediamo come si articola:
Soggiorni in hotel e trattamenti termali
IVA standard - ogni sterlina guadagnata qui permette a The Willow House di recuperare l'IVA sui costi direttamente correlati a questi servizi.
Noleggio location per matrimoni
Esente da IVA: i costi utilizzati esclusivamente per i matrimoni non possono essere recuperati.
Consideriamo ora i costi condivisi, come l'elettricità, le pulizie o gli stipendi del personale, che sostengono sia le attività imponibili che quelle esenti.
Alla fine del mese, l'hotel esamina le vendite:
- Vendite imponibili: 70.000 sterline
- Vendite esenti: £ 30.000
- Costi totali condivisi (IVA inclusa): £10,000
- Calcolare la percentuale di vendite imponibili: £70.000/£100.000=70%
- Applicare questa percentuale ai costi condivisi: 70%*£10.000=£7.000
Pertanto, l'hotel può recuperare 7.000 sterline di IVA sui costi condivisi. Le restanti 3.000 sterline sono legate ad attività esenti e non possono essere recuperate.
Metodi su misura: Un approccio più equo
Sebbene il metodo standard sia quello predefinito, non sempre fornisce un risultato equo. È qui che entrano in gioco i metodi speciali o personalizzati. Invece di basarsi solo sul valore delle vendite, un'azienda può concordare con l'HMRC un metodo basato su misure più accurate, come la superficie, le ore di lavoro del personale o l'uso effettivo dei costi.
Prendiamo ad esempio uno studio contabile. La maggior parte delle sue entrate proviene da servizi imponibili ai fini dell'IVA come la tenuta dei libri contabili, le buste paga e la consulenza, ma ottiene anche alcune entrate esenti da IVA grazie alla concessione di prestiti ai clienti. Secondo il metodo standard, le commissioni esenti potrebbero apparire elevate rispetto agli onorari imponibili, il che significa che lo studio può recuperare, ad esempio, solo 80% di IVA sui costi condivisi. Ma se i registri del personale mostrano che meno di 15% di tempo dei dipendenti è stato speso per il lavoro di prestito esente, un metodo personalizzato basato sulle ore del personale potrebbe far salire il recupero a circa 85-87% - un dato che riflette in modo più veritiero il reale utilizzo dei costi.
Aggiustamenti annuali e perché sono importanti
L'esenzione parziale non è un esercizio "imposta e dimentica". Alla fine dell'anno IVA, è necessario effettuare un adeguamento annuale per confrontare le stime con i dati effettivi.
Questa fase è fondamentale perché:
- Se avete reclamato una quantità eccessiva di IVA, dovete restituirla all'HMRC.
- Se avete recuperato troppo poco, potete richiederne la restituzione.
- Il mancato rispetto di questo passaggio può comportare l'applicazione di sanzioni e interessi.
Per ulteriori informazioni sulle sanzioni IVA, compreso il nuovo sistema di punti di penalità introdotto il 1° gennaio 2023, visitate la nostra guida su Sistemi di punti di penalità per l'IVA
Vittorie nella vita reale
- Un promotore immobiliare che vende case ad aliquota zero e affitta unità commerciali esenti ha trattenuto più IVA del previsto applicando un metodo su misura e il de minimis in alcuni settori.
- Un bar di beneficenza ha aumentato il recupero dell'IVA in un anno dopo aver ripensato l'allocazione dei costi e applicato la soglia de minimis.
Le insidie più comuni da evitare
Molte aziende hanno problemi con l'esenzione parziale dell'IVA perché confondono le vendite esenti con quelle ad aliquota zero - un errore costoso, dato che le vendite ad aliquota zero consentono comunque il recupero totale dell'IVA. Altre si attengono rigidamente al metodo di calcolo standard anche quando un metodo speciale sarebbe più equo e potenzialmente più redditizio. Inoltre, una cattiva tenuta dei registri può rendere più difficile giustificare le richieste di rimborso dell'IVA, il che può portare a un tasso di recupero inferiore e a un'attenzione indesiderata da parte dell'HMRC.
Conclusione
L'esenzione parziale dell'IVA può non essere l'argomento più affascinante, ma può avere un grande impatto sul vostro flusso di cassa. Con il giusto metodo di calcolo, registri chiari e la consapevolezza della regola de minimis, potete massimizzare il recupero dell'IVA ed evitare i grattacapi dell'HMRC.
Che si tratti di un piccolo studio di yoga, di un bar di beneficenza o di un'attività immobiliare complessa, vale la pena di capire come queste regole si applicano a voi, perché ogni sterlina di IVA che recuperate è denaro che ritorna alla vostra attività.