Le gouvernement britannique a annoncé qu'à partir d'avril 2026, tous les employeurs seront tenus de mettre en œuvre le paiement des avantages en nature. Cette mesure, qui vise à simplifier les déclarations fiscales, fait passer la déclaration des avantages en nature d'un processus facultatif à un processus obligatoire. Si ce changement promet de réduire la dépendance à l'égard des formulaires de fin d'année tels que P11D et P11D(b), il introduit également de nouvelles complexités auxquelles les employeurs doivent s'attaquer bien à l'avance.
Cet article présente le système actuel, les changements à venir et les mesures que les employeurs doivent prendre pour se préparer à la transition vers le paiement des prestations en nature.
Le système actuel : Déclaration des BIK avec P11D et P11D(b)
À l'heure actuelle, les employeurs déclarent les avantages et les dépenses imposables accordés aux salariés au moyen des formulaires P11D et P11D(b). Voici comment fonctionne cette procédure :
- Formulaire P11D : Les employeurs calculent et déclarent la valeur imposable des avantages accordés aux employés. Ces formulaires doivent être soumis au HMRC avant le 6 juillet suivant l'année fiscale. Les salariés règlent ensuite toute dette d'impôt sur le revenu par auto-évaluation ou par ajustement de leur code fiscal PAYE.
- Formulaire P11D(b) : Ce formulaire sert de :
- Une déclaration attestant que tous les P11D sont corrects.
- Un rapport sur les cotisations d'assurance nationale (NIC) de classe 1A payables sur ces prestations.
Les employeurs doivent payer la NIC de classe 1A avant le 19 juillet (ou le 22 juillet pour les paiements en ligne).
Pour les employeurs qui utilisent volontairement le paiement des avantages en nature, la plupart des BIK peuvent déjà être imposés mensuellement par le biais de l'information en temps réel (RTI). Toutefois, certains avantages, tels que le logement et les prêts à faible taux d'intérêt, doivent encore être déclarés à l'aide de P11D.
Principaux changements à partir d'avril 2026 : versement obligatoire des avantages en nature
Les nouvelles règles prévoient que le traitement des avantages en nature doit se faire par le biais de la paie, ce qui oblige les employeurs à adapter leurs systèmes et leurs processus. Les principaux aspects des changements sont les suivants :
1. Rapports en temps réel
Les BIK seront déclarées et imposées mensuellement (ou hebdomadairement pour les employés payés à la semaine) via le système de soumission des paiements complets (FPS) dans le cadre de la RTI.
2. Rapports sur les NIC de classe 1A
Les employeurs devront désormais inclure les obligations relatives à la NIC de classe 1A dans leurs déclarations mensuelles de salaires, ce qui éliminera la nécessité d'établir des déclarations distinctes en fin d'année.
3. Exigences en matière de données granulaires
Les employeurs devront fournir une ventilation détaillée des BIK, y compris les données relatives aux employés en mobilité internationale et aux prestations fournies par des tiers.
4. Période de transition pour certaines prestations
La comptabilisation des logements et des prêts à faible taux d'intérêt restera facultative pour 2026-27, la déclaration obligatoire étant prévue pour les années suivantes.
5. Suppression des formulaires P11D
À partir de 2026-27, les P11D ne seront plus utilisés pour déclarer la plupart des avantages. Les employeurs doivent s'assurer que leurs systèmes de paie peuvent traiter en temps réel les avantages en nature.
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Défis auxquels les employeurs peuvent être confrontés
Si le passage au paiement des avantages en nature vise à simplifier les déclarations, il s'accompagne de son lot de difficultés. Les employeurs devront se pencher sur ces questions pour assurer leur conformité :
1. Amélioration de la gestion des données
- Les employeurs doivent mettre en place des systèmes permettant de collecter chaque mois des données détaillées et précises sur les BIK.
- Les avantages complexes, tels que les voitures de société, impliquent de nombreuses variables (par exemple, les types de carburant, le remboursement du kilométrage personnel et les changements de voiture). La gestion mensuelle de ces informations peut nécessiter beaucoup de ressources.
- Pour les prestations fournies par des fournisseurs tiers, les employeurs ont besoin de processus clairs pour garantir une déclaration en temps utile.
2. Mouvement des employés
- Les employeurs doivent contrôler les entrées, les sorties et les salariés en mobilité internationale afin de garantir l'exactitude des données salariales.
- La transition soulève des questions sur les ajustements du code fiscal. Les systèmes du HMRC devront s'aligner de manière transparente sur le nouveau processus afin d'éviter les déductions incorrectes ou les trop-perçus.
3. Préparation du système de paie
- Les systèmes de paie existants peuvent nécessiter des mises à jour pour traiter le volume accru de données en temps réel dans le cadre de la paie des avantages en nature. Les employeurs doivent tester ces systèmes pour éviter les erreurs de traitement.
- La complexité des périodes de paie variables, telles que les cycles de paie irréguliers ou quadrihebdomadaires, ajoute au défi.
4. Communication avec les employés
- Les employés remarqueront les changements sur leur fiche de paie, car les BIK seront désormais imposées mensuellement dans le cadre du paiement des avantages en nature. Les employeurs doivent expliquer clairement le nouveau système et son impact sur le salaire net.
5. Risques de pénalité
- Les erreurs dans les déclarations mensuelles augmentent le risque de pénalités. Même si le HMRC adoptera un régime de pénalités "soft touch" pour 2025-26, les employeurs doivent viser l'exactitude dès le premier jour.
Étapes à suivre pour se préparer à la paie obligatoire des avantages en nature
Compte tenu de l'ampleur de ces changements, il est essentiel de se préparer à l'avance. Les employeurs devraient envisager les étapes suivantes :
1. Évaluer les systèmes de paie
Évaluez si votre système de paie actuel est en mesure de répondre aux nouvelles exigences en matière de paiement en temps réel des avantages en nature. Mettez en œuvre des mises à niveau ou envisagez un nouveau logiciel si nécessaire.
2. Établir des processus de collecte de données
Développer des systèmes robustes de collecte des données BIK, y compris des informations provenant de fournisseurs tiers et de prestataires de services.
3. Tester le paiement volontaire
Envisagez de verser volontairement certaines prestations à partir d'avril 2025 afin de tester vos systèmes avant que les P11D ne soient supprimées.
4. Former les équipes chargées de la paie et des finances
Fournir aux équipes les connaissances et les outils nécessaires pour répondre aux exigences en matière de rapports sur les avantages en nature.
5. Impliquer les employés
Communiquer rapidement les changements aux salariés, en leur expliquant l'incidence du paiement des avantages en nature sur leur fiche de paie et leur salaire net.
6. Travailler avec des spécialistes
Travailler en partenariat avec des experts en fiscalité et en gestion de la paie pour gérer les complexités de la rémunération des avantages en nature et garantir la conformité.
Le rôle des RH dans la gestion de la transition vers le paiement des avantages en nature
Les équipes RH jouent un rôle crucial en veillant à ce que les employés comprennent et respectent les règles de l'organisation lorsque le paiement des avantages en nature devient obligatoire.
1. Communication et engagement des employés
- Fournir une ventilation claire des fiches de paie pour montrer l'impact du paiement des avantages en nature sur le salaire net et les déductions fiscales.
- Organiser des séances d'information ou des foires aux questions pour répondre aux préoccupations des employés et répondre aux questions d'ordre fiscal.
2. Aligner les politiques d'avantages sociaux sur la conformité de la paie
- Examiner et adapter les avantages sociaux existants (par exemple, les voitures de fonction, l'assurance médicale) afin de les rendre fiscalement plus efficaces dans le cadre du paiement des avantages en nature.
- Mettre à jour le logiciel de gestion des ressources humaines afin de suivre en temps réel les avantages en nature liés à la paie, ce qui permet de garantir la transparence des rapports de paie et le respect des règles.
3. Collaboration des RH avec les équipes chargées de la paie et des finances
- Tenir des registres mensuels précis des avantages en nature et assurer le traitement adéquat des départs et des arrivées.
- Contrôler les employés en mobilité internationale afin de s'assurer que les avantages en nature sont correctement déclarés et imposés conformément à la réglementation britannique.
Principaux enseignements
L'obligation de payer les avantages en nature à partir d'avril 2026 représente l'un des changements les plus importants de ces dernières années en matière d'impôt sur le travail. S'il simplifie certains aspects de la déclaration, il alourdit également la charge administrative des employeurs.
Ce que les employeurs doivent faire maintenant :
- Commencez à vous préparer à l'avance pour éviter les problèmes de dernière minute.
- Évaluer et mettre à jour les systèmes de paie si nécessaire.
- Formez vos équipes et établissez des processus clairs pour la déclaration des avantages en nature.
- Tester le paiement volontaire afin d'identifier les problèmes potentiels avant que les règles n'entrent pleinement en vigueur.
- Maintenir les employés informés et engagés tout au long de la transition.
Chez WellTax, nous comprenons les complexités de l'impôt sur le travail et nous sommes là pour vous soutenir à chaque étape de cette transition. Que vous ayez besoin d'aide pour la préparation du système, la formation ou la conformité, nos experts peuvent vous guider pour assurer une mise en œuvre en douceur.
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