Points clés
Quel est le problème ? Les administrateurs non-résidents de sociétés britanniques travaillant au Royaume-Uni sont assujettis à la PAYE. Les entreprises britanniques ne peuvent pas compter sur le fait que les administrateurs se trouvent au Royaume-Uni pendant moins de 183 jours, et ne peuvent pas non plus les inclure dans les assouplissements de la PAYE pour les voyageurs d'affaires réguliers et de courte durée. La situation en matière de NIC est très différente et doit être examinée séparément. Les frais de déplacement, d'hébergement et de subsistance des administrateurs non-résidents doivent être pris en compte avec précaution.
Qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises ayant leur directeurs résidants a l'etranger? De nombreuses entreprises ne reconnaissent pas les obligations de déclaration PAYE pour les administrateurs non-résidents travaillant au Royaume-Uni. Les entreprises britanniques qui ont des administrateurs non-résidents devraient revoir leur conformité en matière de paie en ce qui concerne les obligations de ces administrateurs au Royaume-Uni.
Que faut-il retenir? Il est essentiel d'appliquer le traitement fiscal et NIC correct aux directeurs non-résidents. Les règles sont complexes et les entreprises britanniques peuvent facilement passer à côté de la question ou tirer des conclusions erronées.
Implications du POEM, du CMC et du PE
Le lieu de gestion efficace (POEM) et le centre de gestion et de contrôle (CMC)
- POEM: Il s'agit du lieu où sont prises les principales décisions de gestion et les décisions commerciales nécessaires à la conduite des activités de l'entité.
- CMC: Il s'agit du lieu où s'exercent le contrôle et la gestion de haut niveau de l'entreprise. Pour qu'une entreprise soit résidente du Royaume-Uni, le CMC doit se trouver au Royaume-Uni.
Le fait que des administrateurs non-résidents exercent leurs fonctions au Royaume-Uni peut conduire à ce que la société soit considérée comme ayant son POEM et son CMC au Royaume-Uni, ce qui peut modifier la résidence fiscale de la société.
Établissement stable (ES)
- PE: Un lieu d'affaires fixe par lequel l'activité d'une entreprise est entièrement ou partiellement exercée. Il peut s'agir d'un siège de direction, d'une succursale, d'un bureau ou d'une usine.
Si les activités des administrateurs non-résidents au Royaume-Uni sont importantes, cela pourrait créer un établissement stable, soumettant la société à l'impôt britannique sur les bénéfices attribuables à l'établissement stable.
Obligations PAYE
Les directeurs non-résidents travaillant au Royaume-Uni créent des obligations en matière de PAYE pour les entreprises britanniques, quelle que soit la durée de leur séjour. Les entreprises doivent veiller à respecter ces obligations afin d'éviter des responsabilités telles que l'impôt sur le revenu, les cotisations salariales et patronales, la taxe d'apprentissage et d'éventuelles charges d'intérêt et pénalités de la part du HMRC.
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Impôt sur le revenu au Royaume-Uni
Les administrateurs non-résidents sont considérés comme des titulaires de fonctions, ce qui fait que leurs revenus provenant de fonctions exercées au Royaume-Uni sont soumis à l'impôt sur le revenu britannique dans le cadre du système PAYE. Les conventions de double imposition ne protègent généralement pas les administrateurs non-résidents de l'impôt britannique. Par conséquent, des dispositions telles que l'annexe 4 du PE du HMRC ne peuvent pas être appliquées.
Établissement des gains exigibles
Pour les postes d'administrateur rémunérés commercialement, la détermination des revenus imposables au Royaume-Uni est simple. Pour les postes d'administrateur non rémunérés au sein d'un groupe étranger, il peut être nécessaire d'affecter une partie de la rémunération totale aux fonctions d'administrateur au Royaume-Uni.
Si les fonctions sont exercées à la fois au Royaume-Uni et à l'étranger, une instruction de l'article 690 de l'ITEPA 2003 peut permettre d'appliquer l'impôt sous le régime PAYE uniquement sur les jours de travail estimés au Royaume-Uni. Les directeurs doivent enregistrer les jours de travail effectifs au Royaume-Uni et soumettre une déclaration personnelle d'impôt au Royaume-Uni pour rapprocher les revenus imposables au Royaume-Uni.
Tâches supplémentaires et conformité avec la loi sur les salaires
Si les administrateurs non-résidents exercent également des fonctions dans le cadre d'un emploi distinct au sein du groupe étranger, il convient de déterminer si un Short Term Business Visitors Arrangement ou un PAYE Special Arrangement peut s'appliquer. Si ce n'est pas le cas, il se peut qu'une partie du salaire étranger doive être imposée au Royaume-Uni.
Cotisations d'assurance nationale (NIC)
La NIC s'applique si le directeur non-résident exerce une activité rémunérée au Royaume-Uni. Les accords de sécurité sociale peuvent limiter l'assujettissement à la NIC au pays d'origine du directeur. Des concessions du HMRC peuvent s'appliquer, exonérant la NIC si les visites du directeur au Royaume-Uni sont limitées.
Dépenses des administrateurs non-résidents
Les entreprises britanniques doivent traiter correctement les dépenses des administrateurs non-résidents. Les dépenses liées à des lieux de travail temporaires peuvent faire l'objet d'un allègement fiscal. En revanche, les dépenses liées à des lieux de travail permanents sont imposables et soumises à la NIC. Il est nécessaire d'informer correctement l'administration fiscale britannique (HMRC), ce qui peut impliquer l'utilisation du formulaire P11D ou d'un accord de règlement de la taxe sur la masse salariale (PAYE Settlement Agreement - PSA).
Atténuer les risques
Pour atténuer le risque de changement de résidence fiscale d'une société en raison des activités de ses dirigeants au Royaume-Uni, les entreprises doivent envisager les mesures suivantes
- Reconstitution du conseil d'administration: Ajuster la composition du conseil d'administration pour réduire le nombre de membres basés au Royaume-Uni.
- Report des décisions: Reporter les décisions stratégiques majeures jusqu'à ce que tous les membres du conseil d'administration puissent y participer.
- Technologie moderne: Utilisez les réunions virtuelles avec prudence, en tenant compte du test de résidence des CMC.
Résumé
Les complexités de la PAYE et de la NIC pour les directeurs non-résidents, ainsi que les considérations relatives à la POEM, à la CMC et à la PE, rendent la mise en conformité difficile. Il est essentiel que les entreprises britanniques fassent preuve d'une diligence raisonnable et tiennent des registres adéquats afin de respecter leurs obligations et d'éviter les sanctions.