Modificaciones en la cuenta de pérdidas y ganancias para las pequeñas empresas del Reino Unido

A partir del 1 de abril de 2028, las pequeñas empresas y las microempresas del Reino Unido deberán presentar una cuenta de pérdidas y ganancias ante el Registro Mercantil (Companies House). Se trata de un cambio significativo para las empresas que actualmente presentan cuentas simplificadas o resumidas sin hacer públicos los detalles de las pérdidas y ganancias. La reforma forma parte de un plan más amplio Cambios en la presentación de cuentas ante el Registro Mercantil, diseñada para mejorar la transparencia, reducir la delincuencia económica y modernizar la presentación de informes por parte de las empresas.

¿Qué cambios se producen en la cuenta de pérdidas y ganancias?

Las pequeñas empresas y las microempresas estarán obligadas a presentar una cuenta de pérdidas y ganancias ante el Registro Mercantil a partir del 1 de abril de 2028. En la actualidad, muchas empresas pequeñas del Reino Unido pueden presentar cuentas en las que se excluye la cuenta de pérdidas y ganancias de la presentación pública. Esto ha ayudado a menudo a las pequeñas empresas a mantener fuera del alcance del público en general información comercialmente sensible, como la facturación, el beneficio bruto, los costes administrativos y los márgenes de beneficio.

Las nuevas normas no se limitan a modificar lo que las empresas elaboran internamente. Cambian lo que hay que presentar como parte del proceso de registro ante el Registro Mercantil. Para muchas pequeñas empresas, esto supone tres ajustes prácticos:

• elaborar la información sobre pérdidas y ganancias de acuerdo con las normas de presentación de informes, y no solo con fines internos o fiscales;
• averiguar si la empresa desea acogerse a la opción de exclusión de la publicación;
• comprobar que el programa de contabilidad y el proceso de presentación de la empresa estén listos antes de que entren en vigor las nuevas normas.

El Gobierno ha confirmado que las pequeñas empresas y las microempresas podrán optar por que no se publique en el registro público su cuenta de pérdidas y ganancias presentada. Esta distinción es importante. La exención afecta a la publicación, no a la obligación de presentación subyacente. Companies House, HMRC y los organismos encargados de hacer cumplir la ley seguirán pudiendo acceder a la información, pero esta opción debería contribuir a limitar lo que aparece en el registro público.

Para los consejeros, el mensaje práctico es claro: el cambio no consiste únicamente en elaborar un documento más. Se trata de asegurarse de que los registros contables de la empresa, los programas informáticos, el proceso de cierre del ejercicio y las decisiones relativas a la presentación de documentos estén listos antes de que entren en vigor las nuevas normas.

¿Por qué está modificando Companies House el procedimiento de presentación de cuentas de las pequeñas empresas?

El motivo de este cambio es que el Registro Mercantil está pasando de ser principalmente un receptor de información empresarial a desempeñar un papel más activo en la comprobación de la calidad y la fiabilidad de los datos presentados. En el caso de las cuentas de las pequeñas empresas, esto significa que la información presentada deberá ofrecer una imagen más clara de la actividad comercial de la empresa, y no solo de su situación patrimonial al cierre del ejercicio.

La cuenta de pérdidas y ganancias ayuda a ofrecer una visión más clara, ya que muestra el rendimiento de la empresa durante el ejercicio. Mientras que el balance general muestra lo que la empresa posee y debe en una fecha concreta, la cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos, los costes, los gastos y las ganancias o pérdidas a lo largo del periodo.

Esto es importante porque un balance por sí solo puede resultar limitado. Puede mostrar el efectivo, los deudores, los acreedores, el capital social o los beneficios no distribuidos, pero normalmente no explica:

• si la empresa ha tenido una actividad comercial intensa durante el año;
• cuáles fueron los ingresos generados por la empresa;
• ¿qué tipos de costes redujeron sus beneficios?;
• si la empresa obtuvo beneficios o pérdidas durante ese periodo.

Para el Registro Mercantil (Companies House), la Agencia Tributaria (HMRC) y los organismos encargados de hacer cumplir la ley, esta información adicional puede facilitar la identificación de incongruencias o patrones de presentación inusuales. Para los consejeros, esto significa que las cifras que figuran en las cuentas deben ser precisas, estar debidamente justificadas y ser coherentes con la declaración del impuesto de sociedades.

Por lo tanto, este cambio debe considerarse parte de una tendencia más amplia hacia una información empresarial más completa y fiable, y no simplemente como una formalidad administrativa adicional.

¿Se hará pública la cuenta de pérdidas y ganancias?

Este es uno de los aspectos más importantes para las pequeñas empresas, sobre todo para aquellas a las que les preocupa la información comercialmente sensible. El Gobierno ha confirmado que las pequeñas empresas y las microempresas podrán optar por que no se publique en el registro público la cuenta de pérdidas y ganancias que hayan presentado.

En la práctica, esto debería contribuir a proteger datos como la facturación, los márgenes y la rentabilidad anual, evitando que los competidores, los clientes, los proveedores u otros usuarios externos puedan acceder fácilmente a ellos. La empresa seguirá teniendo que elaborar y presentar correctamente la cuenta de pérdidas y ganancias, pero se espera que la opción de exclusión limite la información que se hace pública.

Esto será especialmente relevante para las empresas gestionadas por sus propietarios, las consultoras, las agencias, las empresas inmobiliarias, los proveedores especializados y otras empresas en las que los resultados comerciales podrían revelar información comercial sensible. Para estas empresas, la decisión sobre la publicación debería formar parte de la revisión de las cuentas de fin de ejercicio, en lugar de ser algo que se considere únicamente en el momento de la presentación.

Las empresas también deberían esperar a recibir instrucciones operativas detalladas antes de dar por sentado cómo funcionará exactamente la opción de exclusión en la práctica. Los consejeros y los contables deberán conocer los pasos para la presentación, la configuración del software y cualquier confirmación necesaria a la hora de presentar las cuentas.

Cómo afectan los cambios de 2028 a las pequeñas empresas

Es probable que la reforma afecte a las pequeñas empresas de varias formas prácticas. Muchas pequeñas empresas ya elaboran internamente una cuenta de pérdidas y ganancias con fines fiscales, de gestión o para presentar a las entidades crediticias. La diferencia es que esta información pasará a formar parte del proceso de presentación de documentos ante el Registro Mercantil.

Otro cambio importante es que, a partir de abril de 2028, según ha anunciado Companies House, todas las empresas registradas en el Reino Unido deberán presentar sus cuentas anuales utilizando software comercial en formato iXBRL. Esto significa que la implantación de la presentación obligatoria de las cuentas de pérdidas y ganancias se producirá en paralelo a un cambio más amplio que supondrá el abandono de algunas vías de presentación existentes. Por lo tanto, las pequeñas empresas deberían revisar no solo qué información presentan, sino también cómo la presentan.

Zona afectada	Situación actual de muchas pequeñas empresas	Puesto previsto a partir del 1 de abril de 2028
Cuenta de pérdidas y ganancias	A menudo excluidos del registro público de Companies House	Debe presentarse ante el Registro Mercantil
Visibilidad pública	A menudo no se pueden consultar los detalles de las pérdidas y ganancias	Se prevé que esté disponible la opción de excluirse de la publicación
Método de archivo	Algunas empresas siguen utilizando métodos de presentación más sencillos o basados en la web	Las presentaciones de cuentas deben realizarse utilizando software comercial en formato iXBRL.
Registros internos	Puede elaborarse principalmente para la HMRC y la dirección	También debe cumplir con los requisitos de presentación de documentos ante el Registro Mercantil
Enfoque en el cumplimiento normativo	La presentación del balance suele ser lo que más atención acapara	La precisión en las cuentas de pérdidas y ganancias resulta cada vez más evidente para las autoridades

En el caso de las pequeñas empresas, esto puede requerir un enfoque más coordinado en lo que respecta a la contabilidad, la elaboración de cuentas, la presentación de declaraciones del impuesto de sociedades y la presentación de documentos ante el Registro Mercantil. Si los registros contables están incompletos o son incoherentes, el problema puede hacerse más evidente en la fase de presentación de las cuentas.

Es probable que los requisitos de software también afecten al proceso de planificación. Las empresas deben prever tiempo suficiente para confirmar que sus sistemas de elaboración y presentación de cuentas cumplirán los nuevos requisitos, incluida la presentación en formato iXBRL. Esto resulta especialmente importante cuando los registros se mantienen en diferentes sistemas, cuando se realizan ajustes de fin de ejercicio como parte del proceso de elaboración de cuentas o cuando la empresa necesita coordinarse con su contable antes de la presentación.

Un ejercicio de preparación útil consiste en analizar el proceso actual de contabilidad y preguntarse si seguiría funcionando con las nuevas normas. Por ejemplo:

• ¿Se han contabilizado claramente a lo largo del ejercicio las ventas, los costes directos, las nóminas, los gastos generales, los préstamos a los administradores y los dividendos?
• ¿El software de la empresa permite elaborar los informes necesarios para las cuentas anuales obligatorias?
• ¿Los ajustes se realizan únicamente al cierre del ejercicio, o se revisan los registros periódicamente?
• ¿La información que se utiliza para el Registro Mercantil coincide con la que se utiliza para el impuesto de sociedades?

Estas cuestiones son de carácter práctico, pero también son importantes. Los cambios previstos para 2028 hacen que sea aún más importante disponer de un registro de auditoría claro, desde los registros contables hasta las cuentas anuales.

Lo que deben hacer los consejeros antes de abril de 2028

Aunque abril de 2028 pueda parecer lejano, las empresas deberían empezar a prepararse con antelación. Los consejeros deberían comprobar si actualmente recurren a opciones de presentación que vayan a cambiar y si sus registros contables son lo suficientemente detallados como para respaldar una cuenta de pérdidas y ganancias presentada.

La contabilidad debe revisarse a lo largo de todo el año, no solo al cierre del ejercicio. Los ingresos, los costes directos, las nóminas, los gastos generales, las transacciones de los administradores, los préstamos, los dividendos, las cuentas de periodificación y los pagos anticipados deben contabilizarse correctamente, ya que unos registros ordenados facilitarán la presentación de la declaración y reducirán el riesgo de que se produzcan errores a última hora.

Una forma útil de prepararse es comprobar si la empresa está preparada en las principales áreas afectadas por los cambios de 2028:

• la contabilidad se actualiza periódicamente y no solo al cierre del ejercicio;
• las cuentas de gestión y las cuentas reglamentarias utilizan los mismos datos subyacentes;
• Las cifras del impuesto de sociedades concuerdan con las cuentas de la empresa;
• el programa de contabilidad, o el programa del contable, será compatible con la presentación en formato iXBRL;
• la empresa ha estudiado la posibilidad de no publicar la cuenta de pérdidas y ganancias;
• Los consejeros deben saber qué información puede seguir estando a disposición del Registro Mercantil (Companies House), la Agencia Tributaria (HMRC) y los organismos encargados de hacer cumplir la ley.

Este es también un buen momento para revisar de forma más amplia los procesos relacionados con las cuentas anuales. WellTax presta apoyo a las empresas del Reino Unido en materia de contabilidad, cuentas de cierre de ejercicio, cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de Impuesto de Sociedades y presentación de documentos ante el Registro Mercantil (Companies House). Las empresas que se preparen con antelación pueden revisar su enfoque respecto a cuentas anuales e identificar qué aspectos podrían tener que cambiar.

Es posible que antes de abril de 2028 se publiquen nuevas directrices sobre el proceso de presentación, los requisitos de software y la opción de exclusión de la publicación. Las empresas deben mantenerse al tanto de las directrices oficiales y evaluar su situación antes de que venza el primer plazo de presentación correspondiente.

Reflexiones finales

La obligación de presentar la cuenta de pérdidas y ganancias supone un cambio significativo en materia de información para las pequeñas empresas y las microempresas del Reino Unido. La posibilidad de optar por no publicar esta información puede mitigar las preocupaciones de carácter comercial, pero no elimina la necesidad de elaborar y presentar datos precisos sobre pérdidas y ganancias.

Las empresas mejor preparadas para el cambio serán aquellas que mantengan unos registros contables ordenados, utilicen un software adecuado y consideren las cuentas anuales como parte de un proceso de cumplimiento normativo más amplio. Prepararse con antelación debería facilitar la transición de 2028 y reducir el riesgo de presentaciones apresuradas, clasificaciones incorrectas o información incoherente entre las presentaciones ante Companies House y HMRC.

Por lo tanto, este cambio debería considerarse una oportunidad para reforzar el proceso contable, y no solo como un requisito adicional de presentación de documentos. Las empresas que revisen sus registros con antelación, comprendan las nuevas normas de transparencia y se mantengan al corriente de las directrices oficiales estarán mejor preparadas cuando entren en vigor las normas en abril de 2028.

Escrito por Luca Marin, socio de WellTax.