¿Qué es el PAYE? Una guía práctica para los empresarios del Reino Unido

¿Qué es el PAYE? El PAYE, abreviatura de «Pay As You Earn» (paga a medida que ganas), es el sistema británico que utilizan los empleadores para deducir el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social de los empleados de sus ingresos laborales durante el ejercicio fiscal. En lugar de que los empleados paguen todos sus impuestos sobre el trabajo una vez finalizado el año, el empleador deduce la cantidad correspondiente en cada periodo de pago, comunica la información de nóminas a la HMRC y abona las obligaciones fiscales pertinentes.

El ejercicio fiscal del Reino Unido va del 6 de abril al 5 de abril. Esto es importante porque los códigos fiscales del sistema PAYE, los umbrales de la Seguridad Social, los formularios de fin de año y las tasas de cotización obligatorias están vinculados a los ejercicios fiscales. Por lo tanto, las empresas deben comprobar que aplican las tasas correspondientes al ejercicio correcto antes de procesar la nómina, especialmente en abril, cuando los umbrales y las tasas obligatorias pueden cambiar.

En la práctica, es muy sencillo. El sistema PAYE no consiste en un registro único, sino que es un proceso continuo para el empresario. Cada vez que se abona el salario a los empleados, el empresario debe calcular el salario bruto, aplicar las deducciones correspondientes, emitir las nóminas, comunicar la información salarial a la HMRC y abonar la cuota resultante del sistema PAYE dentro del plazo establecido.

¿Qué es la inscripción en el sistema PAYE y cuándo es obligatoria?

El registro en el sistema PAYE es el proceso de darse de alta en la HMRC como empresario para que la empresa pueda recibir un número de referencia PAYE de empresario y comunicar la información relativa a las nóminas. Suele ser necesario cuando una empresa tiene que gestionar las nóminas de sus empleados, directivos o prestaciones y gastos sujetos a declaración.

Los empleadores deben registrarse antes del primer día de pago, pero normalmente no pueden hacerlo más de dos meses antes de empezar a pagar a sus empleados. Si la referencia del sistema PAYE no ha llegado antes del día de pago, el empleador debe procesar igualmente la nómina, guardar el «Full Payment Submission» y enviarlo en cuanto la referencia esté disponible. Los empleadores pueden consultar las normas oficiales de registro en Guía de GOV.UK sobre el registro en el sistema PAYE para empresas.

Aspectos más destacados

• Se debe considerar la inscripción en el régimen de retención en nómina (PAYE) antes de que se abone el primer salario o la primera remuneración a los consejeros.
• Es posible que una empresa tenga que registrarse incluso aunque solo cuente con un administrador en nómina.
• Las obligaciones en materia de nóminas pueden derivarse de los niveles salariales, las prestaciones, los préstamos para estudios, los pagos obligatorios por ley o los impuestos del Reino Unido.

Normalmente se exige la inscripción en el sistema PAYE cuando la empresa

1. Paga a un empleado un salario que da lugar a la obligación de darse de alta en el sistema PAYE o a la obligación de la empresa de declarar las cotizaciones a la Seguridad Social.
2. Paga a un director, aunque sea la única persona que figure en la nómina.
3. Paga a un empleado que ya tiene otro trabajo o una pensión.
4. Ofrece prestaciones o gastos sujetos a impuestos.
5. Cuenta con empleados que tienen que hacer frente a la devolución de préstamos estudiantiles o a pagos obligatorios por ley.
6. Se trata de una empresa no británica que cuenta con un empleado o un consejero que desempeña funciones en el Reino Unido.
7. Empieza a pagar a la plantilla tras no haber tenido empleados anteriormente.

Para el periodo 2026-2027, la HMRC establece el umbral secundario para el Seguro Nacional de Clase 1 en 96 libras a la semana, 417 libras al mes y 5.000 libras al año. Los empleadores no deben dar por sentado que un salario bajo siempre exime de las obligaciones en materia de nóminas. Aunque en un principio no sea necesario registrarse en el sistema PAYE, la situación puede cambiar si el salario aumenta, se ofrecen prestaciones, un director empieza a percibir un sueldo o un empleado extranjero realiza tareas en el Reino Unido. Los empleadores deben consultar las cifras más recientes en Tarifas y umbrales de GOV.UK para los empleadores.

Para una empresa que se pregunta qué es el PAYE en el momento de la contratación, la respuesta no debe limitarse al registro. El empresario también debe comprender cómo se recopilarán, revisarán, presentarán y abonarán los datos de nómina en cada período de pago.

¿Qué es el sistema PAYE en la gestión de nóminas?

¿Qué es el sistema PAYE en el ámbito de la gestión de nóminas? Se trata del proceso periódico que consiste en calcular la remuneración laboral, aplicar las retenciones fiscales y de la Seguridad Social, comunicar la información de las nóminas a la HMRC y abonar a los empleados su salario neto.

Una vez que el sistema PAYE esté en funcionamiento, la gestión de nóminas deberá realizarse mediante un programa informático capaz de calcular las retenciones y enviar los datos de las nóminas a la HMRC. Los empresarios pueden consultar el proceso oficial de configuración en Guía de GOV.UK sobre el sistema PAYE y la gestión de nóminas para empresarios.

Aspectos más destacados

• El departamento de nóminas debe calcular el salario bruto, el salario imponible, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleado, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, los impuestos y otras deducciones.
• La información sobre las nóminas suele comunicarse a la HMRC a través del sistema «Real Time Information» en el momento en que se abona el salario a los empleados.
• Las nóminas deben ofrecer a los empleados un desglose claro del salario, las deducciones y el salario neto.

Un ciclo normal de nóminas incluye

1. Recopilar la información inicial de los empleados, como los datos del formulario P45, la información de la lista de comprobación de incorporación, la situación de los préstamos para estudios y el código fiscal.
2. Cálculo de la remuneración bruta, incluyendo el sueldo, las horas extras, las primas, las comisiones y los pagos obligatorios por ley.
3. Deducir el impuesto sobre la renta, las cotizaciones a la Seguridad Social de los empleados, las aportaciones a planes de pensiones, los reembolsos de préstamos estudiantiles y otras deducciones legales.
4. Comunicar los salarios y las retenciones a la HMRC mediante un «Full Payment Submission».
5. Abonar al empleado el salario neto y liquidar las obligaciones del régimen PAYE ante la HMRC.

La presentación de pagos completos (Full Payment Submission) es fundamental para el cumplimiento de las obligaciones en materia de nóminas, ya que informa a la HMRC de lo que se ha pagado y deducido. Los empleadores suelen presentar la información sobre las nóminas en la fecha de pago a los empleados o antes de dicha fecha, salvo que se aplique una excepción específica. Las normas de presentación se explican en Orientaciones de GOV.UK sobre la información relativa a las nóminas que debe comunicarse a HMRC.

La nómina también debe considerarse parte del cumplimiento normativo, y no simplemente un documento destinado al empleado. Debe indicar al empleado qué se le ha abonado, qué se le ha deducido y por qué. Esto es especialmente importante cuando se trata de cotizaciones a planes de pensiones, deducciones por préstamos estudiantiles, pagos obligatorios o prestaciones tramitadas a través de la nómina.

¿En qué consiste el sistema PAYE en lo que respecta a los códigos fiscales, el impuesto sobre la renta y la Seguridad Social?

¿Qué hace el sistema PAYE cuando se aplican los códigos fiscales y los umbrales de la Seguridad Social? Convierte las normas fiscales y salariales anuales en retenciones por período de nómina, de modo que los impuestos y las cotizaciones a la Seguridad Social del empleado se recaudan a través de la nómina a lo largo del año.

Las retenciones del sistema PAYE dependen en gran medida del código fiscal del empleado y de los umbrales fiscales correspondientes. Para el ejercicio fiscal 2026-2027, la desgravación personal estándar para los empleados es de 12 570 £ al año, lo que equivale a 242 £ a la semana o 1 048 £ al mes. En Inglaterra, Gales e Irlanda del Norte, el tipo básico es del 20% hasta 37 700 £ por encima del umbral del PAYE; el tipo superior es del 40% desde 37 701 £ hasta 125 140 £, y el tipo adicional es del 45% por encima de las 125 140 libras esterlinas. Escocia tiene sus propios tramos para los ingresos no procedentes de ahorros ni de dividendos. Los empleadores deben confirmar los tipos aplicables utilizando Tarifas y umbrales para empresas en GOV.UK.

Aspectos más destacados

• Los códigos fiscales indican al software de nóminas qué parte del salario está exenta de impuestos y debe abonarse al empleado.
• La Seguridad Social se calcula por separado del impuesto sobre la renta y utiliza sus propios umbrales y letras de categoría.
• Los consejeros están sujetos a normas específicas en materia de Seguridad Social, por lo que no siempre deben tratarse como empleados con contrato mensual estándar.

Para el periodo 2026-2027, el umbral principal para la Seguridad Social de los trabajadores es de 242 £ a la semana, 1.048 £ al mes y 12.570 £ al año. El límite máximo de ingresos es de 967 libras esterlinas a la semana, 4.189 libras esterlinas al mes y 50.270 libras esterlinas al año. Para los trabajadores de la categoría A, la tasa a cargo del trabajador es de 8% por encima del umbral principal hasta el límite máximo de ingresos y de 2% por encima de este. Las cotizaciones secundarias del empleador para la categoría A se fijan en 15%.

Es aquí donde el sistema PAYE va más allá del mero cálculo de impuestos.

Los empresarios deben comprender la diferencia entre:

• El impuesto sobre la renta, que depende de la base imponible, del código fiscal y de los tramos impositivos.
• La Seguridad Social del trabajador, que se deduce de su salario.
• La Seguridad Social a cargo del empresario, que supone un coste adicional para este.
• Seguro Nacional de Clase 1A, que puede aplicarse a gastos y prestaciones.

A la hora de elaborar el presupuesto, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador suelen ser el gasto que se pasa por alto. Una oferta salarial no representa el coste total para el empleador. La empresa también debe tener en cuenta las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador, las aportaciones a planes de pensiones, los pagos obligatorios, la gestión de nóminas y cualquier prestación sujeta a impuestos.

¿En qué consiste el sistema PAYE para los directores de empresas?

Se trata del tratamiento contable que se aplica cuando un consejero percibe un sueldo, una prima u otros ingresos por trabajo de la empresa. Los consejeros no quedan excluidos de la nómina por el mero hecho de ser titulares de un cargo, accionistas o fundadores.

Aspectos más destacados

• El salario o la prima que se abone a un consejero deberá tramitarse, por lo general, a través del sistema PAYE.
• Los consejeros están sujetos a normas específicas para el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Los pagos extraordinarios a los consejeros, como las primas de fin de año, deben planificarse antes de su abono.

Los empresarios deben darse de alta aunque solo trabajen por cuenta propia, por ejemplo, como único administrador de una sociedad limitada. Asimismo, deben tener en cuenta que los administradores de sociedades están sujetos a normas específicas para el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social.

En la práctica, los consejeros suelen plantear problemas relacionados con el sistema PAYE porque su remuneración no siempre es regular. Una empresa gestionada por sus propietarios puede pagar un salario mensual bajo, bonificaciones ocasionales, dividendos y el reembolso de gastos. Cada categoría tiene un tratamiento fiscal diferente. El salario y las bonificaciones suelen ser conceptos de nómina. Los dividendos no forman parte de la nómina, pero deben declararse debidamente y estar respaldados por la documentación exigida por la legislación mercantil. Los gastos reembolsados pueden estar exentos, sujetos a impuestos o estar sujetos a declaración, dependiendo de las circunstancias.

Cuando un consejero es no residente o desempeña funciones en el extranjero, el análisis del régimen PAYE puede resultar más complejo. Por ejemplo, puede ser necesario tener en cuenta el régimen PAYE y la Seguridad Social cuando un consejero no residente desempeña funciones en el Reino Unido. Para obtener más información sobre este tema, consulta el artículo de WellTax sobre Retención en nómina (PAYE) y cotizaciones a la Seguridad Social (NIC) para consejeros no residentes que trabajan en el Reino Unido.

¿En qué consiste el régimen PAYE para las prestaciones en especie y los gastos?

¿Qué es el sistema PAYE en lo que respecta a las prestaciones y los gastos? Se trata del mecanismo mediante el cual se pueden recaudar los impuestos sobre determinadas prestaciones sujetas a tributación a través de la nómina, mientras que otras prestaciones pueden tener que declararse tras el ejercicio fiscal utilizando los formularios correspondientes.

Una prestación en especie es, en términos generales, una prestación no monetaria concedida a un empleado o a un consejero que tiene un valor imponible, salvo que se aplique una exención. Entre los ejemplos se pueden citar el seguro médico privado, un vehículo de empresa disponible para uso privado, el alojamiento, los vales, los préstamos a bajo interés y determinados gastos personales sufragados por el empleador.

Aspectos más destacados

• No todos los gastos que paga una empresa están exentos de impuestos. Algunos pagos se consideran prestaciones sujetas a impuestos y es posible que haya que declararlos ante la HMRC.
• Las prestaciones sujetas a impuestos pueden dar lugar tanto a la obligación tributaria del empleado como a la cotización a la Seguridad Social de clase 1A a cargo del empleador.
• A través de la nómina se pueden gestionar muchas prestaciones, pero las empresas deben configurarlo correctamente.

Para el periodo 2026-2027, la HMRC establece que los empleadores deben pagar la Seguridad Social de Clase 1A sobre los gastos y prestaciones concedidos a los empleados. El tipo de la Clase 1A para gastos y prestaciones es 15%. Los empleadores deben verificar los tipos vigentes utilizando Tarifas y categorías del Seguro Nacional en GOV.UK.

Existen dos formas principales de gestionar las prestaciones. Algunas se declaran tras el ejercicio fiscal mediante los formularios P11D y P11D(b). Otras pueden gravarse a través de la nómina, lo que significa que el empleado paga los impuestos mediante el sistema PAYE a lo largo del año, en lugar de mediante un ajuste posterior del código fiscal.

Una revisión práctica de la nómina debería plantearse las siguientes preguntas:

1. ¿Se trata de un gasto empresarial, de una prestación sujeta a impuestos o de una prestación exenta?
2. ¿Tiene el empleado que pagar impuestos por ello?
3. ¿Tiene el empresario que pagar la Seguridad Social de la Clase 1A?
4. ¿Debe declararse a través de la nómina o al cierre del ejercicio?
5. ¿Se le ha explicado al empleado cómo afecta esta prestación a su salario neto?

Las prestaciones deben revisarse antes de ofrecerlas en las negociaciones laborales. La promesa de un coche, un seguro médico privado o ayudas para la vivienda puede generar costes salariales que no se habían incluido en el presupuesto salarial original.

¿Qué es el sistema PAYE en el marco de las obligaciones generales de los empleadores?

¿En qué consiste el sistema PAYE en el contexto de la gestión integral de una empresa? Se trata de un elemento más de un marco normativo más amplio que también puede incluir la situación laboral, las pensiones, los seguros, el salario mínimo, las retribuciones obligatorias, los registros de nóminas y la documentación del lugar de trabajo.

El sistema PAYE se enmarca en este contexto laboral más amplio. La lista de comprobación de GOV.UK titulada “Prepárate para contratar a alguien” incluye la verificación de la situación laboral, la seguridad en el lugar de trabajo, el registro en el sistema PAYE, las obligaciones en materia de pensiones, el seguro de responsabilidad civil del empresario y los pasos para la contratación. Los empresarios pueden utilizar Lista de comprobación de GOV.UK para contratar a alguien como punto de partida práctico.

Aspectos más destacados

• El sistema de retención en nómina (PAYE) debe tenerse en cuenta junto con la legislación laboral, las pensiones y los seguros desde el principio.
• Las obligaciones en materia de pensiones de empresa suelen comenzar cuando se incorpora el primer trabajador.
• Las empresas deben comprobar el salario mínimo, la remuneración legal y los expedientes de los empleados como parte de la configuración de la nómina.

Las pensiones de empresa constituyen un elemento clave de este marco. Las empresas deben evaluar a su personal, dar de alta a los trabajadores que cumplan los requisitos, realizar las aportaciones, comunicarse con los trabajadores y llevar un registro.

Los empresarios también deben contratar un seguro de responsabilidad civil del empresario cuando sea obligatorio. Es posible que necesiten este seguro si contratan personal, y la póliza debe cubrir, por lo general, al menos 5 millones de libras esterlinas y estar emitida por una aseguradora autorizada.

Los pagos reglamentarios también deben incluirse en la nómina, en lugar de tratarse como excepciones. Para el periodo 2026-2027, la HMRC establece la prestación por enfermedad obligatoria en 123,25 £ semanales o en el 80% de los ingresos semanales medios del empleado, el importe que sea menor. La cantidad a abonar por cada día depende de los ingresos semanales medios y de los días que den derecho a la prestación.

El cumplimiento de la normativa sobre el salario mínimo también está relacionado con la gestión de nóminas. A partir del 1 de abril de 2026, el salario mínimo vital nacional para los trabajadores de 21 años o más será de 12,71 £ por hora. Los empresarios deben revisar las tarifas cada vez que se produzcan cambios en la remuneración, en el horario laboral o cuando los trabajadores pasen a una nueva categoría de edad. Las tarifas legales aplicables pueden consultarse a través de la Reglamento de modificación del salario mínimo nacional de 2026.

¿En qué consiste la configuración del sistema PAYE para los empresarios del Reino Unido?

¿En qué consiste, en la práctica, la configuración del sistema PAYE? Es el proceso de coordinar el registro de nóminas, la incorporación de empleados, el software, la presentación de informes, los plazos de pago y los registros antes de la primera fecha de pago.

La forma más sencilla de gestionar el PAYE es integrarlo en el proceso de incorporación de nuevos empleados. Un buen proceso de PAYE comienza antes del primer pago y continúa a lo largo de cada ciclo de nómina.

Aspectos más destacados

• La configuración del sistema PAYE debe realizarse antes de la primera fecha de pago.
• El programa de nóminas debe estar listo antes de que se abone el salario a los empleados.
• La empresa debe revisar el sistema PAYE cada vez que se produzcan cambios en el salario, las prestaciones, la ubicación o la situación laboral del trabajador.

Escenario	Medidas del empleador	Por qué es importante
Antes de contratar	Confirmar la condición de empleado, trabajador, contratista, consejero o personal en comisión de servicio	La situación jurídica influye en el tratamiento fiscal, los derechos y la nómina
Antes de la fecha de inicio	Realizar las comprobaciones pertinentes sobre el derecho al trabajo y recopilar la información inicial	Evita errores en la incorporación de nuevos empleados y en la gestión de nóminas
Antes del primer día de pago	Regístrate como empresario y configura el sistema PAYE cuando sea necesario	Era necesario declarar los impuestos y la Seguridad Social ante la HMRC
Configuración de nóminas	Elige un programa de gestión de nóminas o un proveedor de servicios de gestión de nóminas	Permite realizar cálculos del sistema PAYE y presentar declaraciones RTI
Primera nómina	Emitir la nómina, presentar el FPS y abonar el salario neto	Crea el primer registro de nómina conforme a la normativa
Mensual o trimestral	Abona las obligaciones del régimen PAYE a la HMRC antes de la fecha límite	Ayuda a evitar intereses y sanciones
En curso	Evaluar las pensiones, las prestaciones, los salarios reglamentarios y los registros	Garantiza que la gestión de nóminas se ajuste a las obligaciones generales del empleador
Fin de año	Facilitar los formularios de fin de año y comunicar las prestaciones cuando sea necesario	Se cumple con la normativa anual en materia de nóminas

Las empresas también deberían programar revisiones a lo largo del año. Una primera revisión de las nóminas tras los primeros 90 días permite detectar códigos fiscales incorrectos, información inicial que falte, problemas relacionados con la remuneración de los consejeros, lagunas en la declaración de prestaciones y problemas en la configuración de las pensiones antes de que resulten más difíciles de corregir.

Para las empresas internacionales, este análisis resulta especialmente útil cuando el personal trabaja a distancia desde el Reino Unido, los consejeros visitan el Reino Unido para desempeñar funciones en el consejo de administración o de dirección, o cuando un empleado extranjero es destinado temporalmente a un puesto en el Reino Unido. WellTax puede ayudar a evaluar la nómina en el Reino Unido, el sistema PAYE y otras cuestiones fiscales transfronterizas relacionadas, cuando los hechos impliquen consideraciones fiscales del Reino Unido y los Emiratos Árabes Unidos o cuestiones de fiscalidad internacional.

Errores habituales en el sistema PAYE que los empresarios deben evitar

Preguntarse qué es el PAYE es solo el punto de partida. Los empresarios también deben comprender dónde suelen producirse los errores en la gestión de nóminas, especialmente cuando se trata de la remuneración de los directivos, las prestaciones o los acuerdos laborales internacionales.

Los errores en el sistema PAYE suelen deberse a que la gestión de nóminas se considera una tarea administrativa, en lugar de un proceso fiscal y laboral. Los errores más habituales suelen evitarse con una configuración adecuada.

Aspectos más destacados

• El retraso en la inscripción en el sistema PAYE puede afectar a la presentación de informes a partir de la primera fecha de pago.
• La remuneración y las prestaciones de los consejeros suelen ser áreas de riesgo.
• Es necesario revisar los acuerdos con el extranjero antes de que entren en vigor los aranceles del Reino Unido.

Entre los errores más comunes en el sistema PAYE se encuentran:

1. Inscribirse demasiado tarde y, a continuación, pagar a los empleados antes de que el proceso de retención en origen esté listo.
2. Considerar la remuneración de un consejero como retiradas informales en lugar de como parte de la nómina.
3. Olvidarse de la cotización a la Seguridad Social a cargo del empleador al calcular los costes salariales.
4. No comprobar si las prestaciones están sujetas a impuestos o deben declararse.
5. Faltan las deducciones correspondientes a los préstamos para estudios o a los préstamos para estudios de posgrado.
6. Se da por hecho que un contratista no figura en la nómina sin comprobar su situación.
7. Incumplimiento de las obligaciones en materia de pensiones de empresa respecto al primer empleado.
8. Utilizar tipos impositivos o umbrales históricos una vez iniciado un nuevo ejercicio fiscal.
9. No revisar las obligaciones en materia de nóminas en el Reino Unido para los empleados extranjeros que trabajan en el Reino Unido.
10. No llevar registros claros de nóminas, formularios de alta, nóminas y documentos de fin de año.

Un proceso de retención en origen (PAYE) bien definido debe dejar claro quién es el responsable de cada paso. Debe haber una persona encargada de recopilar la información inicial, aprobar los cambios en las nóminas, revisar las prestaciones, comprobar las obligaciones en materia de pensiones, presentar las declaraciones RTI y gestionar el pago a la HMRC.

Reflexiones finales: ¿en qué consiste el sistema PAYE en la práctica?

Es el sistema de gestión de nóminas del Reino Unido que permite convertir los salarios en declaraciones fiscales conformes con la normativa. Deduce el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleado, calcula las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador, gestiona las deducciones obligatorias y vincula la nómina con las prestaciones, las pensiones y las declaraciones a la HMRC.

Para los empresarios, lo más seguro es considerar el sistema PAYE como parte del proceso de contratación, y no como una tarea que se deja para el momento del primer pago de nómina. Esto implica comprobar la situación laboral del trabajador, darlo de alta a tiempo, elegir un programa informático de gestión de nóminas, presupuestar los costes para la empresa, revisar las prestaciones, evaluar las obligaciones en materia de pensiones y llevar un registro desde el primer día.

Un proceso de retención en origen (PAYE) bien gestionado ofrece al empresario algo más que nóminas correctas. Crea una estructura repetible para la contratación, el pago y la gestión del personal del Reino Unido a medida que la empresa crece.

– Escrito por Matteo Zaccagni, subdirector y contable colegiado asociado (ICAEW) de WellTax.