Modifiche al conto economico per le piccole imprese del Regno Unito

A partire dal 1° aprile 2028, le piccole imprese e le microimprese del Regno Unito dovranno presentare un conto economico alla Companies House. Si tratta di un cambiamento significativo per le imprese che attualmente presentano bilanci abbreviati o sintetici senza rendere pubblici i dettagli relativi ai profitti e alle perdite. La riforma fa parte di un più ampio Modifiche alle procedure di deposito dei bilanci presso la Companies House, volta a migliorare la trasparenza, ridurre la criminalità economica e modernizzare l'informativa societaria.

Quali sono le novità relative al conto economico?

A partire dal 1° aprile 2028, le piccole imprese e le microimprese saranno tenute a depositare un conto economico presso la Companies House. Attualmente, molte piccole imprese del Regno Unito possono presentare bilanci che escludono il conto economico dalla pubblicazione. Ciò ha spesso aiutato le piccole imprese a tenere al riparo dalla vista del grande pubblico informazioni commercialmente sensibili, quali il fatturato, l’utile lordo, i costi amministrativi e i margini di profitto.

Le nuove norme non si limitano a modificare ciò che le società preparano internamente, ma cambiano anche ciò che deve essere presentato nell’ambito della procedura di registrazione presso la Companies House. Per molte piccole imprese, ciò comporta tre adeguamenti pratici:

• preparare i dati relativi ai profitti e alle perdite secondo gli standard previsti per la rendicontazione, non solo a fini interni o fiscali;
• capire se l’azienda intende avvalersi della possibilità di rinunciare alla pubblicazione;
• verificare che il software di contabilità e il processo di archiviazione dell’azienda siano pronti prima dell’entrata in vigore delle nuove norme.

Il governo ha confermato che le piccole imprese e le microimprese potranno scegliere di non rendere pubblico il proprio conto economico depositato nel registro pubblico. Questa distinzione è importante. L'esclusione riguarda la pubblicazione, non l'obbligo di deposito stesso. Companies House, l'HMRC e le forze dell'ordine potranno comunque accedere alle informazioni, ma questa opzione dovrebbe contribuire a limitare i dati che compaiono nel registro pubblico.

Per gli amministratori, il messaggio concreto è chiaro: il cambiamento non consiste semplicemente nel redigere un documento in più. Si tratta piuttosto di assicurarsi che la contabilità aziendale, i software, il processo di chiusura dell’esercizio e le decisioni relative alla presentazione dei documenti siano pronti prima che entrino in vigore le nuove norme.

Perché la Companies House sta modificando le modalità di deposito dei bilanci delle piccole imprese?

Il motivo di tale cambiamento risiede nel fatto che la Companies House sta passando dal ruolo di semplice destinataria delle informazioni societarie a quello di soggetto più attivo nel verificare la qualità e l’affidabilità dei dati depositati. Per i bilanci delle piccole imprese, ciò significa che le informazioni presentate dovranno fornire un quadro più chiaro dell’attività commerciale della società, e non solo della sua situazione patrimoniale a fine esercizio.

Il conto economico contribuisce a fornire un quadro più chiaro della situazione, poiché illustra l’andamento dell’azienda nel corso dell’esercizio finanziario. Mentre lo stato patrimoniale mostra ciò che l’azienda possiede e deve a una data specifica, il conto economico riporta i ricavi, i costi, le spese e l’utile o la perdita relativi al periodo di riferimento.

Questo è importante perché un bilancio da solo può essere limitativo. Può riportare la liquidità, i crediti, i debiti, il capitale sociale o gli utili non distribuiti, ma di solito non spiega:

• se la società abbia svolto un’attività commerciale intensa nel corso dell’anno;
• quali sono stati i ricavi generati dall'azienda;
• quali tipi di costi hanno ridotto il suo utile;
• se la società abbia registrato un utile o una perdita nel periodo in questione.

Per la Companies House, l’HMRC e le forze dell’ordine, queste informazioni aggiuntive potrebbero facilitare l’individuazione di incongruenze o modelli di rendicontazione insoliti. Per gli amministratori, ciò significa che i dati alla base dei bilanci devono essere accurati, adeguatamente documentati e coerenti con la dichiarazione dei redditi delle società.

Il cambiamento dovrebbe quindi essere considerato come parte di un processo più ampio volto a garantire informazioni societarie più complete e affidabili, piuttosto che come una semplice formalità amministrativa aggiuntiva.

Il conto economico sarà reso pubblico?

Questo è uno degli aspetti più importanti per le piccole imprese, in particolare per quelle che hanno a cuore la riservatezza delle informazioni commerciali. Il governo ha confermato che le piccole imprese e le microimprese potranno scegliere di non rendere pubblico il proprio conto economico depositato presso il registro pubblico.

In pratica, ciò dovrebbe contribuire a proteggere dati quali il fatturato, i margini e la redditività annuale dall’essere facilmente consultati da concorrenti, clienti, fornitori o altri utenti esterni. L’azienda dovrà comunque redigere e presentare correttamente il conto economico, ma si prevede che l’opzione di esclusione limiti le informazioni rese pubbliche.

Ciò sarà particolarmente rilevante per le imprese a conduzione familiare, le società di consulenza, le agenzie, le società immobiliari, i fornitori specializzati e altre aziende in cui i risultati commerciali potrebbero rivelare informazioni commerciali sensibili. Per queste imprese, la decisione relativa alla pubblicazione dovrebbe diventare parte integrante della revisione dei conti di fine anno, anziché essere presa in considerazione solo al momento della presentazione della dichiarazione.

Le aziende dovrebbero inoltre attendere le linee guida operative dettagliate prima di formulare ipotesi precise su come funzionerà in pratica la possibilità di rinuncia. Gli amministratori e i contabili dovranno comprendere le procedure di presentazione, le impostazioni del software e le eventuali conferme richieste al momento dell’invio dei bilanci.

In che modo le modifiche del 2028 incidono sulle piccole imprese

La riforma avrà probabilmente diverse ripercussioni concrete sulle piccole imprese. Molte di esse redigono già internamente un conto economico a fini fiscali, gestionali o per i creditori. La differenza sta nel fatto che tali informazioni entreranno ora a far parte della procedura di deposito presso la Companies House.

Un altro cambiamento importante è che, a partire dall’aprile 2028, secondo quanto comunicato da Companies House, tutte le società registrate nel Regno Unito dovranno presentare i bilanci annuali utilizzando software commerciale in formato iXBRL. Ciò significa che il passaggio alla presentazione obbligatoria dei conti economici avverrà parallelamente a un più ampio abbandono di alcune modalità di presentazione attualmente in uso. Le piccole imprese dovrebbero quindi valutare non solo quali informazioni presentare, ma anche in che modo farlo.

Area interessata	La situazione attuale di molte piccole imprese	Posizione prevista a partire dal 1° aprile 2028
Conto economico	Spesso esclusi dal registro pubblico della Companies House	Deve essere depositato presso la Companies House
Visibilità pubblica	I dettagli relativi ai profitti e alle perdite spesso non sono visibili	Si prevede che sarà possibile rinunciare alla pubblicazione
Metodo di archiviazione	Alcune aziende utilizzano ancora procedure di archiviazione più semplici o basate sul web	La presentazione dei bilanci deve avvenire tramite software commerciale in formato iXBRL
Documentazione interna	Può essere redatto principalmente per l'HMRC e la direzione	Deve inoltre soddisfare i requisiti di registrazione previsti dal Companies House
Focus sulla conformità	La presentazione del bilancio è spesso l'aspetto che riceve maggiore attenzione	L'accuratezza dei dati relativi a profitti e perdite diventa più evidente alle autorità

Per le piccole imprese, ciò potrebbe richiedere un approccio più coordinato alla contabilità, alla redazione del bilancio, alla dichiarazione dei redditi delle società e alla presentazione dei documenti al Registro delle Imprese. Se i registri contabili sono incompleti o incoerenti, il problema potrebbe emergere con maggiore evidenza in fase di presentazione del bilancio.

Anche i requisiti software potrebbero influire sul processo di pianificazione. Le aziende dovrebbero prevedere un lasso di tempo sufficiente per verificare che i propri sistemi di redazione e deposito dei bilanci siano in grado di supportare i nuovi requisiti, compreso il deposito in formato iXBRL. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui i dati siano gestiti su sistemi diversi, in cui vengano effettuate rettifiche di fine esercizio nell’ambito del processo di redazione del bilancio, oppure in cui l’azienda debba coordinarsi con il proprio commercialista prima del deposito.

Un utile esercizio preparatorio consiste nell’esaminare l’attuale processo di contabilità corrente e chiedersi se funzionerebbe ancora secondo le nuove regole. Ad esempio:

• Le vendite, i costi diretti, il costo del personale, le spese generali, i prestiti agli amministratori e i dividendi sono stati registrati in modo chiaro nel corso dell'anno?
• Il software dell'azienda supporta i rendiconti necessari per il bilancio civilistico?
• Le rettifiche vengono effettuate solo a fine anno, oppure i registri vengono controllati regolarmente?
• Le informazioni utilizzate per il Registro delle Imprese (Companies House) sono coerenti con quelle utilizzate ai fini dell'imposta sulle società?

Si tratta di questioni di carattere pratico, ma anche importanti. Le modifiche previste per il 2028 rendono ancora più importante disporre di una chiara traccia di controllo che vada dai registri contabili fino al bilancio finale.

Cosa dovrebbero fare gli amministratori prima dell'aprile 2028

Sebbene aprile 2028 possa sembrare lontano, le aziende dovrebbero iniziare a prepararsi per tempo. Gli amministratori dovrebbero verificare se attualmente si avvalgono di modalità di presentazione che sono destinate a cambiare e se i propri registri contabili siano sufficientemente dettagliati da giustificare la presentazione di un conto economico.

La contabilità dovrebbe essere verificata nel corso dell’anno, non solo a fine esercizio. Ricavi, costi diretti, stipendi, spese generali, operazioni degli amministratori, prestiti, dividendi, ratei e risconti devono essere registrati correttamente, poiché una contabilità ordinata faciliterà la presentazione della dichiarazione dei redditi e ridurrà il rischio di errori in fase di chiusura.

Un modo utile per prepararsi è verificare se l'azienda sia pronta nei principali ambiti interessati dai cambiamenti del 2028:

• la contabilità viene aggiornata regolarmente e non solo a fine esercizio;
• i conti di gestione e i conti civilistici si basano sugli stessi dati sottostanti;
• I dati relativi all'imposta sulle società sono in linea con il bilancio della società;
• il software di contabilità, ovvero il software utilizzato dal commercialista, supporterà l'invio dei dati in formato iXBRL;
• la società ha valutato se rinunciare alla pubblicazione del conto economico;
• gli amministratori devono essere consapevoli di quali informazioni possano essere ancora disponibili presso la Companies House, l’HMRC e le forze dell’ordine.

Questo è anche un buon momento per rivedere in modo più ampio le procedure relative ai bilanci annuali. WellTax supporta le aziende del Regno Unito nella contabilità, nella redazione dei bilanci di fine anno, nell’adempimento degli obblighi fiscali relativi all’imposta sulle società e nella presentazione dei documenti alla Companies House. Le aziende che si preparano con anticipo possono rivedere il proprio approccio a bilancio annuale e individuare ciò che potrebbe essere necessario modificare.

Entro aprile 2028 potrebbero essere pubblicate ulteriori linee guida relative alla procedura di presentazione, ai requisiti software e alla possibilità di rinunciare alla pubblicazione. Le aziende dovrebbero tenersi aggiornate sulle linee guida ufficiali e verificare la propria situazione prima della prima scadenza di presentazione interessata.

Riflessioni finali

L'obbligo di presentazione del conto economico rappresenta un cambiamento significativo in materia di rendicontazione per le piccole imprese e le microimprese del Regno Unito. La possibilità di rinunciare alla pubblicazione può ridurre le preoccupazioni di natura commerciale, ma non elimina la necessità di redigere e presentare informazioni accurate relative al conto economico.

Le imprese meglio preparate ad affrontare il cambiamento saranno quelle che tengono una contabilità accurata, utilizzano software adeguati e considerano i bilanci annuali come parte di un più ampio processo di conformità. Prepararsi per tempo dovrebbe facilitare la transizione del 2028 e ridurre il rischio di presentazioni affrettate, classificazioni errate o informazioni incoerenti tra le comunicazioni inviate alla Companies House e all’HMRC.

Il cambiamento dovrebbe quindi essere considerato come un’opportunità per rafforzare il processo contabile, non solo come un ulteriore obbligo di rendicontazione. Le aziende che esaminano tempestivamente i propri registri, comprendono le nuove norme in materia di trasparenza e si tengono aggiornate sulle linee guida ufficiali dovrebbero essere meglio preparate quando le norme entreranno in vigore nell’aprile 2028.

Scritto da Luca Marin, socio di WellTax.