Il governo del Regno Unito ha annunciato che, a partire da aprile 2026, tutti i datori di lavoro saranno obbligati a implementare i benefits in kind (BIK). Questa misura, volta a semplificare la dichiarazione fiscale, trasforma la gestione dei BIK da un processo opzionale a uno obbligatorio. Sebbene questa modifica prometta di ridurre la dipendenza dai moduli di fine anno come P11D e P11D(b), introduce anche nuove complessità che i datori di lavoro dovranno affrontare per tempo.
Questo articolo fornisce una panoramica del sistema attuale, delle modifiche imminenti e delle azioni che i datori di lavoro dovrebbero intraprendere per prepararsi alla transizione verso l’inserimento dei benefits in kind in busta paga.
Il Sistema Attuale: Dichiarazione dei BIK con P11D e P11D(b)
Attualmente, i datori di lavoro dichiarano i benefici e le spese imponibili fornite ai dipendenti utilizzando i moduli P11D e P11D(b). Ecco come funziona il processo:
- Modulo P11D: I datori di lavoro calcolano e dichiarano il valore imponibile dei benefici forniti ai dipendenti. Questi moduli devono essere inviati all'HMRC entro il 6 luglio successivo alla fine dell'anno fiscale. I dipendenti, quindi, regolano eventuali imposte attraverso l'autovalutazione o tramite adeguamenti al proprio codice fiscale PAYE.
- Modulo P11D(b): Serve per:
- Dichiarare che tutte le informazioni nei P11D sono corrette.
- Dichiarare i contributi di Classe 1A National Insurance Contributions (NICs) dovuti sui benefici forniti
I datori di lavoro devono versare il NIC di Classe 1A entro il 19 luglio (o il 22 luglio per i pagamenti online).
Per chi già utilizza i benefits in kind in busta paga su base volontaria, la maggior parte dei BIK può essere tassata mensilmente attraverso il sistema Real-Time Information (RTI). Tuttavia, alcuni benefici, come gli alloggi aziendali e i prestiti a basso interesse, devono ancora essere dichiarati tramite i P11D.
Principali Cambiamenti da Aprile 2026: Obbligo di aggiungere in busta paga i Benefits in Kind
Le nuove normative prevedono che i benefits in kind venga gestito direttamente attraverso le buste paga, rendendo necessario per i datori di lavoro adattare i loro sistemi e processi. Ecco i punti chiave delle modifiche:
1. Dichiarazione in Tempo Reale
I BIK verranno dichiarati e tassati mensilmente (o settimanalmente per i dipendenti con stipendio settimanale) tramite il sistema Full Payment Submission (FPS) all'interno di RTI.
2. Dichiarazione dei NIC di Classe 1A
I datori di lavoro dovranno includere i contributi NIC di Classe 1A nei loro payroll mensili, eliminando la necessità di dichiarazioni separate a fine anno.
3. Maggiori Dettagli Richiesti
I datori di lavoro dovranno fornire una ripartizione dettagliata delle BIK, compresi i dati relativi ai dipendenti in mobilità internazionale e ai benefit forniti da terzi.
4. Periodo Transitorio per Alcuni Benefici
o La tassazione dei BIK per alloggi aziendali e prestiti a basso interesse rimarrà volontaria per il 2026-2027, ma diventerà obbligatoria negli anni successivi.
5. Eliminazione dei Moduli P11D
Dal 2026-2027, i P11D non saranno più utilizzati per la maggior parte dei benefici. I datori di lavoro devono quindi garantire che i loro sistemi payroll possano gestire i benefits in kind in tempo reale.
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Sfide per i Datori di Lavoro
Sebbene l'obiettivo dell’inserire i benefits in kind in busta paga sia semplificare la dichiarazione, presenta alcune sfide operative. I datori di lavoro dovranno affrontare le seguenti problematiche per garantire la conformità:
1. Maggiore Gestione dei Dati
- Sarà necessario implementare sistemi per raccogliere dati dettagliati e accurati sui BIK ogni mese.
- Benefici complessi, come le auto aziendali, richiedono la gestione di variabili multiple (es. tipo di carburante, rimborso chilometrico, variazioni dell'auto assegnata).
- Per i benefici forniti da terzi, i datori di lavoro dovranno stabilire procedure precise per garantire una rendicontazione tempestiva.
2. Monitoraggio dei Dipendenti
- I datori di lavoro dovranno tenere traccia di assunzioni, cessazioni e trasferimenti internazionali per garantire la correttezza delle informazioni nel payroll.
- Sarà necessario assicurarsi che il nuovo processo si allinei con il sistema PAYE di HMRC per evitare deduzioni errate o pagamenti eccessivi.
3. Adeguamento dei Sistemi Payroll
- I software payroll esistenti potrebbero necessitare di aggiornamenti per gestire i benefits in kind in busta paga in tempo reale.
- I datori di lavoro dovranno testare i loro sistemi per prevenire errori di elaborazione.
4. Comunicazione con i dipendenti
- I dipendenti noteranno i cambiamenti nelle loro buste paga, poiché i BIK saranno tassati mensilmente. Sarà fondamentale comunicare chiaramente queste modifiche.
5. Rischio di Sanzioni
- Gli errori nella dichiarazione mensile potrebbero comportare sanzioni. Anche se HMRC adotterà un regime di tolleranza per il primo anno (2025-26), i datori di lavoro dovrebbero puntare alla precisione fin dall'inizio.
Passaggi per aggiungere i Benefits in Kind in busta paga
Dato l'impatto significativo di queste modifiche, è essenziale iniziare la preparazione il prima possibile. Ecco i passaggi da seguire:
1. Valutare i Sistemi Payroll
Assicurarsi che il software payroll sia in grado di gestire i benefits in kind e, se necessario, implementare aggiornamenti.
2. Organizzare la Raccolta dei Dati
Creare processi strutturati per raccogliere i dati sui BIK, inclusi quelli forniti da terzi.
3. Testare la Tassazione Volontaria
Considerare la tassazione volontaria di alcuni BIK già dal 2025 per testare i sistemi prima della transizione obbligatoria.
4. Formare i Team Payroll e Finance
Fornire formazione per garantire che i team siano pronti a gestire i benefits in kind in tempo reale.
5. Coinvolgere i dipendenti
Comunicare in anticipo ai dipendenti come i benefits in kind impatteranno direttamente sulle loro buste paga.
6. Collaborare con Esperti
Lavorare con consulenti fiscali e payroll per garantire la conformità alle nuove normative.
Il ruolo delle risorse umane nella gestione della transizione verso la retribuzione dei benefit in natura
I team delle risorse umane svolgono un ruolo cruciale nel garantire sia la comprensione da parte dei dipendenti che la conformità organizzativa, dal momento che il pagamento dei benefit in natura diventa obbligatorio.
1. Comunicazione e coinvolgimento dei dipendenti
- Fornire una chiara ripartizione delle buste paga per mostrare come il pagamento dei benefit in natura incida sulla retribuzione netta e sulle detrazioni fiscali.
- Condurre sessioni informative o FAQ per rispondere alle preoccupazioni dei dipendenti e supportare le domande di carattere fiscale.
2. Allineare le politiche di benefit con la conformità delle buste paga
- Rivedere e adeguare le offerte di benefit esistenti (ad esempio, auto aziendali, assicurazioni mediche) per renderle più efficienti dal punto di vista fiscale con il pagamento dei benefit in natura.
- Aggiornare il software delle risorse umane per tracciare in tempo reale i benefit in natura, assicurando una rendicontazione delle retribuzioni e una conformità senza soluzione di continuità.
3. Collaborazione delle risorse umane con i team di paghe e finanza
- Mantenere registri mensili accurati dei pagamenti delle prestazioni in natura e garantire la corretta elaborazione di chi lascia il lavoro e di chi si unisce.
- Monitorare i dipendenti in mobilità internazionale per garantire che i benefit in natura siano correttamente dichiarati e tassati in linea con le normative del Regno Unito.
Conclusioni
L'introduzione obbligatoria del payrolling benefits in kind dal 2026 rappresenta una delle più grandi trasformazioni nella gestione fiscale del lavoro nel Regno Unito. Sebbene l'obiettivo sia semplificare la dichiarazione, i datori di lavoro devono affrontare un carico amministrativo maggiore.
Cosa fare ora?
- Iniziare la preparazione per evitare problemi dell'ultimo minuto.
- Valutare e aggiornare i sistemi payroll.
- Formare il personale e strutturare i processi di gestione dei BIK.
- Testare la tassazione volontaria per identificare eventuali criticità.
- Coinvolgere e informare i dipendenti.
In WellTax, comprendiamo le complessità della gestione fiscale e siamo pronti a supportarti in questa transizione. Se hai bisogno di aiuto per adeguare i sistemi, formare il tuo team o garantire la conformità, contattaci per scoprire come possiamo assistere.
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