IVA de los establecimientos fijos: lo que deben comprobar las empresas británicas en el extranjero

El IVA por establecimiento fijo supone un riesgo práctico para las empresas del Reino Unido que se expanden al extranjero, ya que una sucursal local, un equipo, un agente, una función de apoyo en un almacén o una filial pueden influir en dónde se considera que se prestan los servicios y qué normativa del IVA se aplica. Lo fundamental no es si la empresa simplemente ha realizado ventas en el extranjero, sino si su presencia en el extranjero tiene suficiente permanencia, personal y recursos técnicos para realizar o recibir prestaciones en ese país. Si es así, se deben revisar la facturación, la inversión del sujeto pasivo, el registro local y la recuperación del IVA soportado antes de que los contratos entren en vigor.

Qué significa en la práctica el IVA de establecimiento fijo

A efectos del IVA, un establecimiento permanente es distinto de una sede central o de un domicilio social. La HMRC lo describe como un establecimiento, distinto del establecimiento comercial, que cuenta con los recursos humanos y técnicos necesarios para prestar o recibir los servicios pertinentes de forma permanente. Según la terminología de la UE en materia de IVA, el mero hecho de disponer de un número de identificación a efectos del IVA no basta para constituir un establecimiento permanente.

Entre los aspectos clave que deben tener en cuenta las empresas del Reino Unido se incluyen:

• Si hay personas en el extranjero que puedan negociar, gestionar, prestar o recibir servicios para la empresa.
• Ya se trate de instalaciones locales, sistemas, equipos, gestión de existencias o infraestructura operativa que respalde el suministro.
• Si el acuerdo tiene la suficiente permanencia como para considerarse un establecimiento en el extranjero y no un proyecto temporal.

La cuestión práctica se basa en el fondo. Una empresa del Reino Unido puede vender a clientes extranjeros sin crear un establecimiento permanente. Del mismo modo, una sucursal, una agencia o una estructura operativa local bajo control estrecho en el extranjero puede tener consecuencias en materia de IVA si es el lugar más estrechamente vinculado a la entrega.

Por qué la presencia a efectos del IVA no es lo mismo que la presencia a efectos del impuesto de sociedades

Las empresas del Reino Unido suelen evaluar la expansión al extranjero fijándose en primer lugar en el impuesto de sociedades, las nóminas, la constitución de la entidad jurídica o el riesgo de establecimiento permanente. Esos aspectos son importantes, pero el establecimiento permanente a efectos del IVA es una cuestión aparte.

En lo que respecta al IVA, normalmente se presta atención al lugar en el que se realiza la prestación de servicios en cuestión, a la jurisdicción a la que pertenece el cliente o el proveedor, y a qué establecimiento está más directamente relacionado con la operación. Las directrices de la HMRC explican que un servicio prestado en el Reino Unido está sujeto al IVA británico, mientras que un servicio que se considera prestado fuera del Reino Unido queda fuera del ámbito de aplicación del IVA británico y puede requerir tener en cuenta la normativa fiscal del otro país.

Hay tres distinciones que revisten especial importancia:

• El hecho de que exista un establecimiento permanente a efectos del impuesto de sociedades no determina automáticamente la situación en materia de IVA.
• Una filial jurídica es una empresa independiente, pero su función, sus competencias y sus recursos pueden influir en el análisis del IVA del grupo en su conjunto.
• El número de identificación fiscal, la dirección local o la presencia comercial deben evaluarse en función del modelo operativo real, y no considerarse de forma aislada.

Por eso, en la planificación de la expansión se debe analizar el IVA al mismo tiempo que la estructura jurídica, los precios de transferencia, la nómina y los sistemas contables.

Controles del IVA en los establecimientos fijos antes de firmar contratos en el extranjero

El momento más seguro para revisar la situación de un establecimiento permanente a efectos del IVA es antes de que la empresa firme contratos con clientes, proveedores, agencias o entre empresas locales. Una vez emitidas las facturas y configurados los sistemas, corregir el tratamiento del IVA puede resultar más complicado.

En las revisiones de los contratos se debería preguntar lo siguiente:

• ¿Qué entidad realiza o recibe legalmente la entrega?.
• ¿Qué equipo es el que realmente presta, aprueba, gestiona o utiliza el servicio?.
• ¿Qué establecimiento figura en el contrato, la orden de compra, el número de IVA, la factura y el proceso de pago?.

Por ejemplo, una empresa del Reino Unido puede suscribir un contrato de software, consultoría o marketing para todo el grupo, mientras que parte del servicio lo utiliza una sucursal en el extranjero. Si la sucursal cuenta con personal propio, sistemas locales y una necesidad clara del servicio, es posible que esté más estrechamente vinculada a la prestación del servicio que la sede central del Reino Unido. Esto puede modificar la situación a efectos de la declaración del IVA.

Cuando se contratan servicios a proveedores extranjeros, las empresas del Reino Unido también deben considerar si se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo del Reino Unido. Las directrices de la HMRC establecen que el mecanismo de inversión del sujeto pasivo puede aplicarse cuando el lugar de prestación se encuentra en el Reino Unido, el proveedor está establecido fuera del Reino Unido, el cliente está establecido en el Reino Unido y la prestación no está exenta.

Cómo afecta el IVA de los establecimientos fijos a la fijación de precios y a la facturación

Un establecimiento fijo a efectos del IVA puede afectar tanto a las ventas como a las compras. La cuestión no se limita a si el IVA figura en una factura. También puede determinar quién está obligado a liquidar el IVA, dónde puede ser necesario registrarse, si el IVA soportado es deducible y si el cliente recibe la documentación correcta.

Las comprobaciones de precios y facturación deben incluir:

• Si debe aplicarse el IVA del Reino Unido, el IVA local o si la entrega debe considerarse fuera del ámbito de aplicación del IVA del Reino Unido.
• Si el cliente liquida el IVA mediante un mecanismo local de inversión del sujeto pasivo o de autoliquidación.
• Si en los contratos se indica claramente qué entidad o establecimiento presta o recibe el servicio.

Esto es importante para la gestión de los márgenes. Si el precio de un contrato se fija partiendo de la base de que no se genera ningún coste por IVA, pero el acuerdo con el extranjero da lugar a una obligación tributaria local por IVA que no se puede recuperar en su totalidad, el resultado comercial puede verse alterado. También es importante para la experiencia del cliente, ya que un tratamiento incorrecto del IVA puede retrasar los pagos, generar disputas o requerir la emisión de notas de crédito y la reemisión de facturas.

En el caso de los acuerdos entre partes vinculadas, la situación en materia de IVA debe estar en consonancia con los precios de transferencia y las facturaciones entre empresas del mismo grupo. WellTax observa con frecuencia este solapamiento cuando los grupos del Reino Unido y de los Emiratos Árabes Unidos centralizan la gestión, la tecnología, las finanzas o el apoyo en materia de marketing, mientras que la actividad operativa se lleva a cabo en otra jurisdicción.

Escenarios de expansión que requieren un análisis más detallado del IVA

Algunos modelos de expansión internacional plantean más dudas que otros en lo que respecta al IVA de los establecimientos fijos. La tabla siguiente recoge los casos más habituales para las empresas del Reino Unido.

Escenario de expansión	Indicador del IVA que hay que comprobar	Riesgo práctico
Sucursal local con empleados	El personal presta o recibe servicios a nivel local	La sucursal puede ser el establecimiento más estrechamente vinculado al suministro
Almacén en el extranjero o servicios de logística de distribución	Los sistemas locales y el personal prestan apoyo a las operaciones de ventas	Este acuerdo podría afectar a los requisitos locales en materia de registro del IVA, facturación o documentación justificativa.
Agente local o representante dependiente	El agente actúa en nombre de la empresa del Reino Unido	Los acuerdos de agencia pueden indicar la existencia de una sede fiscal a efectos del IVA en el país, dependiendo de las circunstancias concretas.
Filial en el extranjero que presta servicios de apoyo	La filial participa activamente en las actividades de los clientes locales	No se debe dar por sentado que la filial carece de relevancia simplemente por el hecho de que sea una entidad jurídicamente independiente.
Equipo de proyecto temporal en el extranjero	El personal y el equipamiento están disponibles durante un periodo limitado.	Es posible que una presencia de corta duración tenga menos probabilidades de dar lugar a un establecimiento fijo, pero lo que cuenta son los hechos

Hay tres indicadores prácticos que merecen ser analizados cuanto antes:

• Si el personal local tiene autoridad para comprometer a la empresa o controlar la entrega.
• Si la empresa dispone de recursos en el extranjero con un grado suficiente de permanencia.
• Si los mismos recursos extranjeros se utilizan antes o durante la realización de las entregas sujetas a impuestos.

Las empresas que se expandan a la UE, los Emiratos Árabes Unidos u otras jurisdicciones en las que se aplique el IVA o el GST también deben consultar la normativa nacional correspondiente. Las directrices del Reino Unido permiten conocer la situación en ese país, pero no sustituyen al asesoramiento local sobre el IVA fuera del Reino Unido.

Documentación que hay que conservar antes y después del lanzamiento

Las resoluciones en materia de IVA suelen depender de las pruebas aportadas. Si la empresa considera que una entrega queda fuera del ámbito de aplicación del IVA del Reino Unido, las directrices de la HMRC exigen que se disponga de documentación que justifique por qué el lugar de entrega se encuentra fuera del Reino Unido. Esta misma disciplina resulta útil para las situaciones relacionadas con el IVA en el extranjero.

Entre los registros útiles se incluyen:

• Contratos, pliegos de condiciones, órdenes de compra y acuerdos entre empresas en los que se identifique la entidad y el centro correspondientes.
• Organigramas, descripciones de funciones y matrices de aprobación en las que se indica quién presta o recibe el servicio.
• Números de IVA, justificantes de la ubicación de los clientes, registros de alta de proveedores y notas de codificación de facturas.

Los datos deben ser coherentes entre los registros comerciales, financieros y fiscales. Un contrato puede indicar que la sede central se encuentra en el Reino Unido, pero los albaranes locales, la correspondencia con los clientes y la codificación de los centros de coste pueden sugerir que una sucursal en el extranjero está más estrechamente vinculada. La falta de coherencia en los registros puede dificultar la justificación de una posición razonable en materia de IVA.

Las empresas del Reino Unido también deberían revisar el análisis cuando cambie el modelo operativo. La contratación de personal en el extranjero, el nombramiento de un nuevo agente, la apertura de oficinas locales, la modificación de los acuerdos de gestión de pedidos o el traspaso de la titularidad de los contratos pueden alterar el resultado.

Cuándo es recomendable buscar asesoramiento antes de expandirse al extranjero

Un establecimiento permanente a efectos del IVA resulta especialmente útil cuando forma parte de un plan de expansión más amplio. La estrategia en materia de IVA debe integrarse en las decisiones relativas a la constitución de la entidad, la contratación de personal, los precios de transferencia, el impuesto de sociedades, los sistemas contables y los contratos con los clientes.

El asesoramiento es especialmente importante en los siguientes casos:

• La empresa cuenta, o tiene previsto contar, con personal, instalaciones, agentes o equipamiento fuera del Reino Unido.
• Los clientes, proveedores o empresas del grupo solicitan un número de IVA o una entidad de facturación diferentes.
• La empresa se está expandiendo a varias jurisdicciones y desea contar con un modelo de facturación coherente.

WellTax presta apoyo a empresas del Reino Unido y de los Emiratos Árabes Unidos en cuestiones relacionadas con el IVA y los impuestos indirectos, incluidas las relacionadas con la expansión transfronteriza. En lo que respecta a asuntos del Reino Unido y de los Emiratos Árabes Unidos, podemos ayudar a evaluar la situación en materia de IVA, junto con aspectos relacionados con el impuesto de sociedades, la contabilidad y la fiscalidad internacional. Para jurisdicciones fuera del Reino Unido y de los Emiratos Árabes Unidos, se debe recabar asesoramiento sobre el IVA nacional correspondiente de asesores locales debidamente cualificados.

Las empresas del Reino Unido que se estén preparando para expandirse deberían revisar IVA e impuestos indirectos página y el artículo relacionado en Cumplimiento de la normativa del IVA y transacciones transfronterizas en la UE.

Escrito por Luca Marin, socio de WellTax.