Exención parcial del IVA: Guía práctica para las empresas del Reino Unido

La exención parcial del IVA se aplica cuando una empresa registrada a efectos del IVA realiza tanto ventas sujetas al impuesto como exentas. Esto significa que es posible que la empresa no pueda recuperar la totalidad del IVA que paga por sus gastos. Parte del IVA se puede recuperar íntegramente, otra parte no se puede recuperar en absoluto y otra debe repartirse de forma equitativa entre las actividades sujetas al impuesto y las exentas.

Para muchas empresas del Reino Unido, la exención parcial del IVA solo se convierte en un problema cuando intentan recuperar el IVA y se dan cuenta de que las normas no son tan sencillas como esperaban. Esto puede ocurrir en sectores como el inmobiliario, el financiero, la educación, la sanidad, las organizaciones benéficas y las empresas de actividades mixtas. Las normas pueden parecer técnicas, pero la idea básica es sencilla: la recuperación del IVA depende del uso que se le dé al coste.

¿Qué es la exención parcial del IVA?

La exención parcial del IVA se aplica cuando una empresa realiza tanto operaciones sujetas al impuesto como operaciones exentas.

Las operaciones sujetas a IVA incluyen las ventas con tipo normal, con tipo reducido y con tipo cero. Las operaciones exentas son diferentes. No se cobra el IVA al cliente y, por lo general, el IVA sobre los costes relacionados no es recuperable.

Por ejemplo, una empresa puede vender bienes sujetos al tipo normal del IVA y, al mismo tiempo, percibir ingresos por alquiler de un inmueble exentos de IVA. El IVA de los bienes adquiridos para su reventa puede ser deducible. El IVA de los gastos relacionados exclusivamente con el alquiler exento de un inmueble puede no ser deducible. Es posible que haya que prorratear el IVA de los gastos compartidos, como la electricidad o el software de contabilidad.

Lo fundamental es que la exención parcial del IVA no se basa únicamente en si una factura incluye IVA, sino en lo que justifica dicho coste.

Por qué es importante la exención parcial del IVA

La exención parcial del IVA es importante porque puede afectar al flujo de caja. Si una empresa reclama un importe excesivo de IVA, es posible que tenga que devolver dinero a la HMRC. Si reclama un importe insuficiente, puede perder el IVA que podría haber recuperado.

Esta norma existe para mantener el equilibrio del sistema del IVA. Una empresa que realice ventas exentas no aplica el IVA a dichas ventas. Por este motivo, la HMRC suele limitar la recuperación del IVA sobre los gastos relacionados con actividades exentas.

Esto puede suponer una diferencia importante para las empresas con ingresos mixtos. Una pequeña empresa inmobiliaria, una cafetería benéfica o una entidad de formación pueden necesitar comprobar si les es aplicable la exención parcial del IVA.

Cómo clasifican las empresas sus gastos

Un primer paso útil consiste en dividir los costes en tres grupos.

Tipo de coste	Tratamiento del IVA	Ejemplo
Costes únicamente imponibles	Normalmente se puede recuperar en su totalidad	Mercancías adquiridas para su reventa sujeta a impuestos
Costes exentos	Normalmente no es recuperable	Gastos legales relacionados con los ingresos por alquiler exentos
Costes compartidos	Recuperable en parte	Alquiler, electricidad, software, gastos administrativos

Los costes «solo sujetos a impuestos» se utilizan únicamente para las ventas sujetas a impuestos. Los costes «solo exentos» se utilizan únicamente para las ventas exentas. Los costes compartidos se destinan tanto a actividades sujetas a impuestos como a actividades exentas.

Los costes compartidos suelen ser la parte más complicada de la exención parcial del IVA. La empresa debe calcular qué parte del IVA corresponde a la actividad sujeta a impuestos y qué parte a la actividad exenta.

El método estándar para la exención parcial del IVA

Muchas empresas comienzan aplicando el método estándar de la HMRC. Este método suele consistir en comparar las ventas sujetas a impuestos con las ventas totales.

Por ejemplo:

• Ventas imponibles: 70.000 libras
• Ventas exentas: 30.000 £.
• Ventas totales: 100.000 £
• Porcentaje imponible: 70%

Si la empresa tiene 10.000 £ en concepto de IVA sobre los gastos compartidos, podría recuperar 70%, es decir, 7.000 £. Las 3.000 £ restantes podrían estar sujetas a restricciones, ya que se refieren a una actividad exenta.

Se trata de un ejemplo sencillo, pero muestra cómo funciona en la práctica la exención parcial del IVA. El cálculo puede resultar más complejo cuando existen diferentes tipos de ingresos, variaciones estacionales o transacciones puntuales de gran cuantía.

Para ver un ejemplo resuelto más detallado, WellTax ha publicado aquí una guía práctica: Ejemplo de cálculo de la exención parcial del IVA: una guía práctica en cuatro pasos. Este artículo puede resultar útil para las empresas que deseen ver cómo funciona el cálculo paso a paso antes de revisar sus propias cifras.

La norma «de minimis»

La norma «de minimis» puede ayudar a algunas empresas a recuperar la totalidad del IVA, incluso cuando realizan ventas exentas.

En términos sencillos, si el importe del IVA vinculado a actividades exentas es lo suficientemente reducido, se puede considerar que la empresa está sujeta íntegramente al IVA a efectos de la recuperación de este impuesto. Un criterio habitual consiste en comprobar si el IVA soportado exento no supera, de media, las 625 libras al mes y no representa más del 50% del IVA soportado total.

Esta norma puede resultar muy útil para las pequeñas empresas. Por ejemplo, un centro de yoga puede vender productos sujetos a IVA y, al mismo tiempo, impartir clases exentas. Si el IVA correspondiente a las actividades exentas es inferior al límite establecido, es posible que el centro pueda recuperar la totalidad del IVA.

No obstante, es necesario comprobar debidamente la norma de minimis. Las empresas deben conservar registros que demuestren cómo se han calculado las cifras.

Un ejemplo sencillo del mundo empresarial

Imagina un hotel boutique que ofrezca estancias, tratamientos de spa y alquiler de espacios para bodas.

Las estancias en el hotel y los tratamientos de spa están sujetos a impuestos. En este ejemplo, el alquiler del salón de bodas está exento. El hotel tiene gastos compartidos, como la electricidad, la limpieza, el software y el personal de recepción.

Al final del período del IVA, el hotel revisa sus ingresos:

• Base imponible: 80 000 £
• Ingresos exentos: 20 000 £
• Ingresos totales: 100 000 £

El porcentaje imponible es 80%. Si el hotel tiene 5.000 £ de IVA sobre los gastos compartidos, puede recuperar 4.000 £ mediante el método estándar. Las 1.000 £ restantes pueden estar sujetas a restricciones.

Esto pone de manifiesto la importancia de la exención parcial del IVA. Una misma factura puede corresponder a más de una parte de la actividad empresarial, por lo que la recuperación del IVA debe repartirse de forma equitativa.

Cuando el método habitual no es justo

El método estándar es útil, pero no siempre es el más adecuado. Se basa principalmente en los valores de los ingresos. A veces, estos valores no reflejan cómo se utilizan realmente los costes.

Por ejemplo, una empresa puede percibir una elevada comisión exenta derivada de actividades financieras, pero dedicar solo una pequeña parte del tiempo de su personal a esa labor. En ese caso, el método estándar podría dar lugar a una retención excesiva del IVA.

Podría aplicarse un método especial cuando otra base ofrezca un resultado más justo. Este método podría basarse en el tiempo de trabajo del personal, la superficie ocupada, el número de transacciones o los costes reales de uso. Por lo general, es necesario contar con la autorización de la HMRC antes de aplicar un método especial.

Las empresas deberían reflexionar detenidamente sobre esto antes de cambiar su enfoque. El método debe ser razonable, estar respaldado por pruebas y ser adecuado para el modo de funcionamiento de la empresa.

Orientaciones de la HMRC sobre la exención parcial del IVA

Las empresas también deben consultar las directrices oficiales de la HMRC: Exención parcial del IVA — Circular 706. En él se explica cómo espera la HMRC que las empresas gestionen las entregas sujetas a impuestos y las exentas, la recuperación del IVA soportado, los métodos de exención parcial, los controles «de minimis» y los ajustes anuales.

Estas orientaciones resultan especialmente importantes cuando la empresa tiene fuentes de ingresos complejas o no tiene claro si un gasto es exclusivamente imponible, exclusivamente exento o mixto. También resultan útiles a la hora de preparar la documentación que respalda la declaración del IVA.

Ajustes anuales

La exención parcial del IVA no es solo una tarea trimestral. Al final del ejercicio fiscal del IVA, las empresas suelen tener que realizar un ajuste anual.

En este caso se compara el IVA recuperado durante el año con las cifras anuales definitivas. Si la empresa ha recuperado demasiado IVA, es posible que tenga que devolver la diferencia a HMRC. Si ha recuperado demasiado poco, es posible que pueda reclamar una cantidad mayor.

Es importante realizar un ajuste anual porque los patrones de actividad comercial pueden variar. Una empresa puede tener más ingresos imponibles en un trimestre y más ingresos exentos en otro. El ajuste anual ayuda a corregir esta situación.

Errores habituales que hay que evitar

Muchos errores relacionados con la exención parcial del IVA se deben a una clasificación incorrecta de las ventas y los costes.

Entre los problemas más habituales se encuentran:

• Considerar las ventas con tipo cero como ventas exentas
• Reclamar la totalidad del IVA correspondiente a los gastos compartidos sin realizar ningún cálculo
• Olvidarse de comprobar la norma de minimis
• No se ha realizado el ajuste anual
• Llevar registros deficientes para la asignación de costes

Las ventas con tipo cero siguen siendo operaciones sujetas a impuestos, por lo que, por lo general, dan derecho a la recuperación del IVA. Las ventas exentas son un caso distinto y pueden limitar dicha recuperación. Esta distinción es muy importante.

Una buena contabilidad ayuda a reducir los errores. Resulta útil indicar si cada gasto es «solo sujeto a impuestos», «solo exento» o «compartido» al contabilizar las facturas.

Reflexiones finales

La exención parcial del IVA puede parecer complicada al principio, pero la cuestión principal es sencilla: ¿a qué actividad corresponde cada gasto?

Las empresas deben identificar las ventas sujetas a IVA y las exentas, clasificar correctamente los costes, aplicar un cálculo justo, comprobar la norma «de minimis» y realizar el ajuste anual. Con unos registros claros, la gestión del IVA con exención parcial resulta mucho más sencilla.

Para las empresas del Reino Unido con ingresos que combinan rentas sujetas a impuestos y exentas, WellTax puede facilitar las revisiones del IVA, los cálculos de exenciones parciales y la gestión práctica de la contabilidad. Esto puede ayudar a las empresas a comprender su situación en materia de IVA y a evitar errores innecesarios.

– Escrito por Matteo Zaccagni, subdirector y contable colegiado asociado (ICAEW) de WellTax.