Что такое PAYE? Практическое руководство для работодателей в Великобритании

Что такое PAYE? PAYE (сокращение от Pay As You Earn) — это действующая в Великобритании система, которую работодатели используют для удержания подоходного налога и взносов в фонд национального страхования из доходов сотрудников, полученных в течение налогового года. Вместо того чтобы работники уплачивали все налоги с доходов от трудовой деятельности по окончании года, работодатель удерживает соответствующую сумму при каждой выплате заработной платы, передает информацию о заработной плате в HMRC и уплачивает соответствующие налоговые обязательства.

Налоговый год в Великобритании длится с 6 апреля по 5 апреля. Это важно, поскольку налоговые коды системы PAYE, пороги уплаты взносов в систему национального страхования, формы по итогам года и установленные законом ставки выплат привязаны к налоговым годам. Поэтому работодателям следует проверять ставки, действующие в текущем году, перед начислением заработной платы, особенно в апреле, когда пороги и установленные законом ставки могут измениться.

С практической точки зрения всё просто. Система PAYE — это не разовая регистрация. Это постоянный процесс, который должен осуществляться работодателем. Каждый раз при выплате заработной платы сотрудникам работодатель обязан рассчитывать сумму брутто, производить соответствующие удержания, оформлять расчётные листы, предоставлять информацию о выплатах в HMRC и уплачивать начисленные по системе PAYE суммы в установленные сроки.

Что такое регистрация по системе PAYE и когда она требуется?

Регистрация в системе PAYE — это процесс регистрации в HMRC в качестве работодателя, позволяющий компании получить идентификационный номер работодателя в системе PAYE и предоставлять отчетность по заработной плате. Как правило, это требуется, когда компании необходимо вести расчет заработной платы сотрудникам и директорам, а также учитывать подлежащие отчетности льготы и расходы.

Работодатели обязаны зарегистрироваться до наступления первого дня выплаты заработной платы, однако, как правило, они не могут зарегистрироваться более чем за два месяца до начала выплаты заработной платы сотрудникам. Если к дню выплаты заработной платы не поступил регистрационный номер PAYE, работодателю всё равно следует произвести расчёт заработной платы, сохранить полный отчёт о выплатах (Full Payment Submission) и отправить его, как только этот номер станет доступен. Работодатели могут ознакомиться с официальными правилами регистрации на сайте Руководство по регистрации работодателей в системе PAYE на сайте GOV.UK.

Основные моменты

• Регистрацию в системе PAYE следует осуществить до выплаты первой заработной платы или вознаграждения директору.
• Компании может потребоваться пройти регистрацию даже в том случае, если в штате числится только один директор.
• Обязательства по выплате заработной платы могут возникать в связи с размером заработной платы, льготами, студенческими кредитами, установленными законом выплатами или обязательствами перед государством Великобритании.

Регистрация в системе PAYE, как правило, требуется в тех случаях, когда предприятие

1. Выплачивает сотруднику заработную плату в размере, при котором возникает необходимость регистрации в системе PAYE или возникают обязательства работодателя по отчетности в системе национального страхования.
2. Выплачивает заработную плату директору, даже если он является единственным сотрудником, получающим заработную плату.
3. Выплачивается сотруднику, у которого уже есть другая работа или пенсия.
4. Отражает налогооблагаемые выплаты или расходы.
5. В компании работают сотрудники, имеющие обязательства по студенческим кредитам или обязательные выплаты.
6. Является ли компания, зарегистрированная за пределами Великобритании, в которой один из сотрудников или директоров выполняет служебные обязанности на территории Великобритании.
7. Начинает выплачивать заработную плату сотрудникам, хотя ранее у компании не было сотрудников.

На 2026–2027 годы HMRC устанавливает второй порог для уплаты взносов по национальному страхованию класса 1 в размере 96 фунтов стерлингов в неделю, 417 фунтов стерлингов в месяц и 5 000 фунтов стерлингов в год. Работодатели не должны полагать, что низкий уровень заработной платы всегда освобождает от обязательств по начислению и уплате страховых взносов. Даже если на первых порах регистрация в системе PAYE не требуется, ситуация может измениться в случае повышения заработной платы, предоставления льгот, начала выплаты заработной платы директору или выполнения обязанностей на территории Великобритании иностранным сотрудником. Работодателям следует проверять актуальные данные на сайте Ставки и пороговые значения для работодателей на сайте GOV.UK.

Если компания при приеме на работу задает вопрос о том, что такое система PAYE, ответ не должен ограничиваться лишь регистрацией. Работодателю также необходимо понимать, как данные о заработной плате будут собираться, проверяться, передаваться и выплачиваться в каждом расчетном периоде.

Что такое PAYE в системе расчета заработной платы?

Что такое PAYE в контексте расчета заработной платы? Это периодический процесс расчета заработной платы, удержания налогов и взносов в систему национального страхования, представления отчетности по заработной плате в HMRC и выплаты сотрудникам чистой заработной платы.

После введения в действие системы PAYE расчет заработной платы следует проводить с помощью программного обеспечения, способного рассчитывать удержания и отправлять данные о заработной плате в HMRC. Работодатели могут ознакомиться с официальной инструкцией по настройке на сайте Руководство GOV.UK по системе PAYE и расчету заработной платы для работодателей.

Основные моменты

• Система расчета заработной платы должна рассчитывать валовую заработную плату, налогооблагаемую часть заработной платы, взносы по национальному страхованию со стороны работника, взносы по национальному страхованию со стороны работодателя, налог и другие удержания.
• Информация о заработной плате, как правило, передается в HMRC через систему «Real Time Information» при выплате заработной платы сотрудникам.
• В расчетных листках должно быть четко указано, из чего состоит заработная плата, какие вычеты производятся и какова чистая сумма заработной платы.

Обычный цикл начисления заработной платы включает в себя

1. Сбор информации о новых сотрудниках, такой как данные из формы P45, информация из контрольного списка для новых сотрудников, статус студенческого кредита и налоговый код.
2. Расчет валовой заработной платы, включая оклад, сверхурочные, премии, комиссионные и выплаты, предусмотренные законодательством.
3. Удержание подоходного налога, взносов в фонд социального страхования работников, пенсионных взносов, выплат по студенческим кредитам и других предусмотренных законом удержаний.
4. Отчетность о заработной плате и удержаниях, предоставляемая в HMRC посредством отчета о полных выплатах (Full Payment Submission).
5. Выплата сотруднику чистой заработной платы и уплата обязательств по системе PAYE в HMRC.

Отчет о полной выплате играет ключевую роль в обеспечении соблюдения требований по начислению заработной платы, поскольку он информирует HMRC о суммах, выплаченных и удержанных с сотрудников. Работодатели, как правило, предоставляют информацию о заработной плате не позднее даты выплаты заработной платы сотрудникам, за исключением случаев, когда действуют особые исключения. Правила отчетности изложены в Рекомендации сайта GOV.UK по предоставлению информации о заработной плате в HMRC.

Расчетную ведомость также следует рассматривать как элемент обеспечения соблюдения нормативных требований, а не просто как документ для сотрудника. В ней должно быть указано, какую сумму получил сотрудник, какие удержания были произведены и по каким причинам. Это особенно важно в случаях, когда речь идет о пенсионных взносах, удержаниях по студенческим кредитам, обязательных выплатах или пособиях, начисляемых через систему расчета заработной платы.

Что такое система PAYE в отношении налоговых кодов, подоходного налога и национального страхования?

Какую роль играет система PAYE при применении налоговых кодов и пороговых значений для уплаты взносов в систему национального страхования? Она преобразует годовые правила налогообложения и начисления заработной платы в удержания за каждый расчетный период, благодаря чему налоги и взносы в систему национального страхования удерживаются из заработной платы сотрудника в течение года.

Удержания по системе PAYE в значительной степени зависят от налогового кода работника и соответствующих налоговых пороговых значений. В 2026–2027 налоговом году стандартный личный налоговый вычет для работника составляет 12 570 фунтов стерлингов в год, что соответствует 242 фунтам стерлингов в неделю или 1 048 фунтам стерлингов в месяц. Для Англии, Уэльса и Северной Ирландии базовая ставка составляет 20% для доходов до 37 700 фунтов стерлингов сверх порога PAYE, повышенная ставка — 40% для доходов от 37 701 до 125 140 фунтов стерлингов, а дополнительная ставка составляет 45% при доходе свыше 125 140 фунтов стерлингов. В Шотландии действуют собственные налоговые диапазоны для доходов, не связанных с сбережениями и дивидендами. Работодатели должны уточнить применимые ставки, используя Ставки и пороговые значения для работодателей на сайте GOV.UK.

Основные моменты

• Налоговые коды указывают программе для расчета заработной платы, какую часть заработной платы следует выплачивать сотруднику в качестве не облагаемой налогом.
• Национальное страхование рассчитывается отдельно от подоходного налога и использует собственные пороговые значения и буквенные обозначения категорий.
• В отношении директоров действуют особые правила национального страхования, поэтому их не всегда следует рассматривать как обычных сотрудников, получающих ежемесячную заработную плату.

На 2026–2027 годы базовый порог для уплаты взносов в систему национального страхования для работников составляет 242 фунта стерлингов в неделю, 1 048 фунтов стерлингов в месяц и 12 570 фунтов стерлингов в год. Верхний предел заработка составляет 967 фунтов стерлингов в неделю, 4 189 фунтов стерлингов в месяц и 50 270 фунтов стерлингов в год. Для работников категории A ставка взноса работника составляет 8% сверх базового порога до верхнего предела заработка и 2% сверх него. Вторичные взносы работодателя для категории A составляют 15%.

Именно здесь система PAYE становится чем-то большим, чем просто расчёт налога.

Работодатели должны понимать разницу между:

• Подоходный налог, размер которого зависит от налогооблагаемого дохода, налогового кода и налоговых ставок.
• Взносы в систему национального страхования, которые удерживаются из заработной платы работника.
• Взносы работодателя в систему национального страхования, которые представляют собой дополнительные расходы для работодателя.
• Национальное страхование класса 1A, которое может распространяться на расходы и выплаты.

При составлении бюджета расходы работодателя на взносы в систему национального страхования часто упускаются из виду. Предлагаемая заработная плата не отражает полную сумму расходов работодателя. Компания должна также учитывать взносы работодателя в систему национального страхования, пенсионные отчисления, обязательные выплаты, расходы на администрирование заработной платы и любые льготы, подлежащие налогообложению.

Что такое система PAYE для директоров компаний?

Этот порядок учета заработной платы применяется в тех случаях, когда член совета директоров получает от компании заработную плату, премии или иной доход от трудовой деятельности. Члены совета директоров не исключаются из системы учета заработной платы только по той причине, что они занимают руководящие должности, являются акционерами или учредителями.

Основные моменты

• Заработная плата или премия, выплачиваемые директору, как правило, должны обрабатываться в рамках системы PAYE.
• Для директоров действуют особые правила расчета взносов в систему национального страхования.
• Нерегулярные выплаты членам совета директоров, такие как годовые премии, следует планировать до их выплаты.

Работодатели обязаны пройти регистрацию даже в том случае, если они нанимают на работу только самих себя, например, в качестве единственного директора компании с ограниченной ответственностью. Им также следует помнить, что в отношении директоров компаний действуют особые правила расчета взносов в систему национального страхования.

На практике руководители часто сталкиваются с проблемами, связанными с системой PAYE, поскольку их вознаграждение не всегда выплачивается регулярно. Компания, управляемая владельцем, может выплачивать небольшую ежемесячную заработную плату, периодические премии, дивиденды и возмещение расходов. Каждая из этих категорий подлежит различному налоговому режиму. Зарплата и премии, как правило, относятся к расчетам по заработной плате. Дивиденды не относятся к расчетам по заработной плате, но они должны быть должным образом задекларированы и подтверждены документацией, предусмотренной корпоративным правом. Возмещение расходов может быть освобождено от налогообложения, облагаться налогом или подлежать декларированию в зависимости от конкретных обстоятельств.

Если директор является нерезидентом или выполняет свои обязанности за рубежом, анализ системы PAYE может стать более сложным. Например, может потребоваться учет системы PAYE и национального страхования в тех случаях, когда директор-нерезидент выполняет свои обязанности на территории Великобритании. Более подробную информацию по данному вопросу см. в статье WellTax по теме Удержание налога с заработной платы (PAYE) и взносы в фонд социального страхования (NIC) для директоров-нерезидентов, работающих в Великобритании.

Как применяется система PAYE к льготам в натуральной форме и расходам?

Что такое система PAYE в контексте выплат и расходов? Это механизм, позволяющий удерживать налог с определенных налогооблагаемых выплат непосредственно при выплате заработной платы, в то время как о других выплатах, возможно, по-прежнему необходимо будет отчитываться по окончании налогового года с использованием соответствующих форм.

Льгота в натуральной форме — это, в общем смысле, неденежное вознаграждение, предоставляемое сотруднику или директору, которое имеет налогооблагаемую стоимость, если только на него не распространяется исключение. К таким льготам относятся, например, частная медицинская страховка, служебный автомобиль, доступный для личного использования, жилье, ваучеры, ссуды под низкий процент, а также определенные личные расходы, оплачиваемые работодателем.

Основные моменты

• Не все расходы, оплачиваемые компанией, освобождаются от налогообложения. Некоторые выплаты рассматриваются как налогооблагаемые льготы, и о них, возможно, необходимо будет сообщить в HMRC.
• Налогооблагаемые выплаты могут повлечь за собой как уплату налога со стороны работника, так и уплату работодателем взносов в систему национального страхования класса 1A.
• Многие виды выплат можно оформлять через систему расчета заработной платы, однако работодателям необходимо правильно настроить эту систему.

По данным HMRC, в 2026–2027 годах работодатели обязаны уплачивать взносы по классу 1A системы национального страхования в отношении расходов и льгот, предоставляемых сотрудникам. Ставка по классу 1A для расходов и льгот составляет 15%. Работодателям следует проверять актуальные ставки с помощью Ставки и категории национального страхования на сайте GOV.UK.

Существует два основных способа учета льгот. Одни из них отражаются в отчетности после окончания налогового года с использованием форм P11D и P11D(b). Другие могут облагаться налогом через систему начисления заработной платы, то есть сотрудник уплачивает налог по системе PAYE в течение года, а не посредством последующей корректировки налогового кода.

При проведении практического анализа расчета заработной платы следует задать следующие вопросы:

1. Является ли данный предмет деловым расходом, облагаемым налогом доходом или освобождается от налогообложения?
2. Должен ли сотрудник платить с этого налог?
3. Должен ли работодатель уплачивать взносы по национальному страхованию класса 1A?
4. Следует ли отражать это в отчёте о заработной плате или в отчёте по итогам года?
5. Сообщили ли сотруднику, как эта льгота влияет на чистую заработную плату?

Перед тем как предлагать льготы в ходе переговоров о трудоустройстве, их следует тщательно проанализировать. Обещанный автомобиль, частная медицинская страховка или помощь с жильем могут повлечь за собой расходы на заработную плату, которые не были заложены в первоначальный бюджет на оплату труда.

Какое место занимает система PAYE в контексте более широких обязательств работодателя?

Что представляет собой система PAYE в контексте общей системы организации работы работодателя? Это один из элементов более широкой системы обеспечения соблюдения нормативных требований, которая также может включать в себя статус занятости, пенсионное обеспечение, страхование, минимальную заработную плату, выплаты, предусмотренные законодательством, учетные документы по заработной плате и документацию по рабочему месту.

Система PAYE вписывается в эту более широкую систему трудовых отношений. Контрольный список на сайте GOV.UK “Как подготовиться к приёму на работу” включает проверку статуса занятости, безопасности на рабочем месте, регистрации в системе PAYE, обязательств по пенсионному обеспечению, страхования ответственности работодателя, а также этапы найма. Работодатели могут использовать Контрольный список сайта GOV.UK по приёму на работу сотрудников в качестве практической отправной точки.

Основные моменты

• Систему удержания налога у источника (PAYE) следует с самого начала рассматривать в совокупности с трудовым законодательством, пенсионным обеспечением и страхованием.
• Обязанности по пенсионному обеспечению на рабочем месте, как правило, возникают с момента приема на работу первого сотрудника.
• Работодатели должны проверять размер минимальной заработной платы, установленные законом выплаты и документы по персоналу в рамках подготовки расчета заработной платы.

Пенсионные программы на рабочем месте являются ключевым элементом этой системы. Работодатели обязаны проводить оценку персонала, оформлять участие соответствующих работников в программе, вносить взносы, поддерживать связь с работниками и вести соответствующую документацию.

Работодатели также должны оформить страхование ответственности работодателя, если это требуется. Такая страховка может понадобиться им в случае найма персонала, и полис, как правило, должен предусматривать страховое покрытие в размере не менее 5 миллионов фунтов стерлингов от уполномоченного страховщика.

Законные выплаты также следует включать в расчет заработной платы, а не рассматривать как исключения. На 2026–2027 годы Налоговая и таможенная служба Великобритании (HMRC) устанавливает размер установленного законом пособия по болезни в размере 123,25 фунтов стерлингов в неделю или 80% от среднего недельного заработка работника, в зависимости от того, какая из этих сумм меньше. Сумма, причитающаяся за каждый день, зависит от среднего недельного заработка и количества дней, дающих право на получение пособия.

Соблюдение требований по минимальной заработной плате также связано с расчетом заработной платы. С 1 апреля 2026 года ставка национального прожиточного минимума для работников в возрасте 21 года и старше составляет 12,71 фунта стерлингов в час. Работодатели должны пересматривать ставки при каждом изменении размера заработной платы, рабочего времени или переходе работников в новую возрастную категорию. Действующие установленные законом ставки можно проверить через Положения о внесении изменений в Национальный минимальный размер заработной платы 2026 года.

Что такое настройка системы PAYE для работодателей в Великобритании?

Что такое настройка системы PAYE на практике? Это процесс согласования регистрации системы расчета заработной платы, процедуры приема сотрудников на работу, программного обеспечения, отчетности, сроков выплат и ведения учета до наступления первого дня выплаты заработной платы.

Самый простой способ организовать работу с системой PAYE — интегрировать её в процесс адаптации новых сотрудников. Эффективный процесс PAYE начинается ещё до первой выплаты и продолжается на протяжении каждого цикла выплаты заработной платы.

Основные моменты

• Настройка системы удержания налога у источника (PAYE) должна быть выполнена до первой выплаты заработной платы.
• Программа для расчета заработной платы должна быть готова до того, как сотрудникам будет выплачена заработная плата.
• Компания должна пересмотреть систему PAYE при любом изменении заработной платы, льгот, места работы или статуса работника.

Этап	Действия работодателя	Почему это важно
Перед приемом на работу	Подтвердите свой статус: сотрудник, работник, подрядчик, директор или сотрудник, командированный из другой организации	Статус влияет на налогообложение, права и порядок начисления заработной платы
До даты начала	Провести полную проверку на право на трудоустройство и собрать информацию о новом сотруднике	Предотвращает ошибки при оформлении новых сотрудников и начислении заработной платы
До получения первой зарплаты	Зарегистрируйтесь в качестве работодателя и настройте систему PAYE, если это необходимо	Необходимо было подать отчет о налогах и взносах в систему национального страхования в HMRC
Настройка расчета заработной платы	Выберите программное обеспечение для расчета заработной платы или поставщика услуг по расчету заработной платы	Обеспечивает расчет налога PAYE и отправку отчетов RTI
Первая выплата заработной платы	Выдать расчетную ведомость, отправить отчет FPS и выплатить чистую заработную плату	Создает первую запись о начислении заработной платы, соответствующую требованиям
Ежемесячно или ежеквартально	Уплатите налоги по системе PAYE в адрес HMRC в установленный срок	Помогает избежать начисления процентов и штрафов
В процессе	Провести оценку пенсий, пособий, установленного законом размера заработной платы и соответствующей документации	Обеспечивает соответствие расчета заработной платы более широким обязанностям работодателя
Конец года	Предоставлять формы по итогам года и отчитываться о выплатах льгот в тех случаях, когда это требуется	Обеспечивает соблюдение требований по начислению заработной платы на ежегодной основе

Работодателям также следует запланировать на год определенные сроки для проведения проверок. Первая проверка платежных ведомостей за первые 90 дней позволяет выявить неверные налоговые коды, отсутствующие данные о новых сотрудниках, проблемы с оплатой труда директоров, пробелы в отчетности по льготам и проблемы с настройкой пенсионных программ до того, как их станет сложнее исправить.

Для международных работодателей такая экспертиза особенно полезна в случаях, когда сотрудники работают удаленно из Великобритании, члены совета директоров приезжают в Великобританию для выполнения обязанностей в рамках заседаний совета директоров или руководства, либо когда сотрудник из-за рубежа направляется на работу в Великобританию. Компания WellTax может помочь в оценке системы начисления заработной платы в Великобритании, системы удержания налога у источника (PAYE) и связанных с этим вопросов трансграничного налогообложения, если ситуация затрагивает налоговые аспекты Великобритании и ОАЭ или вопросы международного налогообложения.

Распространенные ошибки в системе PAYE, которых следует избегать работодателям

Вопрос о том, что такое PAYE, — это лишь отправная точка. Работодателям также необходимо понимать, где обычно возникают ошибки при расчете заработной платы, особенно когда речь идет о вознаграждении директоров, льготах или условиях международной работы.

Ошибки в системе PAYE часто возникают из-за того, что расчет заработной платы рассматривается как административная задача, а не как процесс, связанный с налогообложением и трудоустройством. При правильной настройке системы большинство типичных ошибок, как правило, можно избежать.

Основные моменты

• Задержка с регистрацией в системе PAYE может повлиять на отчетность, начиная с первого дня выплаты заработной платы.
• Заработная плата и льготы членов совета директоров являются типичными областями риска.
• Перед вступлением в силу пошлин в Великобритании следует пересмотреть условия, действующие за рубежом.

К числу распространенных ошибок при удержании налога у источника (PAYE) относятся:

1. Слишком поздняя регистрация, а затем выплата заработной платы сотрудникам до того, как будет готов процесс удержания налога у источника (PAYE).
2. Рассмотрение вознаграждения директора как неофициальных выплат, а не как заработной платы.
3. Неучёт взносов в систему национального страхования работодателя при составлении бюджета расходов на заработную плату.
4. Не проверяется, подлежат ли выплаты налогообложению или подлежат ли они декларированию.
5. Отсутствуют отчисления по студенческому кредиту или кредиту для аспирантов.
6. Подразместитель считается не включенным в список получателей заработной платы без проверки его статуса.
7. Невыполнение обязательств по пенсионному обеспечению в отношении первого работника.
8. Использование старых налоговых ставок или пороговых значений после начала нового налогового года.
9. Невыполнение обязанностей по начислению заработной платы в Великобритании для иностранных сотрудников, работающих в этой стране.
10. Отсутствие четкого учета заработной платы, исходных форм, расчетных листов и документов по итогам года.

В четко организованном процессе удержания налога у источника (PAYE) должно быть ясно, кто отвечает за каждый этап. Кто-то должен отвечать за сбор данных о новых сотрудниках, утверждение изменений в расчете заработной платы, проверку льгот, контроль обязательств по пенсионному обеспечению, подачу отчетов RTI и организацию выплат в HMRC.

Заключительные замечания: что такое PAYE на практике?

Это британская система для работодателей, предназначенная для преобразования данных о заработной плате в налоговую отчетность, соответствующую требованиям законодательства. Она удерживает подоходный налог и взносы по национальному страхованию с работников, рассчитывает взносы по национальному страхованию, уплачиваемые работодателем, поддерживает удержание обязательных отчислений и связывает расчет заработной платы с выплатами по льготам, пенсиями и отчетностью перед Налоговым управлением Великобритании (HMRC).

Для работодателей наиболее безопасным подходом является рассмотрение системы PAYE как неотъемлемой части процесса найма, а не как задачи, которую можно отложить до момента первой выплаты заработной платы. Это означает проверку статуса работника, своевременную регистрацию, выбор программного обеспечения для расчета заработной платы, планирование расходов работодателя, анализ льгот, оценку обязательств по пенсионному обеспечению и ведение учета с самого первого дня.

Эффективно организованный процесс удержания налогов у источника (PAYE) дает работодателю нечто большее, чем просто правильно оформленные расчетные листы. Он создает стандартизированную структуру для найма, выплаты заработной платы и управления персоналом в Великобритании по мере роста компании.

– Автор: Маттео Закканьи, помощник руководителя, сертифицированный бухгалтер (ICAEW), WellTax.