Au Royaume-Uni, le secteur des alcools est soumis à une réglementation stricte visant à prévenir la fraude fiscale, la fraude et la vente d'alcool illicite. L'une des exigences les plus importantes pour toute personne impliquée dans la vente en gros d'alcool soumis à accise est de remplir le formulaire de demande d'enregistrement en tant que grossiste en alcool (demande AWRS). Que vous lanciez une nouvelle activité de vente en gros ou que vous ajoutiez la vente en gros d'alcool à vos activités existantes, il est essentiel de bien comprendre le processus.
1. Comprendre le programme d'enregistrement des grossistes en alcool Demande
1.1 Qu'est-ce que c'est ?
La demande d'enregistrement au programme d'enregistrement des grossistes en alcool est la procédure officielle mise en place par le HMRC pour enregistrer toute entreprise qui souhaite commercialiser de l'alcool acquitté des droits d'accise au niveau de la vente en gros. Elle s'applique aux entreprises basées au Royaume-Uni, aux commerçants indépendants, aux partenariats, aux vendeurs en ligne et même aux entreprises qui importent de l'alcool avant de le revendre à d'autres commerçants.
1.2 Pourquoi est-ce important ?
Le HMRC a mis en place l'AWRS afin de réduire la fraude fiscale sur l'alcool et de garantir que seules les entreprises légitimes et conformes à la réglementation entrent dans la chaîne d'approvisionnement. En le remplissant correctement, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Droit légal d'exercer une activité de grossiste
- Numéro d'agrément requis par vos acheteurs
- La capacité d'approvisionner les détaillants, les pubs, les restaurants et autres grossistes
- Protection contre les sanctions pénales et financières
Aucune entreprise ne peut légalement vendre de l'alcool en gros sans l'autorisation de l'AWRS.
2. Qui doit soumettre une demande ?
2.1 Entreprises tenues de présenter une demande
Vous devez remplir une demande AWRS si votre entreprise :
- Vend de l'alcool dédouané à une autre entreprise (et non à des consommateurs)
- Achète de l'alcool pour le revendre au Royaume-Uni
- Importe de l'alcool avant de le vendre dans la chaîne d'approvisionnement britannique.
- Stocke de l'alcool pour le compte d'autrui et participe à l'organisation de transactions de gros.
2.2 Entreprises qui ne sont pas tenues de présenter une demande
Les détaillants qui vendent uniquement aux consommateurs, tels que les magasins vendant de l'alcool à emporter, les supermarchés et les restaurants, ne sont pas tenus de le soumettre, sauf s'ils vendent également à d'autres entreprises.
3. Préparation de votre demande d'enregistrement en tant que grossiste en alcool
Avant de commencer à remplir le formulaire en ligne, rassemblez les informations demandées par le HMRC. La préparation est essentielle : de nombreux refus sont dus au fait que les demandeurs sous-estiment le niveau de détail requis dans leur demande.
3.1 Structure commerciale et documentation juridique
Votre demande doit inclure :
- Certificats d'enregistrement de la société (le cas échéant)
- Coordonnées de tous les administrateurs, associés ou personnes exerçant un contrôle significatif
- Toutes les licences pertinentes ou inscriptions antérieures
Si vous êtes un entrepreneur individuel, HMRC exigera tout de même des informations d'identification personnelle et des informations commerciales.
3.2 Preuve de la viabilité commerciale
Le HMRC souhaite s'assurer que votre entreprise a des intentions commerciales légitimes. Votre demande doit idéalement être accompagnée des éléments suivants :
- Lettres d'intention des fournisseurs ou projets d'accords d'approvisionnement
- Intérêt des clients ou intentions d'achat
- Plans d'affaires indiquant les volumes d'alcool prévus
- Prévisions financières indiquant comment vous allez financer le stock initial
3.3 Procédures de diligence raisonnable
L'une des raisons les plus courantes de refus de l'AWRS est un manque de diligence raisonnable. Dans le cadre de votre demande, le HMRC attend de vous :
- Une politique écrite en matière de diligence raisonnable
- Procédures de vérification des numéros AWRS des fournisseurs
- Systèmes d'évaluation des risques permettant d'identifier l'alcool illégal
- Registres indiquant comment vous vérifiez les factures, les documents de transport et les modes de paiement
4. Remplir la demande d'inscription au programme d'enregistrement des grossistes en alcool
4.1 Soumission en ligne via le système HMRC
Votre demande est soumise via le portail Government Gateway. Assurez-vous de disposer d'un identifiant Government Gateway avec les services fiscaux professionnels appropriés activés.
L'application comprend :
- Identité commerciale
- Informations sur les locaux
- Activités commerciales prévues
- Coordonnées des personnes responsables
- Contexte financier
- Preuve de diligence raisonnable
4.2 Être honnête et précis
Il est essentiel d'être transparent. Fournir des informations obsolètes ou incohérentes est une raison courante pour laquelle une demande est signalée pour un contrôle supplémentaire, voire rejetée.
Le HMRC peut effectuer des vérifications des antécédents, telles que :
- Évaluations de crédit
- Vérification croisée des antécédents des administrateurs
- Examen de la conformité en matière de TVA et d'impôt sur les sociétés
- Examen des enquêtes fiscales antérieures
Soyez prêt à répondre à des questions complémentaires après la soumission.
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5. Que se passe-t-il après la demande ?
5.1 Examen par le HMRC et visite éventuelle
Une fois soumise, la demande entre dans la phase d'examen. Le HMRC peut prévoir :
- Un entretien téléphonique
- Demande de documents supplémentaires
- Une visite de conformité physique
Lors d'une visite, le HMRC voudra voir :
- Les installations de stockage que vous proposez
- Votre documentation commerciale
- Vos procédures de diligence raisonnable dans la pratique
5.2 Obtention de votre numéro d'agrément AWRS
Si votre demande est approuvée, vous recevrez un numéro de référence unique AWRS (URN). Vous devrez indiquer ce numéro sur vos factures et le communiquer à vos clients.
Si votre demande est refusée, HMRC vous fournira les raisons de ce refus et vous aurez le droit de demander une révision ou de soumettre une nouvelle demande améliorée.
6. Éviter les erreurs courantes dans la demande d'enregistrement au programme des grossistes en alcool
6.1 Diligence raisonnable insuffisante ou inexistante
Le principal point faible d'une demande est un manque de diligence raisonnable. Le HMRC attend de vous que votre diligence raisonnable comprenne :
- Contrôles des fournisseurs en fonction du niveau de risque
- Vérification de la légitimité de la chaîne d'approvisionnement
- Procédures de conservation des documents
- Mesures de prévention de la fraude
6.2 Plans d'affaires irréalistes
Si vos prévisions financières ou vos volumes commerciaux semblent irréalistes, HMRC peut remettre en question la faisabilité de votre activité. Votre demande d'enregistrement en tant que grossiste en alcool doit être étayée par des projections fondées sur des preuves.
6.3 Absence de locaux ou de plans de stockage
Le HMRC n'approuvera pas votre demande tant que vous n'aurez pas précisé où l'alcool sera stocké et comment il sera sécurisé. Même si vous prévoyez de stocker l'alcool dans un entrepôt sous douane tiers, vous devez fournir une confirmation écrite des dispositions prises.
6.4 Systèmes de tenue des registres inadéquats
Au cours de l'examen, HMRC attend des preuves que vos systèmes peuvent suivre :
- Registres d'achat
- Dossiers clients
- Bons de livraison
- Paiements
Une description vague ou incomplète dans votre demande peut susciter des soupçons.
7. Conseils pour réussir votre demande d'enregistrement en tant que grossiste en alcool
7.1 Fournir une documentation claire et organisée
Organisez vos pièces justificatives dans des dossiers étiquetés et faciles à comprendre avant de les joindre à votre demande.
7.2 Démontrez votre connaissance du secteur
Le HMRC souhaite s'assurer que vous comprenez vos obligations légales. Dans votre demande, veuillez indiquer clairement :
- Comment vérifier la légitimité de chaque fournisseur
- Comment vous vous assurerez que vos clients sont autorisés à exercer leur activité
- Comment éviter le commerce d'alcool illicite
7.3 Assurer la cohérence de tous les documents commerciaux
Assurer la cohérence entre :
- Informations sur le registre des sociétés
- dossiers fiscaux
- Plans d'affaires
- Informations bancaires
- Adresses commerciales
Les incohérences entraînent des retards ou des refus.
7.4 Répondre rapidement aux demandes du HMRC
Si HMRC vous demande des informations supplémentaires, répondez rapidement. Tout retard peut retarder ou compromettre votre demande.
8. Renouvellements et conformité continue après l'approbation
L'agrément AWRS n'est pas permanent. Vous devez continuer à respecter les normes HMRC. Les renouvellements peuvent nécessiter des documents mis à jour similaires à ceux fournis lors de votre demande initiale d'agrément dans le cadre du programme d'enregistrement des grossistes en alcool.
Les obligations de conformité permanentes comprennent :
- Mises à jour annuelles des déclarations
- Conservation des dossiers relatifs à l'obligation de diligence raisonnable
- Maintenir à jour les numéros AWRS des fournisseurs
- Informer HMRC des changements dans votre entreprise
Le non-respect de cette obligation peut entraîner la révocation de votre numéro d'enregistrement AWRS.
Conclusion
La demande d'enregistrement en tant que grossiste en alcool est un processus détaillé et parfois exigeant, mais avec une préparation adéquate, une documentation claire et une diligence raisonnable rigoureuse, il est tout à fait possible de le mener à bien. Que vous lanciez une nouvelle entreprise ou que vous vous lanciez dans la vente en gros d'alcool, comprendre comment remplir cette demande vous permettra de gagner du temps, d'éviter le stress et de réduire le risque de refus.
En abordant le processus de manière méthodique (rassembler les documents, préparer votre plan d'affaires, mettre en œuvre des procédures de diligence raisonnable rigoureuses et répondre rapidement au HMRC), vous augmenterez considérablement vos chances de réussite et vous assurerez que votre entreprise entre dans la chaîne d'approvisionnement en alcool de manière légale et en toute confiance. WellTax possède l'expérience nécessaire pour vous accompagner tout au long du processus. Vous pouvez en savoir plus sur les services que nous proposons. ici.