Vérification d'identité auprès de Companies House : administrateurs et personnes ayant un contrôle effectif (PSC)

La vérification d’identité auprès de Companies House est désormais une obligation légale pour les dirigeants d’entreprises britanniques et les personnes exerçant un contrôle significatif (PSC). Mises en place le 18 novembre 2025 dans le cadre des réformes liées à la loi de 2023 sur la criminalité économique et la transparence des entreprises (Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023), ces règles exigent que les personnes concernées vérifient leur identité et associent cette vérification à leurs dossiers auprès de Companies House. Alors que la période de transition de 12 mois touche à sa fin en novembre 2026, les dirigeants et les PSC doivent vérifier leurs dates limites individuelles afin d’éviter d’éventuelles sanctions et des difficultés de déclaration.

Qui doit procéder à la vérification d'identité auprès de Companies House ?

Ces nouvelles exigences visent à améliorer la précision du registre des sociétés du Royaume-Uni, à réduire le risque de nominations frauduleuses et à compliquer la tâche des personnes souhaitant dissimuler leur identité lors de la création ou du contrôle de sociétés.

La vérification d'identité effectuée par Companies House s'applique à plusieurs catégories de personnes :

• Dirigeants d'entreprise : personnes physiques nommées en tant que dirigeants de sociétés britanniques, y compris les dirigeants en poste et ceux nommés après le 18 novembre 2025.
• Personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) : personnes physiques qui remplissent les conditions légales relatives à la détention d'une participation significative ou à l'exercice d'un contrôle significatif sur une société.
• Autres personnes concernées : il s'agit notamment de certains membres de sociétés en commandite simple (LLPs), de dirigeants équivalents et de personnes souhaitant s'enregistrer en tant que prestataires de services aux entreprises agréés (ACSP).

Un actionnaire principal est généralement une personne qui détient plus de 25 % des actions ou des droits de vote de la société, qui a le droit de nommer ou de révoquer la majorité de ses administrateurs, ou qui exerce d'une autre manière une influence ou un contrôle significatif.

Pour plus d'informations sur l'identification des PSC et la tenue de registres d'entreprise précis, consultez l'article de WellTax intitulé « Aperçu de la « personne exerçant un contrôle significatif » (PSC).

Cette obligation est liée au rôle de la personne concernée, et non à sa nationalité ou à son pays de résidence. Par conséquent, les administrateurs et les personnes physiques responsables (PSC) résidant en dehors du Royaume-Uni peuvent également être tenus de se soumettre à cette vérification.

Quels sont les délais fixés par Companies House pour la vérification d'identité en novembre 2026 ?

Le 18 novembre 2025 a marqué le début de l'obligation de vérification d'identité ; il ne s'agissait pas d'une date butoir unique applicable à tous. Companies House a mis en place une période de transition de 12 mois pour les administrateurs et les personnes contrôlantes (PSC) en poste, les obligations s'appliquant en fonction de leur situation particulière.

À l'aube du mois de novembre 2026, les entreprises doivent faire la distinction entre la période de transition et la date limite spécifique applicable à chaque individu.

Personne ou fonction	Date limite ou exigence en matière de vérification
Administrateur actuel de la société	Indiquer leur code personnel sur le prochain relevé de confirmation de la société daté du 18 novembre 2025 ou d'une date ultérieure
Nomination d'un nouveau directeur à compter du 18 novembre 2025	Vérifiez avant le rendez-vue et communiquez le code lors du rendez-vue ou lors du dépôt de la demande de constitution de société.
Un PSC en fonction qui est également administrateur de cette même société	Transmettez les informations relatives à la vérification PSC dans un délai de 14 jours à compter du lendemain de la date de la déclaration de confirmation de la société.
Un PSC existant qui n'est pas administrateur de cette société	Transmettre les informations de vérification dans les 14 premiers jours du mois de leur naissance, pendant la période de transition
PSC immatriculé pour la première fois après le 18 novembre 2025	Fournir les informations de vérification lors de l'inscription au registre ou dans les 14 jours suivant cette inscription

Par exemple, un PSC en fonction qui n'est pas administrateur et dont le mois de naissance est novembre aura généralement une période de vérification s'étendant du 1er au 14 novembre 2026.

De même, si la date de la déclaration de confirmation de la société d'un administrateur et d'un PSC en poste est le 31 octobre 2026, leur période de vérification distincte en tant que PSC s'étendra du 1er au 14 novembre 2026.

Trois points sont particulièrement importants :

• Il n'existe pas de date limite universelle fixée au 18 novembre 2026 : il convient de vérifier les dates individuelles en se référant aux registres correspondants de Companies House.
• Les obligations du directeur et celles du PSC sont distinctes : une personne occupant ces deux fonctions doit fournir des justificatifs pour chacune d'entre elles, même si elle ne doit vérifier son identité qu'une seule fois.
• Une déclaration de confirmation anticipée ne modifie pas le délai de 14 jours fixé par la PSC : les entreprises doivent calculer ce délai en se basant sur la date de la déclaration de confirmation de la société.

Les entreprises sont invitées à consulter le site officiel Recommandations de Companies House concernant les cas dans lesquels il convient de vérifier l'identité et consulter le registre public de la société concernée.

Comment effectuer la vérification d'identité auprès de Companies House ?

Ce processus vise à vérifier que la personne est bien celle qu'elle prétend être. Il existe deux méthodes reconnues, suivies d'une étape essentielle consistant à associer l'identité vérifiée au poste concerné au sein de l'entreprise.

Option 1 : Vérification via GOV.UK One Login

Les particuliers peuvent effectuer cette démarche via le site officiel Service de vérification d'identité de Companies House.

Ce processus comprend généralement :

1. Créer ou se connecter à un compte personnel GOV.UK One Login.
2. Fournir les informations personnelles requises et suivre la procédure appropriée de vérification d'identité.
3. Effectuer la vérification en utilisant la méthode disponible, qui peut passer par une application, des questions de sécurité en ligne ou un bureau de poste participant.
4. Réception d'un code personnel attribué par Companies House une fois la vérification effectuée avec succès.

Selon la méthode choisie, les demandeurs devront peut-être présenter une pièce d'identité valide, telle qu'un passeport biométrique ou un permis de conduire britannique avec photo.

Le service de vérification GOV.UK est gratuit.

Option 2 : Vérifier auprès d'un agent agréé

Les particuliers peuvent également faire appel à un ACSP, tel qu'un expert-comptable dûment agréé, un avocat ou un agent spécialisé dans la création d'entreprises.

L'agent doit être agréé par le registre des sociétés (Companies House) et satisfaire aux exigences de contrôle en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. L'agent vérifiera les pièces d'identité acceptées et pourra facturer des frais.

Que doit-il se passer après la vérification ?

Le fait d'effectuer la vérification d'identité ne suffit pas à remplir automatiquement toutes les obligations de déclaration. La personne concernée doit également s'assurer que le code personnel ainsi généré est correctement associé à chaque nomination ou fonction au sein de la Commission de la fonction publique (CFP).

Cette distinction revêt une importance particulière pour les personnes qui occupent plusieurs mandats d'administrateur ou qui exercent à la fois les fonctions d'administrateur et de personne qui contrôle effectivement la société.

Qu'est-ce que le code personnel de Companies House et à quoi sert-il ?

Le code personnel de Companies House, un identifiant de 11 caractères attribué une fois la vérification effectuée avec succès, constitue un élément central du processus de vérification d'identité de Companies House.

Le code appartient à la personne, et non à une entreprise en particulier.

Trois règles pratiques s'appliquent :

• Une personne, un code : en général, les personnes s'identifient une seule fois, puis réutilisent le même code personnel pour leurs rendez-vous concernés.
• Chaque fonction doit être renseignée : un administrateur exerçant des fonctions au sein de plusieurs sociétés doit indiquer le code correspondant à chacune de ces fonctions. Si cette personne est également un PSC, une déclaration distincte concernant le PSC est requise.
• Le code doit être protégé : il ne doit être communiqué qu'à des personnes de confiance qui en ont besoin dans le cadre de démarches administratives légitimes pour l'entreprise.

Les administrateurs communiquent leurs codes personnels dans le cadre de la procédure applicable de déclaration de constitution, de nomination ou de confirmation. Les PSC utilisent le formulaire distinct service permettant d'obtenir des informations relatives à la vérification d'identité par le PSC.

Les personnes dont l'identité a été vérifiée via GOV.UK One Login peuvent accéder à leur code sous Gérer le compte sur leur compte Companies House. Les personnes dont le compte a été validé après le 8 juillet 2026 devraient également avoir reçu ce code par e-mail.

Lorsqu'un ACSP a effectué la vérification, Companies House envoie le code personnel à l'adresse e-mail fournie par l'agent.

Il est également important de ne pas confondre le code personnel avec le code d'authentification de l'entreprise. Ils ont des fonctions différentes et ne sont pas interchangeables.

Que se passe-t-il si les administrateurs ou les personnes qui exercent un contrôle effectif ne se conforment pas à ces obligations ?

Le non-respect des exigences de vérification d'identité imposées par Companies House peut entraîner des conséquences juridiques et pratiques.

Companies House a confirmé que les particuliers et les entreprises s'exposent à des mesures coercitives s'ils ne respectent pas leurs obligations de vérification dans les délais impartis.

Parmi les conséquences possibles, on peut citer :

• Infractions pénales et sanctions pécuniaires : Les personnes qui ne respectent pas leurs obligations s'exposent à des sanctions pécuniaires ou à des poursuites judiciaires. Les dirigeants qui continuent d'exercer leurs fonctions sans se conformer aux exigences en matière de vérification d'identité peuvent commettre une infraction.
• Difficultés liées au dépôt : Companies House n'acceptera la déclaration de confirmation d'une société que lorsque tous ses administrateurs auront satisfait aux exigences nécessaires en matière de vérification d'identité.
• Autres mesures coercitives : selon les circonstances, Companies House peut apposer une mention dans le registre public, saisir l'Insolvency Service ou prendre d'autres mesures coercitives, y compris l'interdiction d'exercer des fonctions d'administrateur dans les cas graves.

Le registre des sociétés (Companies House) approche officielle en matière de non-conformité explique que les décisions en matière de sanctions tiennent compte de la gravité et des circonstances d'une infraction.

Lorsqu'une PSC n'est pas en mesure de respecter son délai, Companies House met à disposition un dispositif permettant de demander une prolongation pouvant aller jusqu'à 14 jours. Cette demande doit être formulée avant l'expiration du délai initial.

Les entreprises devraient donc régler tout problème de vérification avant la date limite concernée, plutôt que de partir du principe que la période de transition leur accorde un délai supplémentaire.

Comment les entreprises doivent-elles se préparer aux exigences qui entreront en vigueur en novembre 2026 ?

Bien que la vérification d'identité relève de la responsabilité individuelle, les entreprises doivent s'assurer que leurs dirigeants et leurs personnes ayant un contrôle significatif ont bien accompli les démarches nécessaires.

Un examen structuré peut permettre d'identifier les personnes dont les obligations ne sont pas remplies, en particulier lorsque la structure de l'entreprise implique plusieurs actionnaires, des administrateurs étrangers ou des personnes occupant plusieurs mandats.

Trois priorités devraient guider cette révision :

1. Examiner les registres des administrateurs et des personnes exerçant un contrôle effectif (PSC). Vérifier le registre actuel de Companies House, identifier toutes les personnes concernées et s'assurer de l'exactitude des nominations et des informations relatives aux PSC.
2. Vérifiez les dates limites et les codes personnels. Déterminez la date applicable pour chaque personne, assurez-vous que la vérification a bien été effectuée et vérifiez que le code a bien été transmis pour chaque fonction concernée.
3. Passez en revue les documents à déposer prochainement. Identifiez les déclarations de confirmation et autres documents sociaux dont le dépôt pourrait dépendre de l'achèvement du processus de vérification d'identité.

Les entreprises doivent également tenir compte de toute divergence entre les pièces d'identité et les registres de Companies House, notamment en ce qui concerne les noms ou les dates de naissance. Il peut être nécessaire de corriger ces informations avant de pouvoir établir correctement le lien entre les données de vérification.

Pour les entreprises qui doivent gérer de multiples obligations légales, une gouvernance d'entreprise efficace et une tenue précise des registres restent essentielles. WellTax’s Services de secrétariat d'entreprise peut aider les entreprises britanniques en matière de registres sociaux, d'exigences de gouvernance et de déclarations légales obligatoires.

La priorité concrète consiste à vérifier si chaque personne concernée a bien validé son identité et effectué la déclaration nécessaire auprès de Companies House.

Foire aux questions sur la vérification d'identité auprès de Companies House

La vérification d'identité auprès de Companies House est-elle obligatoire pour tous les administrateurs ?

Oui. Cette obligation s'applique aux administrateurs en fonction et aux nouveaux administrateurs, sous réserve des règles de mise en œuvre et des délais applicables. Les nouveaux administrateurs doivent satisfaire aux exigences de vérification avant leur nomination, tandis que les administrateurs en fonction doivent fournir leurs codes personnels dans le cadre de la procédure de déclaration de confirmation applicable.

Les administrateurs et les responsables de la société (PSC) doivent-ils disposer de codes personnels différents ?

Non. En règle générale, une personne reçoit un seul code personnel après avoir validé son identité. Toutefois, une personne qui occupe à la fois les fonctions d'administrateur et de PSC doit fournir ce même code séparément pour chaque fonction.

Un administrateur ou une personne ayant un contrôle effectif (PSC) résidant hors du Royaume-Uni peut-il/elle vérifier son identité ?

Oui. Les personnes résidant à l'étranger peuvent utiliser les méthodes de vérification proposées sur GOV.UK si elles remplissent les conditions requises, ou procéder à la vérification par l'intermédiaire d'un ACSP. La procédure à suivre dépend des pièces d'identité dont elles disposent et de leur situation personnelle.

La date limite est-elle le 18 novembre 2026 pour tout le monde ?

Non. La période de transition initiale a débuté le 18 novembre 2025 et s'étend sur 12 mois, mais les délais individuels sont fixés par le directeur compétent ou par les règles applicables aux PSC. Certaines personnes ont des délais plus courts, notamment les PSC dont les délais réglementaires de 14 jours expirent avant la fin de la période de transition.

Que faut-il faire si la date limite est déjà dépassée ?

Agissez sans tarder. Effectuez dès que possible les vérifications en suspens et les démarches spécifiques à votre rôle. Un PSC dont la date limite n'est pas encore dépassée peut éventuellement demander un délai supplémentaire. Une fois la date limite passée, toute action ultérieure devra tenir compte des recommandations et de la correspondance de Companies House.

La vérification d’identité auprès de Companies House fait désormais partie intégrante des obligations réglementaires des entreprises britanniques. Les entreprises doivent considérer le statut de vérification, les codes personnels et les dates limites de dépôt comme des questions de gouvernance courantes. La vérification de ces informations avant la date limite applicable permet de réduire le risque de retard dans le dépôt des documents et de mesures coercitives.

Rédigé par Luca Marin, associé chez WellTax.