En una importante actualización de la política, el gobierno del Reino Unido ha anunciado que, a partir de abril de 2026, todos los empleadores estarán obligados a implementar el pago de beneficios en especie. Esta medida, destinada a simplificar la declaración de impuestos, hace que la declaración de prestaciones en especie pase de ser opcional a obligatoria. Aunque el cambio promete reducir la dependencia de formularios de fin de año como el P11D y el P11D(b), también introduce nuevas complejidades que los empresarios deben abordar con suficiente antelación.
Este artículo describe el sistema actual, los próximos cambios y los pasos que deben dar las empresas para prepararse para la transición al pago de prestaciones en especie.
El sistema actual: Declaración de los IRPF con el P11D y el P11D(b)
En la actualidad, las empresas declaran las prestaciones y gastos imponibles abonados a los trabajadores por cuenta ajena mediante los formularios P11D y P11D(b). El proceso es el siguiente:
- Formulario P11D: Los empleadores calculan y declaran el valor imponible de las prestaciones proporcionadas a los empleados. Estos formularios deben presentarse al HMRC antes del 6 de julio siguiente al ejercicio fiscal. A continuación, los trabajadores liquidan el impuesto sobre la renta mediante autoliquidación o ajustes de su código fiscal PAYE.
- Formulario P11D(b): Esto sirve como:
- Una declaración de que todos los P11D son correctos.
- Un informe de las cotizaciones a la Seguridad Social (NIC) de clase 1A que deben abonarse por dichas prestaciones.
Los empresarios deben abonar el NIC de clase 1A correspondiente antes del 19 de julio (o el 22 de julio para los pagos en línea).
En el caso de los empresarios que recurren voluntariamente al pago en nómina de las prestaciones en especie, la mayor parte de las BIK ya pueden gravarse mensualmente a través de la Información en Tiempo Real (RTI). Sin embargo, algunas prestaciones, como el alojamiento y los préstamos a bajo interés, deben declararse mediante el formulario P11D.
Cambios clave a partir de abril de 2026: Obligatoriedad de pagar prestaciones en especie
Las nuevas normas obligan a tramitar las prestaciones en especie a través de la nómina, por lo que es esencial que los empresarios adapten sus sistemas y procesos. Entre los aspectos clave de los cambios figuran:
1. Informes en tiempo real
El impuesto sobre la renta se declarará y gravará mensualmente (o semanalmente en el caso de los trabajadores por cuenta ajena con salario semanal) a través del sistema Full Payment Submission (FPS) en el marco de la RTI.
2. Informes NIC de clase 1A
A partir de ahora, los empresarios deberán incluir las obligaciones en materia de NIC de clase 1A en sus declaraciones mensuales de nóminas, eliminando la necesidad de realizar declaraciones separadas a final de año.
3. Requisitos de datos detallados
Los empleadores tendrán que proporcionar un desglose detallado de los BIK, incluidos los datos de los empleados con movilidad internacional y las prestaciones proporcionadas por terceros.
4. Período transitorio para determinadas prestaciones
La presentación de informes sobre alojamiento y préstamos a bajo interés seguirá siendo voluntaria en 2026-27, y se prevé que sea obligatoria en años posteriores.
5. Retirada de los formularios P11D
A partir de 2026-27, los P11D dejarán de utilizarse para declarar la mayoría de las prestaciones. Las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de nóminas pueden gestionar el pago de prestaciones en especie en tiempo real.
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Retos a los que pueden enfrentarse los empresarios
Aunque el cambio a la retribución de las prestaciones en especie pretende simplificar la presentación de informes, conlleva sus propios retos. Las empresas deberán abordar estos aspectos para garantizar su cumplimiento:
1. Aumento de la gestión de datos
- Los empresarios deben establecer sistemas para recopilar datos BIK detallados y precisos todos los meses.
- Las prestaciones complejas, como los coches de empresa, implican numerosas variables (por ejemplo, tipos de combustible, reembolso de kilometraje personal y cambios de coche). Gestionar esta información mensualmente puede consumir muchos recursos.
- En el caso de las prestaciones proporcionadas por proveedores externos, las empresas necesitan procesos claros para garantizar la puntualidad de los informes.
2. Movimiento de empleados
- Las empresas deben controlar las altas, las bajas y los empleados con movilidad internacional para garantizar la exactitud de los informes de nóminas.
- La transición plantea cuestiones sobre los ajustes del código fiscal. Los sistemas de HMRC tendrán que adaptarse perfectamente al nuevo proceso para evitar deducciones incorrectas o pagos en exceso.
3. Preparación del sistema de nóminas
- Los sistemas de nómina existentes pueden necesitar actualizaciones para gestionar el mayor volumen de datos en tiempo real en el marco del pago de prestaciones en especie. Los empresarios deben probar estos sistemas para evitar errores de procesamiento.
- La complejidad de los periodos de pago variables, como los ciclos de pago irregulares o cuatrisemanales, se suma al reto.
4. Comunicación con los empleados
- Los empleados notarán los cambios en sus nóminas, ya que los BIK pasarán a tributar mensualmente en virtud del régimen de retribución de las prestaciones en especie. Los empresarios deben explicar claramente el nuevo sistema y su repercusión en el salario neto.
5. Riesgos penales
- Los errores en los informes mensuales aumentan el riesgo de sanciones. Aunque HMRC adoptará un régimen sancionador "suave" para 2025-26, los empresarios deben aspirar a la exactitud desde el primer día.
Pasos para preparar la nómina obligatoria Prestaciones en especie
Dada la magnitud de estos cambios, es fundamental una preparación temprana. Los empresarios deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Evaluar los sistemas de nómina
Evalúe si su actual sistema de nóminas puede hacer frente a los nuevos requisitos de pago en tiempo real de las prestaciones en especie. Implemente actualizaciones o considere un nuevo software si es necesario.
2. Establecer procesos de recogida de datos
Desarrollar sistemas sólidos de recogida de datos BIK, incluida la información procedente de terceros proveedores y proveedores de prestaciones.
3. Prueba de la nómina voluntaria
Considere la posibilidad de pagar algunos beneficios voluntariamente a partir de abril de 2025 para probar sus sistemas antes de que se eliminen gradualmente los P11D.
4. Formar a los equipos de nóminas y finanzas
Dotar a los equipos de los conocimientos y herramientas necesarios para gestionar los requisitos de información sobre prestaciones en especie.
5. Comprometer a los empleados
Comunique los cambios a los empleados con antelación, explicándoles cómo afecta el pago de prestaciones en especie a sus nóminas y a su salario neto.
6. Trabajar con especialistas
Asóciese con expertos fiscales y en nóminas para navegar por las complejidades del pago de prestaciones en especie y garantizar el cumplimiento.
El papel de RRHH en la gestión de la transición al pago de prestaciones en especie
Los equipos de RRHH desempeñan un papel crucial a la hora de garantizar tanto la comprensión de los empleados como el cumplimiento de las normas por parte de la organización, a medida que se hace obligatorio el pago de prestaciones en especie.
1. Comunicación y compromiso de los empleados
- Proporcione un desglose claro de las nóminas para mostrar cómo repercute el pago de prestaciones en especie en el salario neto y las deducciones fiscales.
- Organizar sesiones informativas o de preguntas frecuentes para responder a las inquietudes de los empleados y atender las consultas relacionadas con la fiscalidad.
2. Alineación de las políticas de beneficios con el cumplimiento de las nóminas
- Revisar y ajustar las ofertas de prestaciones existentes (p. ej., coches de empresa, seguro médico) para que sean fiscalmente eficientes en el marco de la retribución de las prestaciones en especie.
- Actualizar el software de RRHH para realizar el seguimiento de las prestaciones en especie en tiempo real, garantizando la presentación de informes de nóminas y el cumplimiento de la normativa sin fisuras.
3. Colaboración de RRHH con los equipos de nóminas y finanzas
- Mantener registros mensuales precisos de la nómina de prestaciones en especie y garantizar el tratamiento adecuado de las bajas y altas.
- Supervisar a los empleados con movilidad internacional para garantizar que los beneficios en especie de la nómina se declaren y tributen correctamente de acuerdo con la normativa británica.
Principales conclusiones
La obligatoriedad de pagar las prestaciones en especie a partir de abril de 2026 representa uno de los cambios más significativos de los últimos años en el impuesto sobre el trabajo. Aunque simplifica ciertos aspectos de la declaración, también supone una mayor carga administrativa para los empresarios.
Qué deben hacer ahora los empresarios:
- Empiece a prepararse pronto para evitar problemas de última hora.
- Evaluar y actualizar los sistemas de nóminas según sea necesario.
- Forme a sus equipos y establezca procesos claros para el pago de prestaciones en especie.
- Poner a prueba la nómina voluntaria para detectar posibles problemas antes de que las normas entren plenamente en vigor.
- Mantenga a los empleados informados y comprometidos durante toda la transición.
En WellTax, entendemos las complejidades de la fiscalidad laboral y estamos aquí para apoyarle en cada etapa de esta transición. Si necesita ayuda con la preparación del sistema, la formación o el cumplimiento, nuestros expertos pueden guiarle para garantizar una implementación sin problemas.
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