En la era digital, los sitios web no son sólo plataformas en línea; son activos clave para las empresas, ya que representan su identidad virtual y a menudo sirven como principales puntos de interacción con los clientes. Sin embargo, la gestión contable de los costes de los sitios web puede resultar compleja, con diversas normas y directrices a seguir. Este artículo pretende aclarar en qué consisten los costes capitalizables frente a los gastos en la contabilidad de sitios web, al tiempo que ofrece información sobre los costes de desarrollo y mantenimiento.
Criterios de capitalización de los costes de desarrollo de sitios web
Los costes de desarrollo de sitios web (excluidos los costes de investigación) pueden reconocerse como intangibles generados internamente si una entidad puede demostrar lo siguiente:
- La viabilidad técnica de completar el activo intangible para que esté disponible para su uso o venta.
- La intención de completar el activo intangible y utilizarlo o venderlo.
- La capacidad de utilizar o vender el activo intangible.
- La forma en que el activo intangible generará probables beneficios económicos en el futuro, por ejemplo, demostrando la existencia de un mercado o su utilidad interna.
- La disponibilidad de recursos técnicos, financieros y de otro tipo adecuados para completar el desarrollo y utilizar o vender el activo intangible.
- La capacidad de medir con fiabilidad los desembolsos atribuibles al activo intangible durante su desarrollo.
Comprender los activos frente a los gastos
El principio clave de la gestión de costes en contabilidad es si el gasto genera beneficios económicos futuros más allá del periodo actual. Si es así, deben contabilizarse en el activo del balance.
Criterios para los costes del sitio web Activos:
Los costes capitalizables son aquellos directamente asociados a la creación o adquisición de un activo que proporciona beneficios económicos futuros. En el caso de los sitios web, esto incluye los gastos relacionados con el diseño, el desarrollo y la implementación. Estos costes se reconocen en los estados financieros porque mejoran la capacidad de la empresa para generar ingresos u otros beneficios a lo largo de varios ejercicios contables.
Reconocimiento de gastos por costes de sitios web en la cuenta de pérdidas y ganancias
Los gastos son costes incurridos para las operaciones cotidianas de la empresa que no generan beneficios económicos futuros más allá del ejercicio contable en curso. Suelen incluir el mantenimiento rutinario, la actualización de contenidos y reparaciones menores que no mejoran significativamente el valor o la funcionalidad general del sitio web.
Costes de desarrollo: ¿activo o gasto?
Los costes incurridos durante la fase preliminar, como la investigación, la conceptualización y los estudios de viabilidad, suelen contabilizarse como gastos ya que no conducen a activos identificables. Estos costes son necesarios para el proceso de toma de decisiones, pero no contribuyen a la creación de un activo tangible con beneficios económicos futuros. Se contabilizarán en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Fase de investigación:
Los costes incurridos durante la fase preliminar, como la investigación, la conceptualización y los estudios de viabilidad, suelen contabilizarse como gastos, ya que no dan lugar a activos identificables. Estos costes son necesarios para la toma de decisiones, pero no contribuyen a crear un activo tangible con beneficios económicos futuros.
Fase de desarrollo:
Los costes directamente atribuibles al desarrollo del sitio web, incluidos el diseño, la codificación y las pruebas, se capitalizan generalmente como parte del valor del activo del sitio web. Estos costes representan inversiones en la creación de un activo identificable que generará beneficios económicos futuros para la empresa, por lo que forman parte del Balance.
Fase posterior al desarrollo:
Una vez que el sitio web está prácticamente terminado, los costes corrientes, como los de formación, actualización de contenidos y pequeñas mejoras, pueden contabilizarse como gastos de mantenimiento, a menos que impliquen mejoras o ampliaciones significativas. Si las actividades posteriores al desarrollo implican mejoras sustanciales que aumentan materialmente la funcionalidad del sitio web o prolongan su vida útil, estos costes pueden capitalizarse.
Costes de mantenimiento: reconocimiento de gastos
Los costes de mantenimiento incluyen los gastos necesarios para mantener el sitio web operativo y actualizado y deben reconocerse en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Mantenimiento ordinario:
Los costes de mantenimiento ordinario, como los gastos de alojamiento, registro de dominios y actualizaciones periódicas de software o plugins, se contabilizan como gastos en el momento en que se incurre en ellos. Estos costes son esenciales para el funcionamiento continuado del sitio web, pero no mejoran sustancialmente su valor o funcionalidad.
Mejoras significativas:
Si las actividades de mantenimiento dan lugar a mejoras significativas que aumentan sustancialmente la funcionalidad del sitio web o prolongan su vida útil, estos costes pueden capitalizarse. Por ejemplo, un rediseño o una actualización importante que mejore la experiencia del usuario o amplíe las capacidades del sitio web podría ser objeto de capitalización.
En detalle: PCGA británicos y NIIF
Una vez capitalizado, la Sección 18 de la NIF 102 (PCGA británicos) ofrece la opción de seguir el modelo del coste o el de revalorización para la valoración posterior. La entidad debe distribuir el importe amortizable de un activo intangible de forma sistemática a lo largo de su vida útil. El gasto por amortización de cada ejercicio se reconocerá en la cuenta de pérdidas y ganancias, a menos que otra sección de la norma exija que el gasto se reconozca como parte del coste de un activo. La amortización comienza cuando el activo intangible está disponible para su uso y cesa cuando el activo se enajena. Si la vida útil no puede estimarse de forma fiable, no debe superar los cinco años. Además, se requiere una evaluación de cualquier indicador de deterioro del valor del activo.
NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera):
Activos intangibles (NIC 38):
Según la NIC 38 "Activos intangibles", un sitio web puede reconocerse como activo intangible si cumple criterios como ser identificable, estar controlado por la entidad, esperar generar beneficios económicos en el futuro y tener un coste medible con fiabilidad. Los costes incurridos durante la fase de desarrollo pueden capitalizarse si cumplen criterios como la viabilidad técnica y la intención de completarlo. Los costes de la fase de investigación se contabilizan como gastos cuando se incurre en ellos. El activo se amortiza a lo largo de su vida útil, con pruebas anuales de deterioro para los activos con una vida útil indefinida.
GAAP DEL REINO UNIDO (FRS 102):
Según la FRS 102, un sitio web puede reconocerse como activo inmaterial si es identificable, está controlado por la entidad y se espera que genere beneficios económicos en el futuro. Los costes de desarrollo que cumplan determinados criterios pueden capitalizarse. Los costes de investigación se contabilizan como gastos cuando se incurre en ellos. El activo se amortiza a lo largo de su vida útil, que no suele exceder de cinco años si no puede estimarse de forma fiable, siendo necesario evaluar su deterioro.
Diferencias clave:
- Determinación de la vida útil del activo:
- NIIF: Permite una vida útil indefinida con pruebas anuales de deterioro.
- UK GAAP: Presume una vida útil máxima de cinco años si la vida útil no puede estimarse de forma fiable.
- Pruebas de deterioro:
- NIIF: Los activos intangibles con vida útil indefinida se someten anualmente a pruebas de deterioro.
- PCGA británicos: Los activos inmateriales se amortizan a lo largo de una vida útil supuesta, que normalmente no supera los cinco años.
- Orientación detallada y flexibilidad:
- NIIF: Proporciona orientación detallada y flexibilidad en el reconocimiento y la valoración de los activos intangibles.
- UK GAAP: Proporciona un enfoque más prescriptivo con supuestos específicos.
Conclusión
La contabilización de los costes de un sitio web requiere una comprensión clara de la distinción entre los costes que pueden capitalizarse y los que deben reconocerse en la partida correspondiente del balance. Mientras que los costes directamente asociados con el desarrollo de un sitio web y las mejoras sustanciales suelen capitalizarse como activos, el mantenimiento rutinario y los gastos de funcionamiento cotidianos se contabilizan como gastos en el momento en que se incurre en ellos.
