Si alguna vez ha intentado reclamar la devolución del IVA y le han dicho que sólo puede recuperar una parte, es probable que se haya cruzado en su camino con el IVA de Exención Parcial. Para muchos empresarios, este es el momento en el que el IVA deja de ser un impuesto sencillo para convertirse en un puzle al que le faltan piezas.
La verdad es que la exención parcial del IVA no existe para complicarte la vida, sino para ser justos. Si algunas de tus ventas están exentas de IVA, HMRC cree que no sería correcto que reclamaras todo el IVA que has pagado por los gastos que ayudaron a que esas ventas exentas se produjeran. Pero aunque las normas parezcan estrictas, hay margen para la estrategia y, con el planteamiento adecuado, podrías quedarte con más IVA del que esperas.
Esta guía lo desglosa, con ejemplos reales e incluso un miniestudio de caso para mostrar exactamente cómo funciona el proceso en acción.
Conceptos básicos
La mayoría de las empresas registradas a efectos del IVA reclaman el IVA que han pagado por sus compras. El problema surge cuando una empresa realiza ventas sujetas y exentas. "Exento" significa que no cobra IVA a sus clientes: piense en los ingresos por alquiler de ciertas propiedades, determinados tipos de educación y formación, servicios financieros o algunas actividades benéficas.
Si tiene ingresos imponibles y exentos, se encuentra en el territorio de la "exención parcial". Las normas establecen que sólo puede reclamar el IVA directamente relacionado con sus ventas imponibles. El resto está prohibido, a menos que pueda repartir equitativamente sus costes entre los dos tipos de actividad.
Por qué existe la norma
Imaginemos dos empresas: una vende decoración de alta gama para el hogar con IVA en cada venta, la otra vende la misma decoración pero todas sus ventas están exentas. Si ambas pudieran reclamar todo el IVA que pagan por sus existencias y gastos generales, el vendedor exento obtendría una ventaja fiscal sin recaudar el IVA para el Gobierno. Ese es el desequilibrio que pretende evitar el IVA de exención parcial.
Un ejemplo cotidiano
Pensemos en un centro cultural comunitario. Por un lado, alquilan su salón de actos para bodas y reuniones de empresa: son servicios sujetos a impuestos y cobran el IVA. Por otro lado, organizan talleres educativos gratuitos financiados por una subvención benéfica, que están exentos de IVA.
La factura mensual de electricidad mantiene encendidas las luces tanto de las bodas como de los talleres. Como la factura beneficia tanto a las actividades imponibles como a las exentas, no se puede reclamar la totalidad del IVA. El centro de arte tiene que calcular la proporción que corresponde al uso imponible y reclamar sólo esa cantidad. Así es como funciona en la práctica el IVA parcialmente exento.
Clasificar los costes
Cuando las empresas aplican las normas, suelen pensar en tres categorías:
Costes únicamente imponibles
IVA totalmente recuperable (por ejemplo, existencias compradas para reventa con IVA añadido).
Costes exentos
No se permite la recuperación del IVA (por ejemplo, la comercialización de un alquiler inmobiliario exento).
Costes compartidos
Parte recuperable, parte no, sobre la base de un cálculo justo (por ejemplo, alquiler, electricidad, software administrativo).
La mayoría empieza con el "método estándar", que consiste en calcular el porcentaje de ventas sujetas a impuestos en comparación con las ventas totales y, a continuación, aplicar ese porcentaje a los costes compartidos. No es perfecto, pero es el método por defecto de HMRC.
La regla de minimis: Una oportunidad oculta
Una de las partes más olvidadas de la exención parcial del IVA es la norma de minimis. Según esta norma, si el importe del IVA que no puede reclamar es lo suficientemente pequeño, puede ignorar la restricción y recuperarlo en su totalidad.
Cumple los requisitos si:
- El IVA que no puede reclamar es inferior a 625 libras al mes de media, y
- También es inferior al 50% del IVA de todas tus compras.
Para las pequeñas empresas, esto puede cambiar las reglas del juego. Por ejemplo, un estudio de yoga con una pequeña cafetería podría encontrar su IVA no recuperable por debajo del umbral, lo que significa que puede reclamar 100% de su IVA a pesar de tener ventas exentas.
En WellTax, ayudamos a las empresas a navegar por las normas del IVA y a identificar oportunidades para mejorar su eficiencia fiscal global.
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Miniestudio de caso: Cómo gestiona un hotel boutique la exención parcial del IVA
Imagine dirigir un acogedor hotel boutique llamado La Casa del Sauce en El baño. Te encanta recibir invitados, organizar jornadas de spa e incluso convertir el jardín de tu azotea en un lugar de ensueño para celebrar bodas. Pero aquí está el truco: no todas sus actividades se gravan de la misma manera. Algunas están sujetas al IVA normal y otras están exentas. Aquí es donde entra en juego el IVA parcialmente exento.
Vamos a desglosarlo:
Estancias en hoteles y tratamientos de spa
IVA estándar: cada libra ganada aquí permite a The Willow House reclamar el IVA de los costes directamente relacionados con estos servicios.
Alquiler de espacios para bodas
Exento de IVA: no se pueden reclamar los gastos utilizados exclusivamente para bodas.
Veamos ahora los gastos compartidos, como la electricidad, la limpieza o los salarios del personal, que sirven de apoyo tanto a las actividades sujetas a impuestos como a las exentas.
A final de mes, el hotel revisa sus ventas:
- Ventas imponibles: 70.000 libras
- Ventas exentas: 30.000 £.
- Costes totales compartidos (con IVA incluido): £10,000
- Calcule la proporción de ventas sujetas a impuestos: 70.000 £/100.000 £=70%
- Aplique este porcentaje a los gastos compartidos:70%*£10.000=£7.000
Así pues, el hotel puede recuperar 7.000 £ de IVA sobre los gastos compartidos. Las 3.000 libras restantes están vinculadas a actividades exentas y no pueden recuperarse.
Métodos a medida: Un enfoque más justo
Aunque el método estándar es el predeterminado, no siempre da un resultado justo. Ahí es donde entran en juego los métodos especiales o adaptados. En lugar de basarse únicamente en el valor de las ventas, una empresa puede acordar con Hacienda un método basado en medidas más precisas, como la superficie, las horas de trabajo del personal o el uso real de los costes.
Tomemos como ejemplo una empresa de contabilidad. La mayor parte de sus ingresos proceden de servicios sujetos al IVA, como la teneduría de libros, las nóminas y el asesoramiento, pero también obtiene ingresos exentos de IVA por la concesión de préstamos a sus clientes. Con el método estándar, la comisión exenta puede parecer elevada en comparación con los honorarios imponibles, lo que significa que la empresa sólo puede reclamar, digamos, 80% de IVA sobre los costes compartidos. Pero si los registros de personal muestran que menos de 15% del tiempo del empleado se dedica al trabajo de préstamo exento, un método adaptado basado en las horas de personal podría elevar la recuperación a alrededor de 85-87%, un reflejo más fiel de cómo se utilizan realmente los costes.
Ajustes anuales y por qué son importantes
La exención parcial no es un ejercicio de "configúralo y olvídate". Al final del ejercicio del IVA, hay que hacer un ajuste anual para comparar las estimaciones con las cifras reales.
Este paso es crucial porque:
- Si ha reclamado demasiado IVA, debe devolverlo a HMRC.
- Si ha reclamado demasiado poco, puede reclamar su devolución.
- Saltarse este paso puede acarrear sanciones e intereses.
Para más información sobre las sanciones del IVA, incluido el nuevo sistema de penalización por puntos introducido el 1 de enero de 2023, visite nuestra guía sobre Sistema de puntos de penalización del IVA
Ganancias en la vida real
- Un promotor inmobiliario que vendía viviendas con tipo cero y alquilaba locales comerciales exentos se quedó con más IVA del previsto al aplicar un método adaptado y de minimis en determinados trimestres.
- Una cafetería benéfica aumentó su recuperación del IVA en un año tras replantearse la imputación de costes y aplicar el umbral de minimis.
Errores comunes que hay que evitar
Muchas empresas tienen problemas con el IVA de exención parcial porque confunden las ventas exentas con las sujetas a tipo cero, un error costoso, ya que las ventas sujetas a tipo cero siguen permitiendo la recuperación íntegra del IVA. Otras se aferran rígidamente al método de cálculo estándar incluso cuando un método especial sería más justo y potencialmente más rentable. Además, un registro deficiente puede dificultar la justificación de las solicitudes de IVA, lo que puede dar lugar a un menor porcentaje de recuperación y a una atención no deseada por parte de HMRC.
Reflexiones finales
Puede que la exención parcial del IVA no sea el tema más glamuroso, pero puede tener un gran impacto en su flujo de caja. Con el método de cálculo adecuado, unos registros claros y el conocimiento de la regla de minimis, puede maximizar la recuperación del IVA y evitar quebraderos de cabeza a Hacienda.
Tanto si tiene un pequeño estudio de yoga como una cafetería benéfica o una compleja empresa inmobiliaria, merece la pena entender cómo se le aplican estas normas, porque cada libra de IVA que recupere es dinero que revierte en su negocio.