Cómo gestionar la normativa IR35 de la HMRC: consejos para las empresas del Reino Unido

Si tu empresa recurre a contratistas a través de sociedades de servicios personales, la normativa IR35 determina si dicho contratista debe tributar como un empleado en relación con ese encargo. Para muchas empresas del Reino Unido, el mayor riesgo no es solo llegar a una conclusión errónea, sino no poder demostrar a la HMRC cómo se tomó la decisión, quién la revisó y si el contrato se ajustaba a la relación laboral real. Un proceso claro, un buen registro documental y revisiones periódicas pueden facilitar la gestión de una investigación de la HMRC. Las normas IR35 deben comprobarse antes de que comience el trabajo, no después de que la HMRC plantee sus preguntas. La HMRC explica que las normas sobre el trabajo fuera de nómina se aplican cuando un trabajador presta servicios a través de un intermediario y habría sido un empleado si hubiera sido contratado directamente.

¿Por qué la HMRC pregunta sobre la normativa IR35?

• La HMRC se basa en los hechos, no en las etiquetas.
• El cliente puede asumir el riesgo relacionado con el PAYE y las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Un buen expediente suele ser la mejor defensa.

Las investigaciones de la HMRC suelen iniciarse porque esta autoridad quiere comprobar si la figura del trabajo fuera de nómina se ha aplicado correctamente. La HMRC quiere saber si un contratista opera realmente como una empresa independiente o si, a efectos fiscales, la relación laboral se asemeja más a una relación de trabajo por cuenta ajena.

En el caso de las administraciones públicas y de los clientes del sector privado de tamaño mediano o grande, normalmente es el cliente quien debe decidir si las normas de la IR35 se aplican a cada contrato en cuestión. La decisión debe comunicarse mediante una «Declaración de determinación de la situación» (SDS), y la empresa debe actuar con la diligencia debida a la hora de llegar a dicha conclusión.

La HMRC puede solicitar contratos, registros del SDS, informes del CEST, datos de pago, correos electrónicos, documentos de incorporación y pruebas del ritmo de trabajo diario.

Principales problemas relacionados con la normativa IR35 para las empresas del Reino Unido

• Un contrato puede decir una cosa, mientras que la práctica demuestra otra.
• Las decisiones generales generan riesgos innecesarios.
• Los cambios que se produzcan durante un proyecto pueden influir en el resultado.

La cuestión principal es que la situación laboral se basa en hechos. Un contratista puede parecer, sobre el papel, que queda fuera del ámbito de aplicación de la normativa IR35, pero, en la práctica, puede estar dentro de dicho ámbito si la empresa controla cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo.

Áreas clave que hay que revisar

1. Control: ¿Puede la empresa dirigir el trabajo del contratista en detalle?
2. Sustitución: ¿Puede el contratista enviar a un sustituto que cuente con la cualificación adecuada en la práctica?
3. Reciprocidad de las obligaciones: ¿Existe la expectativa de un trabajo continuo y de aceptación?
4. Riesgo financiero: ¿Corre el contratista el riesgo de obtener beneficios o sufrir pérdidas con la obra?
5. Integración: ¿Da la impresión de que el contratista forma parte del equipo interno?

Asunto que hay que comprobar	Por qué es importante	Pruebas sencillas que conviene conservar
Contrato por escrito	Muestra las condiciones legales acordadas	Acuerdo firmado y memoria de trabajo
Prácticas laborales	Muestra lo que ocurre realmente	Correos electrónicos del proyecto, actas de reuniones, registros de entregas
Razonamiento SDS	Muestra cómo se llegó a esa decisión	Resultado del CEST, notas del revisor, registro de aprobación
Cambios en los contratistas	Indica si es necesario realizar una nueva revisión	Modificación del contrato, nueva descripción del puesto

Una empresa debe evitar las valoraciones generalizadas. Es arriesgado dar por sentado que todos los contratistas quedan fuera del ámbito de aplicación de la normativa IR35 por el mero hecho de que facturen a través de sociedades. Lo mismo ocurre si se decide que todos están sujetos a dicha normativa sin analizar las circunstancias concretas de cada puesto.

Cómo cumplir con la normativa IR35

• Incorporar la normativa IR35 en el proceso de incorporación de los autónomos.
• Elaborá la ficha de datos de seguridad (FDS) específica para cada proyecto.
• Revisa la decisión cuando se produzcan cambios en el trabajo.

El cumplimiento normativo resulta más sencillo cuando las normas de la IR35 se abordan como parte de los procesos de contratación de personal y de adquisición, y no como una cuestión fiscal que surge una vez firmado el contrato. La empresa debe saber quién es el responsable del proceso, qué información se necesita y cuándo debe realizarse una revisión.

Empieza por el tamaño y el alcance

Antes de revisar la situación, comprueba si la empresa debe aplicar las normas establecidas por el cliente. Por lo general, las autoridades públicas y los clientes del sector privado de tamaño mediano o grande son los responsables de determinar la situación laboral en los contratos fuera de nómina pertinentes. Los clientes pequeños del sector privado no suelen tener que determinar dicha situación, aunque es posible que deban confirmar su tamaño si se les solicita.

La prueba de tamaño debe aplicarse con cuidado. A partir del 6 de abril de 2025, se han incrementado dos umbrales de tamaño de las empresas para los ejercicios financieros que comiencen a partir de esa fecha: una cifra de negocios superior a 15 millones de libras esterlinas y un total del balance superior a 7,5 millones de libras esterlinas. El límite de 50 empleados se mantiene sin cambios. El efecto práctico puede depender del ejercicio fiscal, de la situación del grupo, de las fechas de presentación de cuentas y de la regla de los dos años.

Llevar un registro de contratistas

Un registro de contratistas ofrece a la empresa un punto de control sencillo. En él deben figurar:

1. El nombre del contratista y del intermediario.
2. La agencia o el proveedor, si lo hay.
3. El responsable interno encargado del trabajo.
4. La fecha de inicio, la fecha prevista de finalización y la descripción del proyecto.
5. El resultado de la ficha de datos de seguridad (SDS) y su tratamiento en la nómina.

Este registro ayuda a la empresa a detectar contratos de larga duración, registros de fichas de datos de seguridad (FDS) que faltan y contratistas cuyo trabajo haya cambiado desde la decisión original.

Haz que la ficha de datos de seguridad sea útil

Una ficha de datos de seguridad (FDS) debe explicar la conclusión y los motivos que la sustentan, y debe ser lo suficientemente clara para todas las partes implicadas.

Una ficha de datos de seguridad (FDS) útil debe incluir los motivos principales de la decisión, entre ellos el control, la sustitución, la reciprocidad de las obligaciones, el riesgo financiero y la integración en la empresa. Si se utiliza el CEST, guarda el resultado completo y las respuestas introducidas. Si se recurre a asesoramiento profesional, conserva la nota de asesoramiento y la información facilitada al asesor.

Vuelve a comprobarlo cuando cambien los hechos

Las normas de la IR35 deben revisarse de nuevo si el contratista pasa a un nuevo proyecto, se prorroga el contrato, cambia la línea jerárquica o la empresa modifica la forma en que se supervisa el trabajo.

Para las empresas con sede en el Reino Unido o los Emiratos Árabes Unidos que mantengan acuerdos con contratistas del Reino Unido, WellTax puede ayudar a evaluar si las normas IR35 se han revisado de forma práctica y documentada, además de... Servicios fiscales y contables en el Reino Unido.

Cómo comprobar la normativa IR35 antes de empezar a trabajar

• Comprueba en qué consiste realmente el trabajo antes de firmar el contrato.
• Pregunta al responsable quién se encargará de coordinar al contratista.
• Guarda las pruebas antes de que se abone la primera factura.

El mejor momento para comprobar la situación laboral de un colaborador es antes de que comience la colaboración. En ese momento, la empresa aún puede modificar el contrato, aclarar las expectativas y asegurarse de que la gestión de la nómina sea correcta desde el principio.

Paso 1: recopilar los datos

La persona encargada de realizar la revisión no debe basarse únicamente en el cargo del contratista ni en un modelo de contrato estándar. Debe recabar el contrato propuesto, la descripción del trabajo, la descripción del puesto, el plan del proyecto, el lugar de trabajo previsto, las condiciones de pago y los detalles sobre quién supervisará el trabajo.

También deberían preguntarse:

1. ¿Por qué resultado se le paga al contratista?
2. ¿Puede el contratista decidir cómo realizar el trabajo?
3. ¿Puede el contratista enviar a un sustituto? ¿Y lo aceptaría la empresa?
4. ¿Se remunera al contratista por los resultados del proyecto, por las horas trabajadas o por su disponibilidad?
5. ¿Asistirá el contratista a las mismas reuniones internas que los empleados?

Paso 2: compara el contrato con la realidad

El contrato debe reflejar lo que realmente va a ocurrir. Si el contrato establece que el contratista puede proporcionar un sustituto, pero el director del proyecto nunca lo aceptaría, es posible que esa cláusula tenga poco peso en la práctica. Si el pliego de condiciones indica que el contratista va a entregar un proyecto definido, pero la empresa lo utiliza como si fuera un miembro más del equipo, eso también genera un riesgo.

Una buena revisión previa al inicio del proyecto debería contar con la participación de un responsable que conozca bien el trabajo. A menudo, es aquí donde las empresas cometen errores, ya que los departamentos de finanzas o de compras pueden llevar a cabo la revisión sin comprobar las condiciones reales de trabajo.

Paso 3: utiliza CEST con precaución

La herramienta «Check Employment Status for Tax» (CEST) de la HMRC ofrece la valoración de la HMRC sobre la situación laboral en función de la información introducida. Se puede utilizar para comprobar si se aplican las normas sobre el trabajo fuera de nómina, si un trabajador tiene la condición de asalariado o de autónomo a efectos fiscales, y si un cambio en el contrato o en las condiciones de trabajo afecta al resultado.

El CEST puede resultar útil, pero las respuestas deben ser precisas y estar respaldadas por pruebas. Guarda el resultado, las respuestas y los documentos utilizados. Si el resultado no está claro o si los hechos son inusuales, la empresa debería considerar la posibilidad de solicitar asesoramiento especializado antes de publicar la ficha de datos de seguridad (FDS).

Paso 4: decidir cómo se gestionará la nómina

Si la relación laboral se rige por la normativa IR35, el supuesto empleador debe retener el impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleado, así como abonar las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del empleador cuando sea necesario. Las empresas que estén evaluando su exposición en materia de nóminas también pueden encontrar útil esta guía práctica sobre Obligaciones en materia de PAYE para los empresarios del Reino Unido útil.

Aunque la relación laboral no esté sujeta a la normativa IR35, la empresa debería conservar igualmente la justificación, ya que la HMRC podría preguntarle por qué llegó a esa conclusión.

Plan de actuación práctico para las consultas de la HMRC

• Designa a una persona para que se encargue de la gestión de la situación.
• Comprueba los datos antes de enviar los documentos.
• Aprovecha esta consulta para mejorar los controles en el futuro.

Cuando la HMRC inicie una investigación, lo primero es aclarar a qué se refiere: a un contratista concreto, a un ejercicio fiscal, a una unidad de negocio o al conjunto de los contratistas. A continuación, designa a una persona responsable de la respuesta, recopila los contratos y los registros SDS pertinentes, y comprueba que los documentos se ajusten a las prácticas laborales reales.

La respuesta debe ser clara, objetiva y estructurada. Si se detecta un error, la empresa debe evaluar su situación fiscal y corregir el proceso de cara a futuros compromisos. La mejor forma de responder a una investigación de la HMRC es prepararse antes de que llegue cualquier carta, mediante registros SDS en regla y una distribución clara de responsabilidades entre los departamentos de RR. HH., finanzas, compras y fiscalidad.

Escrito por Fabrizia Beux, asociada sénior, ACA ICAEW, WellTax.