Правительство Великобритании объявило о том, что с апреля 2026 года все работодатели будут обязаны вести учет натуральных выплат. Этот шаг, направленный на упрощение налоговой отчетности, переводит отчетность по BIK из разряда факультативных в разряд обязательных. Хотя это изменение обещает снизить зависимость от форм, таких как P11D и P11D(b), оно также вводит новые сложности, которые работодатели должны решать заблаговременно.
В этой статье описывается действующая система, предстоящие изменения и шаги, которые должны предпринять работодатели, чтобы подготовиться к переходу на выплату пособий в натуральной форме.
Действующая система: Отчетность по БИК с помощью P11D и P11D(b)
В настоящее время работодатели отчитываются о налогооблагаемых льготах и расходах, предоставленных сотрудникам, с помощью форм P11D и P11D(b). Вот как происходит этот процесс:
- Форма P11D: Работодатели рассчитывают и сообщают налогооблагаемую стоимость льгот, предоставляемых сотрудникам. Эти формы должны быть представлены в HMRC до 6 июля, следующего за налоговым годом. Затем работники погашают все обязательства по подоходному налогу путем самооценки или корректировки налогового кода PAYE.
- Форма P11D(b): Служит в качестве:
- Заявление о том, что все P11D составлены правильно.
- Отчет о взносах на национальное страхование класса 1A (NICs), подлежащих уплате с этих пособий.
Работодатели должны уплатить соответствующий Class 1A NIC до 19 июля (или 22 июля для онлайн-платежей).
Работодатели, которые добровольно используют натуральную оплату труда, уже могут ежемесячно отчитываться по большинству BIK с помощью системы Real-Time Information (RTI). Однако о некоторых льготах, таких как жилье и низкопроцентные кредиты, все еще необходимо сообщать в P11D.
Основные изменения с апреля 2026 года: обязательное начисление пособий в натуральной форме
Согласно новым правилам, начисление натуральных выплат должно осуществляться через платежную ведомость, поэтому работодателям необходимо адаптировать свои системы и процессы. Ключевые аспекты изменений включают:
1. Отчетность в режиме реального времени
BIK будут отражаться в отчетности и облагаться налогом ежемесячно (или еженедельно для работников с понедельной оплатой) через систему полного представления платежей (FPS) в рамках RTI.
2. Отчетность по НИК класса 1А
Теперь работодатели должны будут включать обязательства по Class 1A NIC в ежемесячные платежные ведомости, что избавит их от необходимости подавать отдельные декларации на конец года.
3. Требования к детализированным данным
Работодатели должны будут предоставлять подробную разбивку BIK, включая данные по сотрудникам, находящимся в международной командировке, и льготам, предоставляемым третьими лицами.
4. Переходный период для некоторых льгот
В 2026-27 годах учет жилья и низкопроцентных кредитов будет оставаться добровольным, а в последующие годы ожидается обязательная отчетность.
5. Удаление форм P11D
С 2026-27 годов P11D больше не будет использоваться для отчетности по большинству выплат. Работодатели должны убедиться, что их системы начисления заработной платы могут обрабатывать начисления пособий в натуральной форме в режиме реального времени.
Вы в поиске новых направлений и возможностей?
Свяжитесь с нами, используя форму ниже.
Проблемы, с которыми могут столкнуться работодатели
Хотя переход на выплату пособий в натуральной форме направлен на упрощение отчетности, он сопряжен с рядом проблем. Работодателям необходимо решить эти проблемы, чтобы обеспечить соответствие требованиям:
1. Расширенное управление данными
- Работодатели должны создать системы для ежемесячного сбора подробных и точных данных о BIK.
- Сложные льготы, такие как служебные автомобили, включают множество переменных (например, виды топлива, компенсация личного пробега и смена автомобиля). Ежемесячное управление этой информацией может потребовать значительных ресурсов.
- В отношении льгот, предоставляемых сторонними поставщиками, работодателям необходимы четкие процедуры для обеспечения своевременной отчетности.
2. Движение сотрудников
- Работодатели должны отслеживать присоединившихся, ушедших и международно мобильных сотрудников, чтобы обеспечить точность отчетности по заработной плате.
- В связи с переходом возникают вопросы о корректировках налогового кода. Системы HMRC должны будут легко согласовываться с новым процессом, чтобы избежать неправильных вычетов или переплат.
3. Готовность системы начисления заработной платы
- Существующие системы начисления заработной платы могут потребовать обновления для обработки возросшего объема данных в режиме реального времени при начислении пособий в натуральной форме. Работодатели должны протестировать эти системы, чтобы избежать ошибок при обработке данных.
- Сложность переменных периодов оплаты труда, таких как нерегулярные или четырехнедельные циклы оплаты, еще больше усугубляет проблему.
4. Общение с сотрудниками
- Работники заметят изменения в своих платежных ведомостях, поскольку BIK теперь будут облагаться налогом ежемесячно в рамках системы оплаты натуральных льгот. Работодатели должны четко объяснить новую систему и ее влияние на чистую зарплату.
5. Штрафные риски
- Ошибки в ежемесячной отчетности увеличивают риск штрафов. Хотя в 2025-26 годах HMRC примет "мягкий" режим штрафов, работодатели должны стремиться к точности с первого дня.
Шаги по подготовке к обязательному начислению выплат в натуральной форме
Учитывая масштаб этих изменений, ключевое значение имеет заблаговременная подготовка. Работодателям следует рассмотреть следующие шаги:
1. Оцените системы начисления заработной платы
Оцените, сможет ли ваша текущая система начисления заработной платы справиться с новыми требованиями по начислению пособий в натуральной форме в режиме реального времени. При необходимости обновите систему или рассмотрите возможность установки нового программного обеспечения.
2. Установить процессы сбора данных
Разработать надежные системы сбора данных BIK, включая информацию от сторонних поставщиков и поставщиков льгот.
3. Тестирование добровольного начисления заработной платы
Рассмотрите возможность добровольной выплаты некоторых пособий с апреля 2025 года, чтобы протестировать свои системы до постепенной отмены P11D.
4. Обучение сотрудников отделов заработной платы и финансов
Вооружите команды знаниями и инструментами, необходимыми для выполнения требований к отчетности по начислению заработной платы.
5. Вовлечь сотрудников
Заранее сообщите сотрудникам об изменениях, объяснив, как выплата пособий в натуральной форме повлияет на их расчетные листки и чистую зарплату.
6. Работа со специалистами
Сотрудничайте с экспертами по налогообложению и начислению заработной платы, чтобы разобраться в сложностях начисления натуральных выплат и обеспечить соблюдение требований.
Роль HR в управлении переходом на оплату натуральных льгот
HR-команды играют решающую роль в обеспечении понимания сотрудниками и соблюдения требований организации, поскольку выплата пособий в натуральной форме становится обязательной.
1. Общение и вовлечение сотрудников
- Предоставьте четкую разбивку платежных ведомостей, чтобы показать, как выплата пособий в натуральной форме влияет на чистую зарплату и налоговые вычеты.
- Проведение информационных сессий или ответов на часто задаваемые вопросы для решения проблем сотрудников и поддержки запросов, связанных с налогообложением.
2. Согласование политики в области льгот с требованиями по начислению заработной платы
- Проанализируйте и скорректируйте существующие предложения по льготам (например, служебные автомобили, медицинское страхование) с целью повышения эффективности налогообложения при выплате льгот в натуральной форме.
- Обновите программное обеспечение для кадровых служб, чтобы отслеживать выплаты пособий в натуральной форме в режиме реального времени, обеспечивая бесперебойную отчетность по заработной плате и соблюдение требований.
3. Взаимодействие HR с отделом заработной платы и финансовым отделом
- Ведение точных ежемесячных записей о выплате натуральных пособий и обеспечение надлежащей обработки данных об увольняющихся и присоединяющихся сотрудниках.
- Контроль за сотрудниками, работающими за рубежом, с целью обеспечения правильной отчетности и налогообложения выплат в натуральной форме в соответствии с законодательством Великобритании.
Основные выводы
Обязательная выплата пособий в натуральной форме с апреля 2026 года представляет собой одно из самых значительных изменений в трудовом налогообложении за последние годы. Несмотря на упрощение некоторых аспектов отчетности, оно также увеличивает административную нагрузку на работодателей.
Что работодатели должны делать сейчас:
- Начните подготовку заранее, чтобы избежать проблем в последнюю минуту.
- Оценка и модернизация систем расчета заработной платы по мере необходимости.
- Обучите своих сотрудников и установите четкие процедуры для составления отчетности по выплате натуральных льгот.
- Протестируйте добровольные платежные ведомости, чтобы выявить потенциальные проблемы до того, как правила вступят в силу.
- Держите сотрудников в курсе событий и вовлекайте их в работу на протяжении всего переходного периода.
В WellTax мы понимаем всю сложность налогообложения занятости и готовы оказать вам поддержку на каждом этапе перехода. Если вам нужна помощь в подготовке системы, обучении или соблюдении требований, наши специалисты помогут вам обеспечить плавное внедрение.
Свяжитесь с нами чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь с выплатой натуральных пособий.