La industria del alcohol en el Reino Unido está estrictamente regulada para evitar la evasión fiscal, el fraude y la venta de alcohol ilegal. Uno de los requisitos más importantes para cualquier persona que se dedique a la venta al por mayor de alcohol con impuestos pagados es completar la solicitud del Programa de Registro de Mayoristas de Alcohol (solicitud AWRS). Tanto si va a poner en marcha un nuevo negocio mayorista como si va a añadir la venta al por mayor de alcohol a sus operaciones actuales, es fundamental que comprenda el proceso.
1. Comprensión del programa de registro de mayoristas de bebidas alcohólicas Solicitud
1.1 ¿Qué es?
El programa de registro de mayoristas de alcohol es el proceso oficial de HMRC para registrar cualquier empresa que desee comercializar alcohol con impuestos pagados a nivel mayorista. Se aplica a empresas con sede en el Reino Unido, comerciantes individuales, sociedades, vendedores en línea e incluso empresas que importan alcohol antes de venderlo a otros comerciantes.
1.2 Por qué es importante
La HMRC introdujo el AWRS para reducir el fraude en los impuestos sobre el alcohol y garantizar que solo las empresas legítimas y que cumplen con la normativa entren en la cadena de suministro. Completarlo correctamente le proporciona:
- El derecho legal a comerciar como mayorista.
- Un número de aprobación requerido por sus compradores
- La capacidad de abastecer a minoristas, pubs, restaurantes y otros mayoristas.
- Protección contra sanciones penales y económicas
Ninguna empresa puede vender alcohol al por mayor de forma legal sin la aprobación de AWRS.
2. ¿Quién debe presentar una solicitud?
2.1 Empresas que deben presentar la solicitud
Debe completar una solicitud AWRS si su empresa:
- Vende alcohol con impuestos pagados a otra empresa (no a consumidores).
- Compra alcohol para su posterior venta en el Reino Unido.
- Importa alcohol antes de venderlo en la cadena de suministro del Reino Unido.
- Almacena alcohol para otra persona y participa en la organización de transacciones al por mayor.
2.2 Empresas que no necesitan presentar una solicitud
Los minoristas que solo venden a consumidores, como tiendas de bebidas alcohólicas, supermercados y restaurantes, no necesitan presentarlo a menos que también vendan a otras empresas.
3. Preparación para la solicitud del programa de registro de mayoristas de bebidas alcohólicas
Antes de comenzar a rellenar el formulario en línea, reúna la información que le solicitará HMRC. La preparación es fundamental: muchas denegaciones se producen porque los solicitantes subestiman el nivel de detalle que debe tener la solicitud.
3.1 Estructura empresarial y documentación legal
Tu solicitud debe incluir:
- Certificados de registro de la empresa (si procede)
- Detalles de todos los directores, socios o personas con control significativo.
- Cualquier licencia relevante o registros previos.
Si usted es un comerciante individual, HMRC seguirá exigiendo información personal e información comercial.
3.2 Pruebas de la viabilidad comercial
HMRC quiere asegurarse de que su empresa tiene intenciones comerciales legítimas. Lo ideal es que su solicitud esté respaldada por:
- Cartas de intención de los proveedores o borradores de acuerdos de suministro
- Interés del cliente o intenciones de compra
- Planes de negocio que demuestren los volúmenes de alcohol previstos.
- Previsiones financieras que muestren cómo financiará el stock inicial.
3.3 Procedimientos de diligencia debida
Una de las razones más comunes para la denegación de AWRS es una diligencia debida inadecuada. Como parte de su solicitud, HMRC espera:
- Una política de diligencia debida por escrito.
- Procedimientos para verificar los números AWRS de los proveedores
- Sistemas de evaluación de riesgos para identificar el alcohol ilegítimo
- Registros de cómo verifica las facturas, los documentos de transporte y los métodos de pago.
4. Completar la solicitud del Programa de Registro de Distribuidores Mayoristas de Alcohol.
4.1 Presentación en línea a través del sistema de HMRC
Su solicitud se envía a través del portal Government Gateway. Asegúrese de tener un ID de Government Gateway con los servicios fiscales empresariales correctos activados.
La solicitud incluye:
- Identidad empresarial
- Información sobre las instalaciones
- Actividades comerciales previstas
- Datos de las personas responsables
- Antecedentes financieros
- Pruebas de diligencia debida
4.2 Ser honesto y preciso
Es fundamental ser transparente. Proporcionar datos obsoletos o incoherentes es una razón habitual para que una solicitud sea marcada para comprobaciones adicionales, o rechazada.
La HMRC puede realizar comprobaciones de antecedentes tales como:
- Evaluaciones crediticias
- Verificación cruzada de los historiales de los directores
- Revisión del cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de IVA e impuesto de sociedades.
- Revisión de investigaciones fiscales anteriores
Prepárese para responder preguntas de seguimiento después de la presentación.
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5. ¿Qué ocurre después de la solicitud?
5.1 Revisión de HMRC y posible visita
Una vez presentada, la solicitud pasa a la fase de revisión. La HMRC puede programar:
- Una entrevista telefónica
- Solicitud de documentos adicionales
- Una visita de cumplimiento físico
Durante una visita, HMRC querrá ver:
- Las instalaciones de almacenamiento que propone
- La documentación de su empresa
- Sus procedimientos de diligencia debida en la práctica
5.2 Recepción de su número de aprobación AWRS
Si se aprueba, recibirá un número de referencia único (URN) del AWRS. Debe indicar este número en las facturas y proporcionárselo a sus clientes.
Si su solicitud es rechazada, HMRC le proporcionará los motivos y usted tendrá derecho a solicitar una revisión o presentar una nueva solicitud mejorada.
6. Cómo evitar errores comunes en la solicitud del programa de registro de mayoristas de bebidas alcohólicas
6.1 Diligencia debida débil o inexistente
El principal motivo de rechazo de una solicitud es la falta de diligencia debida. La HMRC espera que su diligencia debida incluya:
- Comprobaciones de proveedores según su nivel de riesgo
- Verificación de la legitimidad de la cadena de suministro
- Procedimientos de conservación de documentos
- Medidas de prevención del fraude
6.2 Planes de negocio poco realistas
Si sus previsiones financieras o volúmenes de comercio parecen poco realistas, HMRC puede cuestionar la viabilidad de su negocio. Su solicitud para el Programa de Registro de Mayoristas de Alcohol debe estar respaldada por proyecciones basadas en pruebas.
6.3 Falta de locales o planes de almacenamiento
La HMRC no aprobará ninguna solicitud a menos que se haya identificado dónde se almacenará el alcohol y cómo se protegerá. Incluso si tiene previsto almacenar el alcohol en un almacén aduanero de terceros, deberá proporcionar una confirmación por escrito de los acuerdos.
6.4 Sistemas deficientes de mantenimiento de registros
Durante la revisión, HMRC espera pruebas de que sus sistemas pueden realizar un seguimiento de:
- Registros de compras
- Registros de clientes
- Notas de entrega
- Pagos
Una descripción imprecisa o incompleta en su solicitud puede levantar sospechas.
7. Consejos para una solicitud exitosa del programa de registro de mayoristas de bebidas alcohólicas
7.1 Proporcionar documentación clara y organizada
Organice sus documentos justificativos en archivos etiquetados y fáciles de entender antes de adjuntarlos a su solicitud.
7.2 Demuestre su conocimiento del sector
La HMRC quiere asegurarse de que usted comprende sus obligaciones legales. En su solicitud, describa claramente:
- Cómo comprobará la legitimidad de cada proveedor
- ¿Cómo se asegurará de que sus clientes tengan licencia para comerciar?
- Cómo evitará comerciar con alcohol ilícito
7.3 Mantenga la coherencia en todos los registros comerciales.
Asegúrese de que haya coherencia entre:
- Datos del Registro Mercantil
- Registros fiscales
- Planes de negocio
- Información bancaria
- Direcciones comerciales
Las inconsistencias provocan retrasos o rechazos.
7.4 Responder rápidamente a las solicitudes de HMRC
Si HMRC solicita información adicional, responda rápidamente. Los retrasos pueden paralizar o poner en peligro su solicitud.
8. Renovaciones y cumplimiento continuo tras la aprobación
La aprobación del AWRS no es permanente. Debe seguir cumpliendo con las normas de HMRC. Las renovaciones pueden requerir documentos actualizados similares a los de su solicitud original del Programa de Registro de Distribuidores de Alcohol.
Las obligaciones de cumplimiento continuas incluyen:
- Actualizaciones anuales de la declaración
- Mantenimiento de registros de diligencia debida
- Mantener actualizados los números AWRS de los proveedores
- Informar a HMRC sobre los cambios en la empresa
El incumplimiento puede dar lugar a la revocación de su AWRS URN.
Conclusión
La solicitud del Programa de Registro de Mayoristas de Alcohol es un proceso detallado y, en ocasiones, exigente, pero con una preparación adecuada, una documentación clara y una diligencia debida rigurosa, es totalmente manejable. Tanto si está lanzando una nueva empresa como si se está expandiendo al sector mayorista de alcohol, comprender cómo completarla le ahorrará tiempo, estrés y el riesgo de que se rechace.
Si aborda el proceso de forma metódica —recopilando documentos, preparando su plan de negocio, implementando procedimientos de diligencia debida sólidos y respondiendo con prontitud a la HMRC—, mejorará considerablemente sus posibilidades de éxito y se asegurará de que su empresa entre en la cadena de suministro de alcohol de forma legal y con confianza. WellTax cuenta con la experiencia necesaria para ayudarle durante todo el proceso. Puede obtener más información sobre los servicios que ofrecemos. aquí.