Retención a cuenta: Guía completa

Para los responsables financieros y fiscales, la retención de impuestos en los pagos transfronterizos puede resultar complicada. Saber cuándo deben deducirse impuestos en origen, cómo pueden reducirlos los convenios de doble imposición y qué trámites hay que realizar ahorrará tiempo y dinero a su empresa. En esta guía, desglosamos los aspectos esenciales de la gestión de las retenciones fiscales fuera del Reino Unido, en términos claros, con ejemplos relacionados y las últimas actualizaciones.

¿Qué es la retención a cuenta?

La retención a cuenta (WHT) es un impuesto que se deduce en origen de determinados pagos a no residentes. En la práctica, esto significa que el pagador retiene un porcentaje de los ingresos (por ejemplo, intereses, dividendos, cánones) y lo remite a las autoridades fiscales en nombre del beneficiario extranjero. Por ejemplo, el Reino Unido suele imponer un 20% WHT sobre los pagos de intereses, alquileres o cánones efectuados a no residentes. El objetivo es recaudar el impuesto por adelantado y garantizar que los beneficiarios extranjeros no eludan la tributación en el país de origen. En particular, el Reino Unido no aplica retenciones sobre los dividendos ordinarios pagados por empresas británicas (salvo determinadas distribuciones relacionadas con la propiedad), por lo que los pagos de dividendos suelen estar libres de retención. Otros países tienen sus propias tasas de WHT; es común ver tasas de 15%-30% aplicadas a varios pagos transfronterizos a menos que se reduzcan por una exención o tratado.

¿Por qué son importantes los convenios fiscales?

Convenios de doble imposición (CDI) existen para evitar que los mismos ingresos sean gravados dos veces por dos países. Estos acuerdos bilaterales suelen limitar el tipo máximo de retención a cuenta que puede aplicar el país de origen, o a veces eliminan la retención a cuenta para determinados tipos de ingresos. Si realiza o recibe pagos transfronterizos, acogerse a las ventajas de los convenios puede reducir drásticamente el coste de la retención a cuenta.

Por ejemplo, sin tratado, los intereses pagados por una empresa británica a un prestamista en Italia sufrirían normalmente la retención íntegra de 20% en el Reino Unido (la empresa británica deduciría 2.000 libras de un pago de intereses de 10.000 libras). Sin embargo, en virtud del convenio fiscal entre el Reino Unido e Italia, la retención de intereses está limitada a 10%. Al obtener la desgravación del convenio, la empresa británica sólo retendría 1.000 libras por ese pago de 10.000 libras, lo que supone un ahorro de 1.000 libras y garantiza que el beneficiario italiano no tribute dos veces por los mismos intereses. Se aplican reducciones similares a otros pagos, como cánones y dividendos, en virtud de muchos convenios, que a menudo reducen la retención a 0% o a un tipo mucho más bajo en función de las disposiciones del convenio.

Cómo gestionar la retención a cuenta y solicitar la exención del Tratado

Gestionar eficazmente las retenciones fiscales implica una mezcla de planificación, papeleo y cumplimiento. Estos son los pasos y consejos clave para mantener el rumbo:

Determinar cuándo se aplica la retención

En primer lugar, determine si el pago está sujeto a retención a cuenta. En el Reino Unido, la retención a cuenta por defecto sobre la mayoría de los pagos anuales de intereses y cánones a no residentes es de 20% (con algunas excepciones para determinados intereses pagados por bancos o sobre eurobonos cotizados). Por lo general, el Reino Unido no aplica retenciones fiscales sobre los dividendos ordinarios de las empresas (sólo en casos especiales, como las distribuciones de rentas inmobiliarias de REIT, se aplica la retención 20%). Para los pagos procedentes de un país de la UE, cada Estado miembro fija sus tipos nacionales. Por ejemplo, Bélgica impone por defecto un tipo fijo de 30% WHT sobre dividendos, intereses y cánones (aunque pueden aplicarse numerosas exenciones o reducciones a nivel local). Compruebe siempre las normas nacionales del país de origen: algunos países no aplican retenciones a determinados pagos o aplican tipos más bajos a determinados destinatarios, incluso antes de plantearse un tratado.

Comprobar el convenio fiscal pertinente

Una vez que conozca el WHT base, consulte el tratado fiscal entre el país del pagador y el país del receptor. Busque el artículo del convenio correspondiente a dividendos, intereses o cánones, según proceda, y compruebe qué tipo reducido o exención se ofrece. En el caso de una empresa británica que paga a un no residente, busque el tratado del Reino Unido con ese país (por ejemplo, el tratado entre el Reino Unido y Francia o entre el Reino Unido e Italia) y confirme el tipo máximo de WHT permitido. Los tratados suelen reducir el WHT a entre 5 y 15%, y en muchos casos (especialmente en el caso de intereses y cánones) pueden eliminar la retención a cuenta si se cumplen las condiciones. Asegúrese de que el beneficiario cumple las condiciones del convenio (como ser el beneficiario efectivo de los ingresos, o una participación mínima en caso de reducción de dividendos).

Solicitar correctamente las prestaciones del Tratado

El mero hecho de tener un convenio no le servirá de nada a menos que reclame la desgravación. Esto suele requerir papeleo:

• Certificado de residencia fiscal (CdR): Obtenga un CdR para el beneficiario de su autoridad fiscal de origen para demostrar que es un residente con derecho a los beneficios del convenio. En el caso de los contribuyentes británicos, el HMRC expide los CdR (para empresas/asociaciones, utilice el formulario RES1 en línea, y para particulares, existe un servicio de CdR en línea). El CoR suele tener una validez de 12 meses y debe entregarse a la autoridad fiscal extranjera o adjuntarse a una solicitud de desgravación en la fuente.
  
  
• Alivio en origen frente a devolución: Dependiendo del país, puede solicitar por adelantado que se le aplique el tipo reducido del convenio cuando se efectúe el pago (desgravación en origen), o puede que tenga que sufrir primero la retención íntegra y luego presentar una reclamación para que le devuelvan el exceso. Muchos países de la UE permiten la exención en origen si presenta los formularios y el CDR adecuados antes o en el momento del pago. Otros exigen una solicitud de devolución posterior al pago. Siga siempre el procedimiento específico del país de origen para obtener la desgravación, lo que puede significar rellenar un formulario de solicitud de desgravación de la autoridad fiscal de ese país o utilizar los formularios comunes de desgravación de la OCDE, si están disponibles.

Cumplir los requisitos de información del Reino Unido

Si usted es una entidad británica que retiene impuestos sobre los pagos (por ejemplo, intereses o cánones), debe declarar y remitir ese impuesto al HMRC. Las empresas británicas utilizan el impreso CT61 para declarar las retenciones trimestrales del IRPF sobre intereses, cánones, pagos anuales, etc. La declaración CT61 (y el pago del impuesto) debe realizarse en los 14 días siguientes al final de cada trimestre (para los trimestres que terminan el 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre, los plazos son el 14 de abril, 14 de julio, 14 de octubre y 14 de enero, respectivamente). Incluso si ha aplicado un tipo de convenio (por ejemplo, si sólo ha retenido 10% en virtud de un convenio en lugar de 20%), debe incluir esos pagos en la declaración CT61. No presentar la declaración CT61 o no pagar a tiempo puede dar lugar a sanciones e intereses, así que marque esas fechas. Esta presentación es obligatoria tanto si el pago se ha efectuado a una persona física como a una empresa no residente, a menos que se aplique plenamente una exención (por ejemplo, si ha recibido autorización previa para pagar en bruto en virtud de una exención nacional o de una directiva de la UE).

Llevar un registro exhaustivo

Mantenga un archivo con todos los documentos pertinentes para el cumplimiento de la retención fiscal. Esto incluye sus cálculos fiscales (cómo determinó la cantidad a retener), copias de los Certificados de Residencia, cualquier formulario de solicitud de desgravación o correspondencia presentada, y las declaraciones CT61 y recibos de pago (para los pagadores del Reino Unido). Llevar un buen registro le será útil si más adelante las autoridades fiscales le plantean alguna duda o si tiene que renovar cada año las solicitudes de desgravación. También garantiza que, en caso de cambio de personal, la siguiente persona de su equipo pueda entender lo que se ha hecho.

Plan de tesorería

Recuerde que la retención a cuenta, aunque sea reembolsable, afecta al flujo de caja. Si espera reclamar el WHT extranjero en virtud de un tratado, puede tardar meses en obtener el reembolso. Planifique el impacto en la tesorería: por ejemplo, si un dividendo importante de una filial de la UE va a tener retención de impuestos en el extranjero, inicie pronto el proceso de desgravación en virtud del tratado o prepárese para financiar el coste fiscal provisional. En el Reino Unido, si sabe que va a pagar intereses o cánones que pueden acogerse a una exención (o a un país con convenio), solicite pronto las autorizaciones o certificados necesarios para no acabar deduciendo impuestos de más y tener que esforzarse por arreglarlo más tarde.

Saber cuándo pedir ayuda

Las normas pueden variar según el país, el tipo de ingresos y la situación específica (empresa o particular, parte vinculada o tercero, etc.). Si no está seguro de las obligaciones de retención o del proceso del convenio para un pago concreto, considere la posibilidad de consultar a un profesional fiscal con experiencia transfronteriza. Pueden ayudarle a asegurarse de que no pasa por alto una exención o un artículo del convenio que podría ahorrarle dinero. Nota: El equipo de Servicios Internacionales de WellTax está especializado en la interpretación de convenios y en el cumplimiento de obligaciones fiscales transfronterizas; el asesoramiento profesional puede ser muy valioso en situaciones complejas.

Últimas actualizaciones y cambios que debe conocer en 2025 para el Reino Unido

Las normas fiscales transfronterizas están en constante evolución. Los cambios recientes en el panorama post-Brexit y las nuevas iniciativas internacionales afectan a la forma de gestionar las retenciones entre el Reino Unido y la UE. He aquí algunas actualizaciones clave:

Cambios tras el Brexit (pagos entre el Reino Unido y la UE)

Desde el Brexit, el Reino Unido ya no forma parte de determinadas directivas de la UE que simplificaban la retención a cuenta en la UE. En particular, la Directiva de la UE sobre intereses y cánones, que permitía a las empresas asociadas de los Estados miembros de la UE pagarse intereses y cánones entre sí sin retención a cuenta, ya no cubre las transacciones del Reino Unido. Esto significa que los pagos entre el Reino Unido y la UE dependen ahora únicamente de la legislación nacional y de los convenios fiscales bilaterales, en lugar de las exenciones automáticas de la UE. Por ejemplo, un pago de intereses de una filial italiana a una matriz británica ya no disfrutará de la antigua exención de la Directiva de la UE: Italia aplicaría por defecto su WHT nacional de 26%, a menos que se invoque el tratado entre Italia y el Reino Unido (que lo limita a 10% en ese caso). Lo mismo ocurre con los dividendos y los cánones: hay que recurrir a la exención del tratado, porque la Directiva sobre matrices y filiales (que eliminaba la retención sobre muchos dividendos intracomunitarios) tampoco se aplica ya a las empresas británicas. En resumen: después del Brexit, comprueba siempre el tratado para los pagos entre el Reino Unido y la UE, y no des por sentada una exención para toda la UE.

Principales normas sobre retención a cuenta en el Reino Unido

La propia normativa británica sobre retenciones fiscales tiene algunos puntos que merece la pena destacar en 2025, sobre todo ahora que sólo las normas nacionales y los tratados regulan los flujos entre el Reino Unido y la UE:

Dividendos:

En general, el Reino Unido no impone retenciones fiscales sobre los dividendos pagados por empresas británicas a accionistas, ya sean británicos o extranjeros. Este tipo cero se aplica a los dividendos normales. (Una excepción: Las distribuciones de rentas inmobiliarias (PID) de los fondos de inversión inmobiliaria del Reino Unido están sujetas por ley a la retención 20% WHT, pero incluso en este caso, determinados inversores pueden registrarse para recibir las PID brutas o reclamar el impuesto si un tratado considera que la renta está exenta).

Interés:

La retención a cuenta 20% se aplica a la mayoría de los pagos de "intereses anuales" efectuados por empresas británicas a no residentes en el Reino Unido. "Interés anual" significa esencialmente el interés anual sobre préstamos o deuda, que cubre el interés típico sobre préstamos comerciales, préstamos entre empresas, etc. Algunos intereses pueden pagarse brutos en virtud de exenciones nacionales específicas (por ejemplo, los intereses de eurobonos admisibles o los intereses pagados por bancos y entidades de depósito a no residentes). Si no cabe ninguna exención, debe deducir 20% a menos que se solicite una reducción o exención en virtud de un tratado. Muchos convenios reducen la retención británica a 0% o 10%.

Regalías:

Del mismo modo, los cánones (por el uso de propiedad intelectual, derechos de autor, patentes, marcas, etc. procedentes del Reino Unido) están sujetos a retención a cuenta 20% cuando se pagan a no residentes, salvo que se aplique una exención o un tratado. El Reino Unido ha incorporado las exenciones del régimen de propiedad intelectual de la OCDE, por lo que, en algunos casos, los pagos por el uso de determinada propiedad intelectual podrían estar exentos de retención a cuenta en virtud de la legislación británica (o si el canon está relacionado con un activo utilizado en el comercio británico del beneficiario). Sin embargo, en la mayoría de los casos sencillos, debe asumir un tipo de 20% y luego ver si un tratado lo reduce; de hecho, muchos tratados limitan el impuesto sobre cánones del Reino Unido a 0-10%. Revise siempre el artículo específico del tratado y, si procede, siga el proceso de HMRC para obtener la autorización del tipo reducido antes de pagar un canon fuera del Reino Unido.

Diferencias en la retención a cuenta en la UE

Dentro de la UE, cada país tiene sus tipos y normas de retención a cuenta, por lo que el panorama está fragmentado. Algunos puntos destacables a tener en cuenta:

• Varios países imponen tipos de retención elevados, pero luego ofrecen reducciones. Por ejemplo, el tipo legal de retención en Bélgica es de 30% para dividendos, intereses y cánones pagados a no residentes. Este tipo de 30% se aplicaría a menos que un tratado o una directiva de la UE (para pagos dentro de la UE antes del Brexit) lo reduzca. Bélgica, al igual que otros países, también cuenta con varias exenciones nacionales (por ejemplo, no se aplica el impuesto sobre el valor añadido a determinados intereses pagados a bancos de la UE, o a los cánones por inversiones en I+D que cumplan los requisitos, etc.).
  
• Otros países de la UE aplican tipos diferentes a los distintos tipos de ingresos. Italia, por ejemplo, aplica por defecto un tipo de retención de 26% a los intereses y dividendos de no residentes, y de 30% a los cánones (si no hay exención por convenio). Alemania suele aplicar 25% más recargo a los dividendos, 0% a la mayoría de los intereses salientes (desde 2009), salvo a los bonos con participación en beneficios, y 15% a los cánones, también sujetos a cambios por tratados.
  
• Compruebe siempre tanto la legislación nacional como las directivas o tratados de la UE en vigor. Algunos países de la UE tienen exenciones de retención en origen para los pagos a determinadas empresas vinculadas o residentes en la UE o el EEE. Por ejemplo, Francia suele reducir o eximir de la retención en origen los intereses pagados a empresas de la UE (en determinadas condiciones), incluso al margen de los tratados. Sin embargo, después del Brexit, esos beneficios específicos de la UE no se aplicarán a los beneficiarios del Reino Unido, por lo que una empresa británica ahora necesita confiar en el tratado entre Francia y el Reino Unido en su lugar.
  
• El mensaje clave: conozca las normas locales del país pagador. No dé por sentado que todos los países de la UE funcionan como el Reino Unido. Si recibe ingresos de una entidad de la UE, es posible que tenga que presentar documentos en ese país para reclamar cualquier reducción. Y si paga desde un país de la UE, infórmese de si es necesario registrarse (algunos países exigen que los no residentes obtengan un número de identificación fiscal o presenten un formulario para poder acogerse a los tipos del convenio en origen).

Evolución de los requisitos y la administración de los Tratados

Cabe señalar que los propios convenios fiscales están evolucionando. Desde 2020, varios tratados fiscales entre el Reino Unido y la UE se han actualizado (a menudo a través de nuevos protocolos o tratados completamente nuevos) para reflejar las normas fiscales modernas y las medidas contra el abuso. Algunos tratados incluyen ahora condiciones adicionales para obtener beneficios. Por ejemplo, varios de los tratados más recientes incluyen cláusulas de "sujeción a tributación" o requisitos de documentación, lo que significa que puede ser necesario demostrar que los ingresos en cuestión están sujetos a tributación o impuestos en un país antes de que el otro país conceda la desgravación del tratado. Un ejemplo de ello es el tratado actualizado entre el Reino Unido y Portugal, que introdujo disposiciones sobre la tributación de las pensiones: determinadas rentas, como las pensiones británicas pagadas a residentes en Portugal, están ahora sujetas a tributación en Portugal (donde antes podían estar exentas), a menos que pueda demostrar que estaban sujetas a tributación en el Reino Unido. Con ello se pretende evitar situaciones en las que, de otro modo, los ingresos podrían quedar libres de impuestos en ambos países.

Cuando se trate de la exención prevista en el tratado, lea siempre la letra pequeña de los artículos y protocolos del tratado. Busque secciones tituladas "Limitación de los beneficios", "Derecho a los beneficios", definiciones de "residencia" o cualquier requisito previo para la desgravación en origen. Algunos países (por ejemplo, Portugal en las últimas directrices) exigen un certificado no sólo de residencia, sino también una declaración de que la renta ha estado o estará sujeta a impuestos en el otro Estado para que se aplique el beneficio del convenio. Estos normas antielusión significa que debe volver a comprobar las versiones actuales de los convenios (muchos han sido modificados después de 2020) en lugar de confiar en viejas suposiciones. En caso de duda, obtenga asesoramiento profesional o la confirmación de la autoridad fiscal competente sobre cómo reclamar correctamente la desgravación en virtud de las disposiciones más recientes de los convenios.

La nueva Directiva "FASTER" de la UE sobre retención a cuenta

Una de las mayores novedades que se vislumbran en el horizonte de la UE es la adopción de la Directiva FASTER (adoptada por el Consejo de la UE en diciembre de 2024). Esta directiva está diseñada para hacer que la reclamación u obtención de la exención de la retención a cuenta sobre los rendimientos de inversiones transfronterizas sea "más rápida y segura" en los 27 Estados de la UE. Esto es lo que hay que saber:

Certificado Digital de Residencia Común (eTRC)

FASTER introducirá un Certificado de Residencia Fiscal electrónico normalizado para su uso en toda la UE. En lugar de formularios en papel para cada solicitud, los inversores podrán obtener un certificado de residencia digital (el eTRC) de su país de origen que podrá utilizarse en varios países. El eTRC tendrá una validez máxima de un ejercicio fiscal y deberá expedirse en un plazo breve (14 días a partir de la solicitud según la Directiva). Todos los Estados miembros de la UE reconocerán este certificado único como prueba de residencia, lo que debería reducir significativamente el papeleo repetitivo a la hora de reclamar los tipos del tratado o las devoluciones en múltiples jurisdicciones.

Compensación en la fuente y opciones de devolución rápida

La Directiva obliga a los países de la UE a aplicar dos procedimientos simplificados a las inversiones transfronterizas de cartera (centrados inicialmente en acciones y bonos cotizados en bolsa). Uno de ellos es la "desgravación en origen", es decir, el agente pagador aplicará inmediatamente el tipo reducido del convenio cuando se paguen intereses o dividendos, de modo que el inversor no tenga que pagar impuestos de más. La otra es una "devolución rápida", es decir, si se retiene un exceso de impuestos, las autoridades fiscales lo devolverán en un plazo breve (entre 50 y 60 días después del pago o de la reclamación), en lugar de los muchos meses o incluso años que puede llevar en la actualidad. Cada Estado miembro puede elegir qué método aplicar (o ambos), pero en cualquier caso, los inversores deberían obtener alivio más rápidamente que antes.

Intermediarios financieros certificados (IFC)

Para que el sistema funcione, la UE recurrirá a intermediarios financieros certificados, es decir, bancos, corredores, depositarios y otras instituciones cualificadas que pueden aplicar la desgravación en origen o acelerar el reembolso en nombre de los inversores. Los intermediarios financieros certificados tendrán que inscribirse en un registro nacional y serán responsables de verificar la información del inversor (como asegurarse de que el inversor puede acogerse al tipo del tratado, tiene un eTRC válido, etc.). Transmitirán los datos necesarios a través de un portal centralizado de la UE a la autoridad fiscal del país de origen para obtener la aprobación de la desgravación. De este modo se agiliza el proceso, ya que los grandes intermediarios financieros pueden tramitar en bloque las solicitudes de muchos inversores y comunicarse directamente con las autoridades fiscales por vía electrónica.

Cronología

Los Estados miembros de la UE deben transponer la Directiva FASTER a la legislación nacional antes del 31 de diciembre de 2028, y las normas deben entrar en vigor a partir del 1 de enero de 2030 a más tardar. Así que, aunque esto no cambia las operaciones de 2025, es una señal de lo que vendrá en los próximos años, especialmente relevante si tiene filiales o inversores en la UE.

Posición del Reino Unido

El Reino Unido, al haber abandonado la UE, no forma parte de la iniciativa FASTER y no está obligado a aplicar estos procedimientos. Sin embargo, si tiene filiales, empresas matrices o inversores en la UE, se beneficiarán de estos cambios una vez entren en vigor. Por ejemplo, si su empresa británica tiene accionistas en varios países de la UE que reciben dividendos, esos inversores podrían en el futuro obtener su retención en origen a tipo reducido o reembolsos más rápidos a través del nuevo sistema (por ahora, las empresas británicas no entran en el ámbito de aplicación, ya que FASTER se centra en los pagos dentro de la UE). A la inversa, si su filial con sede en la UE le paga dividendos, el proceso de reclamar la devolución de la retención en origen extranjera debería ser mucho más fácil para la matriz británica - potencialmente a través de un eTRC y un reembolso más rápido. Esté atento a estas novedades; aunque el Reino Unido opte por introducir sus mejoras por separado, los cambios de la UE podrían beneficiar indirectamente a las empresas británicas que operan en los mercados europeos.

Conclusión

En resumen, una gestión cuidadosa de las retenciones en los pagos transfronterizos puede evitar costes innecesarios y quebraderos de cabeza administrativos. Determine siempre por adelantado si es necesario retener impuestos sobre un pago, y utilice el tratado pertinente para reducir el tipo siempre que sea posible. Manténgase al corriente de los plazos de presentación de informes (como las declaraciones CT61 del Reino Unido) y conserve su documentación (certificados de residencia, pruebas de presentación) en orden. Como hemos señalado, el panorama está cambiando -desde los ajustes de los tratados tras el Brexit hasta las principales reformas de la UE, como la directiva FASTER-, por lo que mantenerse informado es crucial. Siendo proactivo (por ejemplo, solicitando la desgravación del tratado antes de que se realice un pago, o iniciando las solicitudes de reembolso con prontitud), puede mejorar significativamente el flujo de caja de su empresa y asegurarse de que cumple plenamente tanto la legislación fiscal británica como la extranjera.

Por último, no dude en pedir ayuda a un experto en situaciones complejas. Las normas fiscales transfronterizas tienen muchos matices, y un profesional puede ayudarle a adaptar las soluciones a su empresa. Con el enfoque adecuado, puede realizar pagos transfronterizos de la forma más eficiente posible y evitar pagar más impuestos de los necesarios. Si necesita asesoramiento personalizado o ayuda para navegar por estas normas, póngase en contacto con un asesor fiscal transfronterizo cualificado. (En WellTax, nuestro equipo de Servicios Internacionales está preparado para ayudarle a interpretar los tratados y gestionar el cumplimiento de las retenciones fiscales en cualquier jurisdicción en la que opere). Tomando estas medidas, mantendrá su negocio en el buen camino y minimizará las fricciones de las obligaciones fiscales internacionales.